はじめに
社会人2年目になり、現在担当している再鑑業務において、
作業効率の向上およびミスを防止するための工夫をまとめました。
1. PowerShell「Dir」コマンドを用いたファイル情報の記録・証跡化
■ 背景・懸念点
サーバ間でデータ送受信を行う際、ファイルのリネームや自動更新処理が実行されるケースがあり、以下の項目を正確に確認する必要があります。
・リネーム前後のファイル名
・対象ファイルのサイズ
・更新日時
■ 工夫
PowerShell の Dir コマンドを活用し、
対象フォルダのファイル情報の一覧を取得して、記録するようにしました。
■ 効果
リネーム前後の差分を自動で比較でき、確認漏れを防止することができた。
大量のファイル移行時でも、Dir を実行するだけで一覧化でき、作業効率が大幅に向上。
ファイルを直接開いて確認する必要がなくなり、誤操作防止にもつながった。
2. タスクの優先順位・時限を意識した進行管理
■ 背景・懸念点
再鑑業務は、多くのタスクが同時進行し、1時間以内に対応が必要な短い時限タスクも多いです。
タスクを把握しきれないと、作業の見逃しや遅延が生じるリスクがあります。
■ 工夫
・全タスクを、
「期限」・「優先度」・「依頼元」 の3軸で整理し、可視化を徹底
・時限が短いタスクを優先して把握できるよう、一覧化した状態で毎日確認を行う
■ 効果
タスクの見逃しが減り、作業遅延・漏れの防止につながった。
タスク量が多くても、優先順位が明確になることで精神的負担も軽減した。
3. 作業前後のチェックポイント固定化
■ 背景・懸念点
再鑑では依頼されるタスクごとに確認項目が異なるため、
都度手順を考えると 作業ブレや確認漏れの原因になる。
■ 工夫
作業前チェックとして、以下のポイントをチェックリスト化する
・確認フォルダ（ディレクトリ）の正確性が担保されているか
・ファイルに対する変更値が想定通りであるか
・ファイル名が規定通りの名称になっているか
・指定されたファイルサーバに格納されているか
・取得されたエビデンスに不備がないか
■ 効果
確認すべき項目が明確になり、確認漏れの防止につながった。
作業の流れが安定することで、作業効率も向上した。
最後に
これらの取り組みを通じて、「ミスを防ぐ仕組みを自分で作る」 という視点が身についたと感じています。
再鑑業務は細かい確認作業が多い分、日々の小さな工夫が作業品質と効率を大きく左右します。
今後も、
・自動化できる部分の改善
・誤操作を防ぐための仕組みづくり
・タスク管理の精度向上
を継続して行い、より高い品質で業務を遂行できるよう取り組んでいこうと思います。