はじめに
Microsoft Teams のグループチャット (プライベートチャット) の作成方法やファイル共有の仕組みなどについてまとめてみました。
グループチャットの作成
グループチャットには 1 対 1 チャットと 3 人以上が参加するグループチャットの 2 種類があります。
1 対 1 チャット
1 対 1 チャットは以下の手順で作成できます。
-
[チャット] をクリックします
- 右上のボタンから [新しいメッセージ] をクリックします
-
[新規作成] にチャットを行いたいユーザーを指定します
- 1 対 1 チャットが作成され、メッセージの送信が行えます
グループチャット
グループチャットも 1 対 1 チャットと同様に [新しいメッセージ] で 2 人以上のユーザーを指定することで作成できます。
以下の手順で 1 対 1 チャットにユーザーを追加して、グループチャットを開始することもできます。
- 右上の […] から [参加者] - [グループチャットを開始する] をクリックします
追加するユーザーを選択して、[作成] をクリックするとグループチャットが作成されます。
- グループチャットの名前は任意に変更することができます
グループチャットへのユーザーの追加
既存のグループチャットにユーザーを追加するには、右上の […] から [参加者] - [ユーザーの追加] をクリックします
ユーザーを追加する際に、追加するユーザーにこれまでのチャット履歴を表示するかどうかを選択することができます。
既定では [チャットの履歴を含めない] が選択されているため、履歴を共有したい場合には [チャットの履歴をすべて含める] に変更してからユーザーを追加します。
グループチャットに関する制限事項
グループチャットに参加できるユーザー数や添付ファイルには以下のような制限があります。
- グループチャットに参加できるユーザー数の上限：250
- 一度にアップロードできる添付ファイル数の上限：10
- 添付ファイルのサイズ上限：100 MB (?)
※ 下記の公開情報には 100 MB と記載されていますが、試してみたところ 100 MB を超えるファイルでもグループチャットに添付することができました
(参考：Microsoft Teams の制限事項と仕様)
https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/limits-specifications-teams#chat
添付ファイルの保存先
グループチャットにメッセージを投稿する際に、[ファイルを添付する] - [このデバイスからアップロード] よりファイルを添付しアップロードすることできます。
チームチャネルの場合と異なり、ファイルはアップロードしたユーザーの OneDrive に保存されます。
OneDrive から確認する方法
アップロードしたファイルのアクセス許可などの情報は以下の手順で OneDrive から確認します。
- ファイルをアップロードしたユーザーでブラウザから Microsoft 365 (https://m365.cloud.microsoft/apps) にアクセスしサインインします
OneDrive をクリックします。
- 左のフォルダのアイコンから [Microsoft Teams チャット ファイル] フォルダを開きます
- アップロードしたファイルが保存されています
ファイルのアクセス許可を確認するには、[…] から [アクセス許可の管理] をクリックします
- ファイルに付与されているアクセス許可が確認できます
既定ではグループチャットに参加しているユーザーに編集権限が付与されています
既定では、グループチャットに新たにユーザーを追加すると、追加されたユーザーに対してグループチャットにアップロードされているファイルへのアクセス許可が自動的に付与されます。
ファイルをアップロードする際にアクセス許可を変更する方法
ファイルのアクセス許可はアップロードする際に変更することができます。
-
[リンクを知っているすべてのユーザー編集できます] と表示されている箇所をクリックします
- ファイルのアクセス許可を変更します
この例ではアクセス許可を [現在このチャットに参加しているユーザー] に変更してみます。共有されているユーザーがファイルを編集可能か、表示のみ可能かを選択することができます。
このようにアクセス許可を設定した場合、ファイルを共有した後でグループチャットに追加されたユーザーは、ファイルにアクセスすることができません。
組織外ユーザーの追加
グループチャットには組織外のユーザー (外部ユーザー) も追加することができます。チームチャネルの場合 と異なり、グループチャットでは外部ユーザーをゲストとして招待することなく追加することができます。
ゲストとして招待することなく外部ユーザーとチャットでやり取りすることを "フェデレーション" と呼びます。
フェデレーションの許可
グループチャットに外部ユーザーを追加するためには、Teams 管理センターの [ユーザー] - [外部アクセス] の [外部組織の Teams および Skype for Business ユーザー] 設定で双方の組織でフェデレーションが許可されている必要があります。
[組織内のユーザーは管理されていない Teams アカウントと通信できます] は Microsoft アカウントのユーザーとのチャットを許可するかどうかを制御する設定です。
[組織内のユーザーは試用版 Teams テナントのアカウントと通信可能] は検証や開発用のテナントとチャットを許可するかどうかを制御する設定です。
(参考：IT 管理者 - Microsoft ID を使用して外部会議を管理し、人や組織とチャットする)
https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/trusted-organizations-external-meetings-chat?tabs=organization-settings
グループチャットへの外部ユーザーの追加
許可されている場合、組織内ユーザーと同様に以下の手順で組織外のユーザーをグループチャットに追加することができます。
- 右上の […] から [参加者] - [ユーザーの追加] をクリックします
外部ユーザーのメールアドレスを入力し、[外部で xxx を検索] をクリックします
- 許可されている場合、外部ユーザーが表示されます
[作成] をクリックすると外部ユーザーを追加してグループチャットが作成されます
- 外部ユーザーが含まれるグループチャットには右上に [外部] と表示されます
外部ユーザーが含まれるグループチャットの場合、[ファイルを添付する] の項目が表示されず、グループチャットでファイルを共有することができません。
(参考：organization外のユーザーと通信するときにユーザーができること)
https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/communicate-with-users-from-other-organizations#things-your-users-can-do-when-communicating-with-people-outside-the-organization
Microsoft 365 Roadmap によると、外部ユーザーが含まれるグループチャットの場合でもファイル共有が行える機能の追加が予定されています。
(参考：Microsoft Teams: share file in chat with external users)
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?id=492625