どんな人に読んでもらいたいか？
- Vue Fes Japan の裏側を知りたい方
- スポンサーブース出展を検討している企業担当者
- 「急にブース運営を任されたけど何をすればいいの？」と困っている方
はじめに
GENEROSITYでWeb開発をしている須田です。
2025年10月25日に開催された Vue Fes Japan 2025 にて、弊社は ゴールドスポンサー として初めてスポンサーブースを出展しました！（🎉）
今回は私が弊社スポンサーブース運営のリーダーを任された立場から
「どんな準備をして、当日どんな動きをしたのか？」をまとめてみました。
公式アカウントのツイート（弊社ブースが写ってる）👇
前日までの準備期間
準備はイベントの 約1.5ヶ月前 からスタート。
比較的余裕を持って進められた方だと思います。
具体的には、以下のようなタスクを進めました。
- 企画立案
- 備品・ノベルティの発注
- 会社紹介動画の制作依頼
- シンプルな動画表示アプリの開発
- サービス紹介デザインの作成・依頼
- レンタカー予約
- 会場ビルへの搬入・搬出申請
- 写真撮影コンテンツの設営手順確認
- 前日・当日スタッフの調整
少し特殊な点として、今回は企画から運営まで私の裁量でほぼ全て決定しました。
議論が不要でスムーズに進んだ反面、次回以降はチームでの意思決定体制を整える必要があると感じました。
前日
他のスタッフと一緒に設営準備を行いました。
弊社はレンタカーで自力搬入を選びましたが、周りのブースは多くが配送利用。
「イベント会社と開発会社の文化の違い」を実感しました。
「配送のほうが絶対楽だったな…」
と思いつつも、設営・撤収のタイミングを柔軟に調整できたので、結果的には良かったです。
個人的には 自力搬入がおすすめ です。
※設営中の写真は載せられないため、代わりに入口の構造物を👇
夜にはスポンサー・スタッフ・登壇者合同の懇親会があり、他のスポンサーの方々と交流。
お互いのブースの内容や仕事について話したり、転職のお誘いを受けたりと（笑）、楽しい時間でした。
（酔っ払って帰りの電車で6駅寝過ごしましたが…）
当日
スタッフの集合は朝8:30。
私はまさかの忘れ物で 10分遅刻（前夜の寝過ごしに続いてやらかしている）。
サクッと最終チェックを済ませ、9:00にブースをオープンしました！
Vue Fes Japan公式ツイートの写真（再掲）👇
午前中はまだ来場者もまばらでしたが、
ランチタイム や 人気セッション後 には人が殺到し、
3人で対応していたため大忙しで、説明や撮影体験の案内に追われました。
私の個人アカウントで宣伝していた撮影コンテンツ👇
気づけば昼食も取れないまま撤収時間に。
近隣ブースの方々とノベルティ交換をして、荷物を積み込み、
最後にスタッフで軽く打ち上げして一日を締めくくりました。
良かったこと
- 写真コンテンツを体験後、Xで投稿してくれる方が多かった（ありがとうございます！）
- 「イベント会社の展示」という独自色が出せ、来場者の方々の印象に残すことができたと思う
- Web表現や演出に興味を持つ学生さんからインターン希望をいただけた
- 個人的には、前々職の後輩がVue Fesスタッフをしていて久々の再会ができたのが嬉しかった
改善点・反省点
- 搬入用に予約した車が不必要にデカすぎて、現地で急遽変更する羽目に
- 会社紹介チラシを用意できず、印象に残りづらかったかもしれない
- 公式Xアカウントがなく、個人アカウントで発信せざるを得なかった
- スタッフが忙しすぎて昼食を取る暇がなかった（本当に申し訳ない…）
まとめ
初出展ということで改善点も多かったですが、
結果的には 成功 だったと思います。
次回出展する際は、もっと多くのメンバーを巻き込みつつ、
より良い体験を提供できるようブラッシュアップします！
終わり！