Gmailを「act / wait / archive」の三分岐で仕分けて、今夜やるメールを最大3件に絞る（件名だけをAIに渡すプロンプト付き）

この記事でやること

夜の短い時間でGmailを処理するときに、受信箱をゼロにするのではなく「今夜やるメール」を最大3件に絞る手順をまとめます。

• 使うもの：Gmail と、ChatGPT や Claude のようなチャット型AI
• 不要なもの：コード、有料ツール
• 想定：日中は本業があり、自分の時間は主に夜という人

方針：ゴールを「受信箱ゼロ」にしない

「未読を全部片付ける」をゴールにすると、読むだけで済むメールにまで時間を使ってしまいます。夜のゴールを次のように固定します。

今夜やるメールは最大3件。残りは「待つ」か「しまう」に振り分けて閉じる。

三分岐ルール：act / wait / archive

すべてのメールを、次のどれか1つに分けます。

分類	意味	扱い
act	自分が動く（返信・判断・提出が必要）	今夜処理する。無理ならカレンダーに枠を取る
wait	相手待ち。自分は今動かない	ラベルを付け、必要ならフォローする日を決める
archive	読むだけでよい・不要・ニュースレター	アーカイブする

迷ったときの判断基準です。

• 48時間以内に自分が何かしないと困る → act
• 相手の返信待ちで、催促する日が決まっている → wait
• FYI・CCだけ・広告・社内周知で、既読で足りる → archive
• 感情が動く・相手が怒っている・人事が絡む → act。ただしAIの下書きは使わず、自分の言葉で書く

ポイントは act の定義を狭くする ことです。「いつかやる」は act ではありません。今夜〜近日の夜に、自分が動かないと止まってしまうものだけを act にします。

手順1：Gmailにラベルを4つ作る（初回のみ）

判断の結果を残すため、Gmailにラベルを作ります。最初はこの4つで十分です。

01_act    今夜〜近日の夜に自分が動く
02_wait   相手待ち・催促待ち
03_ref    後で参照する資料・案内
06_news   ニュースレター・プロモ

※番号が飛んでいるのは、経費用・家族用などのラベルを後から足す余地を残しているためです。

手順2：ニュースレター用フィルタを1つだけ作る（任意）

余裕があれば、フィルタを1つだけ作ります。

• 条件：ニュースレターの差出人を指定
• 動作：ラベル 06_news を付ける ＋ 受信トレイをスキップ

最初は「削除」にしないのがコツです。大事なメールを誤って消すリスクを避けられます。

逆に、フィルタで 01_act を自動で付けるのはおすすめしません。誤判定しやすいので、act は人の目で付けます。

手順3：毎晩のルーチン（件名だけをAIに渡す）

1. Gmailで未読・スター付きをざっと見て、件名リストだけをコピーする（本文はまだ開かない）
2. 下のプロンプトをAIに貼り、続けて件名リストを貼る
3. AIの案を見ながら、自分で act / wait / archive を決めてラベルを付ける
4. act の最大3件だけ、今夜処理する

「今夜やる3件」を決めるところまでの目安は10分前後です。act の処理そのものには、別に時間を取ってください。

プロンプト

あなたは日本人会社員向けの夜専用の「整理係」です。
私の本業の勤務時間は毎日 08:40–17:10 です。この時間帯に作業を割り振らないでください。
夜の作業可能帯はおおむね 17:30–22:00 です。

# 目的
これから貼る受信箱の件名リストから、今夜の判断材料だけを出してください。
励ましの長文は不要。実務の箇条書きのみ。

# 制約
- 本業の時間を侵す提案（「明日の午前中にやる」など）は禁止。
- 返信文の全文は書かない。
- 情報不足なら推測で埋めず「不足：〜」と書く。
- 個人名や機密らしき文字列は繰り返さず、一般化して書く。

# 出力
1. 今夜やること（最大3件）：想定分数／なぜ今夜か／完了条件
2. 待ってよいもの（wait）：待つ理由／フォロー目安日
3. アーカイブ候補：件名レベルで列挙
4. 今夜「ここまでやったら閉じる」条件を1文

ですます調で、短く。

• 勤務時間（08:40–17:10）と作業可能帯（17:30–22:00）は、自分の生活に合わせて書き換えてください。
• 初回は3〜5件の短い件名リストで試し、次の2点を確認するのがおすすめです。
  • 「今夜やること」が3件以内に収まっているか
  • 勤務時間にタスクが入っていないか

運用上の注意

• AIは下書き係です。 分類も返信も、最終判断と送信は自分で行います。AIの案をそのまま採用しないでください。
• 勤務先のルールが最優先です。 仕事のメールをAIに貼ってよいかは、会社のセキュリティポリシーを確認してください。迷う内容は会社名・個人名・数字を伏せるか、AIを使わずに処理します。本文ではなく件名だけを貼るのも、渡す情報を最小限にするためです。
• 終わらなければ翌日に回します。 残った act はカレンダーに [私用][メール] ○○の返信 のような名前で枠を取り、今夜は閉じます。

まとめ

• 夜のゴールは「受信箱ゼロ」ではなく「今夜やるメール最大3件」
• act / wait / archive の三分岐で、act の定義を狭くする
• ラベルは4つ、フィルタは削除しないものを1つだけ
• AIには件名だけを渡し、最終判断は自分でする

三分岐とラベルだけでも、「どこから手を付けるか」で迷う時間は減らしやすくなると思います（効果には個人差があります）。

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この手順は、私たちが自分で作ってnoteで販売している「会社員AI秘書キット｜Gmail×Calendar×夜ルーチン」の一部を切り出したものです（プロンプトの完全版などはキット側に入っています）。
https://note.com/saqwd/n/n1f7119438c48