社会人2年目になりましたが、昨年同様に、IT技術に触れる機会が少ない現場で業務させていただいております。
そんな中、単純業務の反復業務等々をこなす旅、もっと手順を減らせたのではないかと考えておりました。
IT技術にはあまり触れない現場だからこそ、効率的に丁寧に作業することを念頭に業務をこなしております。
また、日常でもPC作業等で軽作業をこなす際にも、少しでも作業を単純化、効率化を目指すために
私が利用した中で、簡略的、基礎的なもので便利だったものをメモとして記載させていただきます。
1. マクロ
Excelを使ったデータ入力や資料作成の効率化には、マクロがとても役立ちます。特に私のように専門知識を持たない人でも作成できる簡易性が魅力です。
業務でも日常生活でも、繰り返し行う作業に時間を費やすのは数秒でもストレスになります。マクロを活用することで、効率化とストレス軽減の両方が実現可能です。
実際に利用しているマクロの例
① 特定のホームページへのログインを自動化
- 内容: Excel上で特定のページに自動遷移し、事前に登録したIDとパスワードを入力。
- メリット: 「ブラウザ上でタブを開く」「お気に入りページを探す」といった手間を省き、Excelで一元管理可能。
② 勤務表の自動作成
- 内容: CSVファイルで出力されたデータを整形し、エクスプローラー上にファイルを作成するマクロを作成中。
- 進捗: 修正が必要な部分がありますが、形にできそうです。
2. 3秒敬語
リンク：3秒敬語
日常的な業務でよく使う敬語表現。メールや資料作成時に、たたき台となる文章を数秒で敬語に変換できる便利なツールです。
メリット
- 敬語表現の候補をいくつか試せる。
- 短時間で自然な敬語を作れる。
日頃からメールや文書作成で悩むことが多い方にはぜひおすすめです。
3. リマインダーアプリケーション
1年目の頃はあまり必要性を感じていませんでしたが、業務が増えるにつれその重要性を痛感しました。
活用方法
- 現場業務や自社に関するタスクの管理。
- 日常生活でつい忘れがちなことのリマインド。
私はiPhoneのリマインダーアプリを利用しています。シンプルながら使い勝手が良いので、重宝しています。
4. ChatGPT
リンク：ChatGPT
広く認知されているChatGPTは、業務効率化にも役立つ強力なツールです。
利用例
- 調べ物や文章の校閲。
- 議論やアイデア出しの下書き作成。
- マクロやPythonコードの記述補助。
ただし、機密情報の取り扱いには注意が必要です。
- 現場や自社の資料などを読み込ませない。
- ChatGPTからの情報漏洩リスクについて認識する。
注意深く活用すれば、業務効率を大きく向上させることができます。
まとめ
私ができる工夫は、どれもシンプルで取り入れやすいものばかりです。知識がない状態でも使用できそうなツールをピックアップし、試すことで、作業時間の短縮やストレス軽減を実現できましたまた、マクロに関しては、入社前より確実にレベルアップしている気がします。
普段の生活からでも、スキルアップを意識することを心掛けていきたいと思います。