0.はじめに
開発全般、ものづくりしてたら避けては通らない会議
本記事は、そんな会議のファシリテーションを依頼されたときに、
最初に読み返すべきポイントをまとめています。
自分でも陥りがちな罠や会議中に気を付けるべきポイントを振り返り
少しでも意味のある会議を実現するためのノートです。
いろんな意見があるかと思いますが
私の一例として記述しています。
メモ書きがてら殴り書きなので、後で体裁整えたりやろうかなと思います。
記事のアジェンダ
1.ファシリテータの極意
2.会議前の事前準備の極意
3.会議中の留意点
1.ファシリテータの極意
ファシリテータの極意とは、会議の目的までメンバーをうまく導くこと
ではない!
ファシリテーションを行うときのモチベーションは
メンバー全員に目的を腹落ちさせて、やる気を引き出し、
自らの意思で考え行動する気持ちをいかに高められるか。
これがすべて！
これが高いほど良いファシリテータ！！！
このモチベーションを忘れてしまうと、
ただの意見の押し付け。
会議の場では「わかりました」と回答を得られても
いつまでたっても行動に移らないことが起こる。
2.会議前の事前準備の極意
会議前の下準備はファシリテータにとって最も重要です。
事前準備は以下の工程に沿って行いましょう。
2-1.会議の目的と到達点を考える
2-2.会議の出発点を定める
2-3.論点の洗い出し
2-1.会議の目的を考える。
目的とはそもそも会議を行う目的。
到達点とは、目的を達成するための通過点。
目先の通過点ではなく、導きたい最終像を考えること。
言い換えると、会議とは一回で終わるものではなく
複数回重ねた先に見据えている目的を捉えるように。
例：
「A商品の品質を上げるために意見を集めたい。」
という目的は、実は、
「全社の商品売り上げを上げるための施策を検討したい。」
というのが本当の目的かもしれない。
そのための通過点として、
「A商品の品質を上げて、A商品の売り上げを上げる」
施策を打ちたいのかもしれない。
その場合、
目的「全社の売り上げを上げるための施策を検討したい。」
としたうえで、次回の会議の会議の到達点は、
「どの商品に対してどのようにテコ入れをすべきか決める」
というステップになる。
目的は、一度の打ち合わせで達成困難かもしれない。
到達点は一度の打ち合わせで達成できそうなところに置く通過点。
陥りがちな罠ポイント
会議の目的が会議の目指すべき到達点だと勘違いしてしまう。
そのため、無理な目的を設定し、結局無理やり結論を押し付けてしまう結果に。
会議の目的は一度で達成しなくてもいい。
全体の会議の目的を捉えつつ、
次回の会議でどこまでを到達点をすべきかを考えることが大事。
2-2.会議の出発点を定める
会議に収集したメンバーの持っている情報のちがいを認識する。
会議のメンバーに以下のメンバーを集めた場合それぞれ見ている背景や大事にしているポイントが異なる。
・営業メンバー
・開発メンバー
・経営メンバー
会議前に意見を事前に収集して見えている前提条件の違いを認識しておくこと。
例えば、
営業メンバーは、より早く売り上げが上がることを大事にするかもしれない。
開発メンバーは、リリース後の品質を大事にするかもしれない。
経営メンバーは、対外的な世間からの印象を大事にするかもしれない。
それぞれが見ている前提条件の違いを共有しながら進めることが大事。
2-3.論点の洗い出し
メンバーの出発点が判明し、事前の意見が収集できた後は、
論点を洗い出す。
論点とは、
メンバーから出てきた意見が答えになるような問いかけを考える
論点をすべて網羅しておくことは現実的には
非常に難しいけど
可能な限りやっておくことが大事
3.会議中の留意点
ポイント①
会議中は自分の意見を話す場ではなく、
相手の発言を引き出す場であることを意識して。
質問は、何か意見ありませんか？ではなく、
具体的な質問の仕方を意識する。
事前に考えていた論点を参考にできるものがあるかも。
XXさん商品Aの品質について何か課題は感じていることはありませんか？
XXさん商品Aを売るにあたってお客様から頂いているお話とかありませんか？
ポイント②
話が出てきたら以下の行動を意識する。
①聴く
②発言を繰り返す
③自分の理解を確認する
→主張の目的と主張の根拠を意識。
④参加者全員が理解するように繰り返す。
ポイント③
意見の対立が発生したときは、
それぞれの意見の「論点」を考えて
それぞれの論点で整理する。
論点とは、
メンバーから出てきた意見が答えになるような問いかけを考える
ポイント④
意見の対立は以下の観点を整理
①認識の違い
→論点が異なる。
論点を整理して、それぞれの論点に対して意見を求めるように促す。
②解決策の違い
→それぞれのメリデメを整理して解決策を検討する。
③判断基準の違い
→大事にしているポイントの違い。
先に見据えているあるべき姿が異なっている場合がある。
ポイント⑤
会議の流れは以下を意識してファシリテート
会議初期
会議に安心感を出して、発言しやすい雰囲気づくり
会議中期
議論の対立から相互理解を導く
会議終盤
団結した集団の形成
それぞれの立場で全員が協力的に動きあう形を形成
ポイント⑥
当初の到達点に達しそうにもないとき。
無理に結論を出そうとしない。
会議は一回で終わらない前提があるので、到達点は必達ではないことを忘れない。
以下を整理して、次につなげることで、
本当の最終目的までの道を作る。
①合意できたこと、結論
②合意できなかったこと
→合意に必要なことを明確に
ToDo：合意に必要な情報を整理して
誰が、どうやって集めるかを定める
最後になってしまいましたが、総括
ファシリテータの極意
自分の意見は述べる役回りではない、メンバー団結させて
最終的な目的に向けて、組織全体を動かすことが大事