JiraとExcelの二重管理から脱却する3つのアプローチ

はじめに

この記事では、実績工数のJiraとExcelの二重管理から脱却する3つのアプローチを紹介します。

課題整理

まず、なぜJiraとExcelの二重管理が発生するのか整理します。

よくある運用パターン

1. Jiraでタスク管理・時間記録(Time Tracking)
   ↓
2. 週次/月次でJiraから実績工数をコピペ
   ↓
3. Excelで集計・グラフ化

何が問題なのか

• 手作業によるコピペミス: 数値の転記ミスが発生しやすい
• 時間のムダ: 毎週/毎月、同じ作業を繰り返す
• データの不整合: JiraとExcelでデータが乖離する可能性
• リアルタイム性の欠如: 最新の状況を把握するのに時間がかかる
• 属人化: Excelファイルの数式や構造を理解している人が限られる

特に、複数プロジェクトを横断した集計や、特定期間のデータ抽出を行う際に、この問題は顕著になります。

アプローチ1: Jira標準機能の活用

最もシンプルなアプローチは、Jiraの標準機能を最大限活用することです。

Jiraのレポート機能

Jiraには、以下のようなレポート機能が標準で用意されています。

Time Tracking Report

ユーザーごと、プロジェクトごとの工数を可視化できます。

プロジェクト設定 → レポート → Time Tracking Report

表示できる情報:

• ユーザーごとの作業時間
• 課題ごとの見積もり時間 vs 実績時間
• 期間指定によるフィルタリング

カスタムダッシュボード

ダッシュボードにガジェットを配置することで、リアルタイムな工数状況を可視化できます。

活用できるガジェット:

• Pie Chart: プロジェクトごとの工数割合
• Two Dimensional Filter Statistics: ユーザー×プロジェクトのマトリクス
• Average Age Chart: タスクの滞留時間

実装例

ダッシュボードの作成手順:

1. ダッシュボード → 新規作成
2. ガジェットを追加 → "Filter Results"を選択
3. JQLでフィルタを作成:
   
   project = PROJECT_KEY 
   AND worklogDate >= startOfMonth() 
   AND worklogDate <= endOfMonth()
   
4. グルーピング: assignee (担当者別)
5. 統計タイプ: Time Spent (消費時間)

メリットとデメリット

メリット:

• 追加コストなし(標準機能のため)
• 学習コスト低い
• データの一元管理

デメリット:

• Excelほど自由なレイアウト・集計ができない
• 複雑な集計やクロス集計は困難
• エクスポート形式が限定的

こんな現場におすすめ

• Jiraの利用に慣れているチーム
• シンプルな工数集計で十分な場合
• まずは小さく始めたい場合

アプローチ2: Jira API + 自動化ツール

もう少し柔軟な集計や、既存のワークフローとの統合が必要な場合は、Jira APIを活用します。

Jira REST APIの基本

Jira Cloud/Data Centerには、豊富なREST APIが用意されています。

認証方法

# Basic認証(Jira Cloud)
curl -u [e-mail]:api_token \
  https://your-domain.atlassian.net/rest/api/3/myself

# Personal Access Token(Jira Data Center)
curl -H "Authorization: Bearer YOUR_TOKEN" \
  https://your-domain.com/rest/api/2/myself

工数データの取得

特定期間のworklogを取得するAPIエンドポイント:

GET /rest/api/3/issue/{issueIdOrKey}/worklog

Python実装例

JiraのworklogデータをGoogle Sheetsに自動転記するスクリプト例:

import requests
from datetime import datetime, timedelta
import gspread
from oauth2client.service_account import ServiceAccountCredentials

# Jira設定
JIRA_URL = "https://your-domain.atlassian.net"
JIRA_EMAIL = "[e-mail]"
JIRA_API_TOKEN = "your-api-token"

# 今月のworklogを取得
def get_monthly_worklogs(project_key):
    jql = f'project = {project_key} AND worklogDate >= startOfMonth()'
    
    # JQLで課題を検索
    search_url = f"{JIRA_URL}/rest/api/3/search"
    headers = {"Accept": "application/json"}
    query = {
        "jql": jql,
        "fields": "worklog,summary,assignee"
    }
    
    response = requests.get(
        search_url,
        headers=headers,
        auth=(JIRA_EMAIL, JIRA_API_TOKEN),
        params=query
    )
    
    issues = response.json()["issues"]
    
    # worklogを整形
    worklogs = []
    for issue in issues:
        if "worklog" not in issue["fields"]:
            continue
            
        for log in issue["fields"]["worklog"]["worklogs"]:
            worklogs.append({
                "issue_key": issue["key"],
                "summary": issue["fields"]["summary"],
                "author": log["author"]["displayName"],
                "time_spent": log["timeSpentSeconds"] / 3600,  # 時間に変換
                "date": log["started"][:10]
            })
    
    return worklogs

# Google Sheetsに書き込み
def write_to_sheets(worklogs):
    scope = ["https://spreadsheets.google.com/feeds"]
    creds = ServiceAccountCredentials.from_json_keyfile_name(
        "credentials.json", scope
    )
    client = gspread.authorize(creds)
    
    sheet = client.open("工数管理").sheet1
    
    # ヘッダー
    sheet.update("A1:E1", [[
        "課題キー", "サマリー", "担当者", "工数(h)", "日付"
    ]])
    
    # データ挿入
    rows = [[
        w["issue_key"],
        w["summary"],
        w["author"],
        w["time_spent"],
        w["date"]
    ] for w in worklogs]
    
    sheet.update(f"A2:E{len(rows)+1}", rows)

# 実行
worklogs = get_monthly_worklogs("PROJ")
write_to_sheets(worklogs)
print(f"{len(worklogs)}件のworklogを転記しました")

Google Apps Script実装例

Google Sheetsから直接Jiraデータを取得する方法:

function fetchJiraWorklogs() {
  const JIRA_URL = 'https://your-domain.atlassian.net';
  const JIRA_EMAIL = '[e-mail]';
  const JIRA_API_TOKEN = 'your-api-token';
  
  // Basic認証のヘッダー
  const headers = {
    'Authorization': 'Basic ' + Utilities.base64Encode(
      JIRA_EMAIL + ':' + JIRA_API_TOKEN
    ),
    'Content-Type': 'application/json'
  };
  
  // 今月の工数を取得するJQL
  const jql = 'project = PROJ AND worklogDate >= startOfMonth()';
  const url = `${JIRA_URL}/rest/api/3/search?jql=${encodeURIComponent(jql)}&fields=worklog,summary,assignee`;
  
  const response = UrlFetchApp.fetch(url, { headers: headers });
  const data = JSON.parse(response.getContentText());
  
  // Sheetに書き込み
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  sheet.clear();
  
  // ヘッダー
  sheet.appendRow(['課題キー', 'サマリー', '担当者', '工数(h)', '日付']);
  
  // データ整形
  data.issues.forEach(issue => {
    if (!issue.fields.worklog) return;
    
    issue.fields.worklog.worklogs.forEach(log => {
      sheet.appendRow([
        issue.key,
        issue.fields.summary,
        log.author.displayName,
        log.timeSpentSeconds / 3600,
        log.started.substring(0, 10)
      ]);
    });
  });
  
  Logger.log('工数データの取得完了');
}

// 毎日自動実行する設定
function createTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('fetchJiraWorklogs')
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(9)
    .create();
}

定期実行の設定

GitHub Actionsでの自動化

name: Sync Jira to Sheets

on:
  schedule:
    - cron: '0 0 * * 1'  # 毎週月曜日0時
  workflow_dispatch:  # 手動実行も可能

jobs:
  sync:
    runs-on: ubuntu-latest
    steps:
      - uses: actions/checkout@v3
      
      - name: Set up Python
        uses: actions/setup-python@v4
        with:
          python-version: '3.10'
      
      - name: Install dependencies
        run: |
          pip install requests gspread oauth2client
      
      - name: Run sync script
        env:
          JIRA_EMAIL: ${{ secrets.JIRA_EMAIL }}
          JIRA_API_TOKEN: ${{ secrets.JIRA_API_TOKEN }}
          GOOGLE_CREDENTIALS: ${{ secrets.GOOGLE_CREDENTIALS }}
        run: python sync_jira.py

メリットとデメリット

メリット:

• 完全自動化が可能
• 既存のExcelフォーマットを維持できる
• 複雑な集計ロジックも実装可能
• 他システムとの連携も容易

デメリット:

• 開発・メンテナンスコストがかかる
• API仕様変更への対応が必要
• 認証トークンの管理が必要

こんな現場におすすめ

• 既存のExcelフォーマットを変えたくない
• 複数システムと連携したい
• 開発リソースを確保できる

アプローチ3: サードパーティツールの活用

開発コストを抑えつつ、より高度な工数管理を実現したい場合は、専用ツールの導入を検討します。

Tempo Timesheets

JiraのMarketplaceで最も人気のある工数管理プラグインです。

主な機能:

• より詳細なworklog入力UI
• 承認ワークフロー
• 予算管理
• 高度なレポート機能
• CSVエクスポート

料金: 10ユーザーで$10/月〜

インストール:
Jira設定 → アプリを探す → "Tempo Timesheets"で検索

Clockify

Jira連携が可能な無料のタイムトラッキングツールです。

特徴:

• Jiraの課題に直接時間記録
• ブラウザ拡張機能で簡単入力
• 無料プランでも基本機能が利用可能
• Excelエクスポート対応

連携設定:

1. Clockifyアカウント作成
2. Integrations → Jira
3. Jira URLとAPI Tokenを入力
4. プロジェクトをマッピング

Tableau/Power BIとの連携

BIツールを使ってJiraデータを可視化する方法もあります。

Tableau連携例:

-- Jiraコネクタを使用したカスタムSQL
SELECT 
  i.key AS issue_key,
  i.summary,
  w.author,
  w.timeworked / 3600 AS hours,
  DATE(w.startdate) AS work_date
FROM 
  jiraissue i
  JOIN worklog w ON i.id = w.issueid
WHERE 
  w.startdate >= CURRENT_DATE - INTERVAL '30 days'

メリットとデメリット

メリット:

• 開発不要で即導入可能
• プロフェッショナルなUI/UX
• サポート体制が整っている
• 継続的なアップデート

デメリット:

• ランニングコストが発生
• ベンダーロックインのリスク
• カスタマイズに制限がある

こんな現場におすすめ

• すぐに導入したい
• 開発リソースがない
• 予算を確保できる

比較表

それぞれのアプローチを、主要な観点で比較します。

観点	Jira標準機能	API自動化	サードパーティ
初期コスト	無料	低〜中	中〜高
ランニングコスト	無料	低	中〜高
開発工数	なし	中〜高	なし
カスタマイズ性	低	高	中
メンテナンス	不要	必要	ベンダー任せ
導入スピード	即日	1週間〜	即日〜数日
学習コスト	低	中	低〜中

まとめ

JiraとExcelの二重管理から脱却するための3つのアプローチを紹介しました。

再掲:

1. Jira標準機能の活用: コストをかけずにすぐ始められる
2. API自動化: 柔軟なカスタマイズと完全自動化
3. サードパーティツール: 開発不要で高機能

参考

• Jira REST API Documentation
• Tempo Timesheets
• Clockify Jira Integration
• Google Apps Script Reference