ごきげんよう、百合宮桜（Miyu）です！
この記事は Excel業務をDX化したい。あなたならどうする？ の17日目の記事です。
今回は Excel 業務を「DX化して！」と言われた時の脱Excel or 活Excel の判断基準について書きたいと思います。
Excel に限らず、どのツールでも 特徴 というものがございます。
Excel の特徴は以下の3点です。
- ファイルの中でデータが構造化できる
例：テーブル化での構造化 - ファイルの中でデータの入力が効率化できる
例：関数でデータの入力を半自動化、プルダウンでの入力の効率化 - ファイルの中でのデータを可視化できる
例：データのグラフ化、ピボットテーブル化
全部 ファイルの中 でなんですよね。ファイルの中で納まる範囲が 活Excel の範囲だと思います。
では 1つのファイルの枠を超えた 脱Excel とはどのようなケースをいうのでしょうか？
私が思いつくのは以下の3つです。
- チャットツールやデータベースなど外部と連携したい
- 別のファイルを参照したい
- ファイルが重たくて仕事にならない
これらのリスクと対応について書いていきます。
外部との連携
ExcelVBA を利用して、チャットやメール、データベースなどの外部ツールにExcel ファイル内の情報を転記したいという要望はよくあります。これらのツールの多くは認証を必要としますが、ID やパスワードはどこに置いておきますか？
仮にプログラム内に平文で記載すると、Excel ファイルを開ける人全員がその ID やパスワードを閲覧できてしまいます。もしも個人的に利用している楽○トラベルのID・パスワードとプログラム内に記載されているID・パスワードが同じだったら……私はあなたの楽○トラベルで旅行し放題ですね(*'▽')
もちろんプログラム内でのID・パスワードの平文保存も、誰かのアカウントへの不正ログインもやってはいけません
Excel ファイルを外部ツールと連携させるにはこのようなセキュリティリスクが潜んでいます。アプリ開発ツールの場合は ID やパスワードを暗号化して保存できることもありますが、Excel はファイルなのでそのような機能はありません。よって外部との接続が必要な業務は 脱Excel して、外部接続のセキュリティが担保されるツールに移行すべきと考えます。
別のファイルを参照したい
Excel ファイルA にデータを記入する為に、過去作成した Excel ファイルB を参照したいというケースです。これは 脱Excel と 活Excel の中間パターンだと思います。
Excel ファイル内の過去データを参照するにはそのファイルを開く必要があります。ただ、過去のデータを探すためにいくつもファイルを開くのは面倒くさいですし、非効率です。その為、1つのデータベースにまとめて検索したいと考える人が多いと思います。
1つのデータベースにまとめる方法は大きく分けて 2パターンあります。
①過去のデータをデータベースに転記する
②Power BI のようなデータ分析ツールでデータを整形して1つにまとめる
① は過去のファイルがどのような形式でも手作業で転記していけば良いので簡単です。この場合はデータベースに転記するので 脱Excel になります。
② は過去のファイルがすべて同じ形式なら、Excel ファイルを同じフォルダにアップロードすることで整形を半自動化することができます。少なくとも過去の分はExcel のまま Power BI のようなデータ分析ツールに読み込ませるわけですから、こちらは 活Excel に当たります。
ファイルが重たくて仕事にならない
皆さん、Excel の上限ってご存知でしょうか？
Excel は列の上限が 16,384 列、行の上限が 1.048,576 行（約104万行）と言われています。シート数についてはパソコンのメモリ容量に依存するので、上限は特にありません。この上限を突破してしまったら、Excel ではどうにもなりませんので、データベースに移行するのが良いと思います。なのでこれは 脱Excel ですね。
ただ私は10年以上の社会人歴で上限値を突破するような大きなファイルは見たことがありません。私が事務員時代に作っていたファイルだと1シート3万行あたりで、ファイルがフリーズして仕事が遅々として進まないことがありました（といってもこれは当時でもかなり古めの Excel2016 での話なので最新版とはまた事情が異なるかも💦）つまり実業務で許容できるレスポンス速度（Excelを操作した時の応答速度）の Excel ファイルは上限値よりもずっと小さいと思います。
自身が許容できるレスポンス速度よりも遅くなった時にどうするか、は外部連携や過去データの活用があるかどうかを考えれば自然と答えになると思います。
まとめ
いかがでしたか？
Excel はファイルの中のデータを分析したり、表示したりするときにはとても便利なツールです。一方でファイルの外との連携が難しいことも事実です。
Excel のデータをファイルの外まで出して活躍させたい時は他のツールへの移行も考えて頂けると幸いです(*'▽')
それではごきげんよう！！！