Googleフォーム送信後にメール送信とカレンダーイベントに招待を自動化する

社内イベントを開催することがあり、申し込みや参加者の管理の方法を考えていました。
社内はG Suiteが導入されていて、イベントへの申し込みはGoogleフォームで、申し込みしてもらった人には手動でスケジュール登録してもらったり、イベントに招待したりしていました。

手動でスケジュール登録は一括で管理できず、イベントに一人一人招待するのは面倒だったので、申し込みしてくれた人に自動でカレンダーのイベントに招待と、その旨をメールで送るようにしたくて、試してみました。

Googleフォーム作成

まずは、参加申し込み用のGoogleフォームを作成しました。
参考：Googleフォームでアンケートを作ってみた

名前を入力して、送信ボタンを押すだけの簡単なものを用意しました。

カレンダーに招待するためにメールアドレスが必要なので、メールアドレスを収集する設定にします。

Googleフォームでする設定は終わりです。
Googleフォームのスクリプトからメールアドレスを取得してカレンダーのイベントへの招待とメール送信ができないかなぁと思ったのですが、やり方がわからず。撃沈。

スプレッドシート作成

Googleフォームのスクリプトではできなかったので、今回はフォームと連携しているスプレッドシートを作成して、そこにスクリプトを作成します。「スプレットシートの作成」を押します。

スプレッドシートを新規に作成するか、既存のものを使うか聞かれますが、私は新規にスプレッドシートが必要だったので、「新しいスプレッドシートを作成」を選び、作成しました。

スクリプトを作成

作成されたスプレッドシートを開くと、タイムスタンプ、メールアドレス、名前の列があるスプレッドシートが完成しています。スプレッドシートのスクリプトエディタを開きます。

コード.gsに、コードを書きます。

コード.gs

function addEvtSendMail() {
  //　変更しましょう　↓↓↓
  //特定のIDメールアドレスをセット
  var cal = CalendarApp.getCalendarById('***@google.com');

  //イベント開催日をセット
  var date = 'yyyy/mm/dd'

  //カレンダーのイベント名をセット（メールのタイトルにも使います）
  var myEvtTitle = 'カレンダーのイベント名'

  //メールに記載する連絡先をセット
  var strFrom = '質問などの問い合わせ先'

  //メールの差出人をセット
  var strSender = '差出人署名'
  //　変更しましょう　↑↑↑

  //開催日のイベントを取得
  var event = cal.getEventsForDay(new Date(date)); 

  //アクティブスプレッドシート
  var Sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  //スプレッドシートのアクティブシート
  var sh = Sheet.getActiveSheet();

  //スプレッドシートの最終行
  var i = sh.getLastRow();

  //スプレッドシートの追加されたメールアドレス
  var mail = sh.getRange(i, 2).getValue();

  //スプレッドシートの追加された参加者名
  var strTo = sh.getRange(i, 3).getValue();

  //メールタイトルにイベント名をセット
  var strSubject = myEvtTitle;

  //メール本文を組み立て　「\n」が改行
  var strBody = strTo
  + ' 様\n' + 'この度は' + myEvtTitle + 'に申し込みいただき、ありがとうございます。' + '\n'
  + '何か不明点がありましたら、' + strFrom + 'までご連絡ください。' + '\n\n'
  + strSender;

  for each(var evt in event){    

    //myEvtTitleに入れたタイトルと一致するイベントで探す
    if(evt.getTitle() == myEvtTitle){

      //イベントにゲストを招待する
      evt.addGuest(mail);      

      //メールを送信する
      MailApp.sendEmail(
        mail,
        strSubject,
        strBody
      );
    }
  } 
}

コードを入力して、任意の値を設定したら、保存します。

プロジェクト名は適当に設定します。

スクリプトをテスト

できたら、テストデータを作って動きを確認します。
はじめに、招待するイベントをカレンダーに作成します。

スプレッドシートにテストデータを入力します。メールアドレスは実際にメールがいくので、受け取れるメールアドレスを設定しましょう。

スクリプトエディタにある三角ボタンを押します。

承認が求められるので、確認して許可をします。

メールが送信されているか確認します。

カレンダーのゲストにテストデータのメールアドレスが追加されているか確認します。

ここまでできれば、ゴールはもうすぐ

動作確認

今度はGoogleフォームに入力するところからテストをします。

準備をします。Googleフォームの送信ボタンを押された時にスクリプトが動くようにトリガーの設定をします。スクリプトエディタの時計のボタンを押します。

まだトリガーが未設定の場合、青文字のアンダーバーの部分を押します。

フォームが送信された際に実行するように、トリガーを設定します。

実行	イベント型	時間
addEvtSendMail	スプレッドシートから	フォーム送信時

トリガーの設定ができたら、最後にGoogleフォームから名前を入力して送信ボタンを押します。メールの送信とカレンダーのイベントへの招待が確認できれば、「申し込みしてくれた人に自動でカレンダーのイベントに招待と、その旨をメールで送る」ようにできました。

とりあえず

心残りというか、できなかったこと。
1. イベントの出欠返信できるメールを送れなかった。（ただのお知らせメールのみ）
2. イベントを開くURLをメールに添付できなかった。
3. GoogleカレンダーのイベントをIDで探せなかった。（ID取れれば直接イベント開けたかも）

上記のとりあえずの応急処置として、送信するメールの中に、Googleカレンダーのイベント当日の予定を開くURLを書くことで対応しました。

コード.gs

function addEvtMail() {
.
.
.

  //メールタイトルにイベント名をセット
  var strSubject = myEvtTitle;

  //メール本文を組み立て　「\n」が改行
  var strBody = strTo
  + ' 様\n' + 'この度は' + myEvtTitle + 'に申し込みいただき、ありがとうございます。' + '\n'

  //追加
  + 'カレンダーのイベントに招待しておりますので、ご確認をお願いします。'
  + '\n' + 'https://calendar.google.com/calendar/r/day/' + date + '\n\n'
  //追加

  + '何か不明点がありましたら、' + strFrom + 'までご連絡ください。' + '\n\n'
  + strSender;

  for each(var evt in event){    

.
.
.

}

申し込みしてくれた人に送るメールにURLが添付されます。URLを押すとGoogleカレンダーのイベントの日が開かれます。

あと、変数のセットを直書きではなく、Googleフォームから引き渡したりして、エラー処理とか書きたして、そして使ってみて改善箇所は少しづつ直していこうかと思います。

参考：
初心者でも簡単！Google Apps ScriptでGmailを操作してメールを送る方法
最終行を取得するGASスクリプト