最初は一枚のExcelで十分だったのに、いつの間にか同じ情報を別のファイルにも入力している。数字が合わなければ最後に更新した人を確認し、月末の集計では詳しい担当者を探す。
その不便さは、Excelの機能不足なのか、業務の決め事が足りないのか。
原因を取り違えると、新しいシステムを作っても同じ問題が残ります。判断のポイントは、運用ルールで直せる問題と、データの管理方法を変える必要がある問題を分けることです。
Excel管理を見直す5つの兆候を使って、改善方法の選び方を具体的に示します。
Excelの問題に見えて、業務の問題が隠れている
例えば、小さな会社で受注管理表を使っているとします。最初は担当者が注文内容を入力し、月末に合計を出すだけでした。これなら一枚のExcelで十分です。
その後、営業担当が注文を入力し、事務担当が請求状況を更新し、別の担当者が出荷状況を確認するようになりました。請求用と出荷用のファイルも作られ、同じ受注番号や金額を何度も入力しています。
この状態には、性質の違う問題が混ざっています。
- 運用ルールの問題：入力場所、更新担当、確認するタイミングが決まっていない。
- データ管理の問題：複数の業務で同じ情報を扱い、変更履歴や処理状況を正しく管理する必要がある。
更新担当が決まっていないなら、担当を決めることから始められます。一方、複数の業務が同じデータを更新し、それぞれの変更を正しく反映する必要があるなら、データの持ち方を見直します。
中小企業の業務システム開発に関わる中で大切にしているのは、何を仕組みに任せるべきかを先に決めることです。管理表の問題も、原因によって必要な対処が変わります。
5つの兆候を、道具の問題と運用の問題に分ける
1. 同じ情報を複数のファイルに入力している
受注管理表の金額を請求管理表にも手入力していると、転記漏れや数字の食い違いが起きます。
入力元が決まっていないだけなら、元になる表を一つに決め、ほかの表から参照すれば改善できます。Excelの参照機能やPower Queryも利用できます。
- 主な原因：入力元が未定義なら運用の問題。複数業務で同じ情報を更新する必要があるならデータ管理の問題。
- 最初の対処：入力元を一つに決め、ほかの表は参照する。
- 次の段階へ進む条件：複数業務からの更新を正しく反映できず、データの食い違いが残る。
2. 誰が更新するのか決まっていない
受注管理表の請求済み欄を、営業担当も事務担当も変更できるとします。更新する責任が曖昧なら、未更新のまま放置されても気づきにくくなります。
例えば、請求済みへの変更は事務担当が行い、営業担当は確認だけにする。更新のタイミングも請求処理の完了時と決めます。
- 主な原因：更新担当とタイミングが決まっていない運用の問題。
- 最初の対処：更新担当、更新条件、確認担当を決める。
- 次の段階へ進む条件：ルールを決めても誤った変更が続き、編集権限による制御が必要になる。
3. 変更前の内容を確認できない
金額が書き換わっていたとき、以前の数字を確認できないと、原因を調べるためにメールや別の資料を探すことになります。
OneDriveやSharePointに保存したExcelファイルなら、バージョン履歴で過去の状態を確認できます。ただし、ファイルの過去の状態を確認することと、注文ごとの変更理由や承認者を記録することは別です。
- 主な原因：必要な変更履歴と記録する内容が決まっていない問題。
- 最初の対処：既存の履歴機能を確認し、何を記録する必要があるか決める。
- 次の段階へ進む条件：注文単位の変更理由、変更者、承認者を継続して記録する必要がある。
4. 集計できる人が限られている
月末になると、特定の人だけが複雑な数式や手作業で集計している。別の人が引き継ぐと、どの列を使うのか分からない状態です。
まず「当月に請求が完了した注文の税抜金額を合計する」など、集計条件を文章にします。条件が決まれば、ピボットテーブルやPower Queryで集計処理を再利用できます。
- 主な原因：集計条件が共有されず、処理を再利用できない問題。
- 最初の対処：対象データと集計条件を明文化し、既存機能で再利用する。
- 次の段階へ進む条件：複数システムからのデータ取得や結合に手作業が残る。
5. 間違えて変更したときに戻せない
数式を上書きした、行を削除した、並べ替えた後にデータの対応関係が崩れた。元の状態に戻せなければ、復旧作業のために業務が止まります。
バックアップの保存方法と復旧手順を確認し、いつの状態に誰が戻せるのかを決めます。入力規則や重要な列の保護も役立ちますが、シートの保護だけで機密情報へのアクセスを制限することはできません。
- 主な原因：誤操作を防ぐ保護と、復旧手段が不足している問題。
- 最初の対処：入力規則、保護、バックアップ、復旧手順を整える。
- 次の段階へ進む条件：誤操作が請求や出荷などの処理に影響し、操作権限や承認が必要になる。
システムを作る前に、改善の順番を決める
5つの兆候が見つかっても、すべてを一度に直す必要はありません。
まず運用と既存機能で解決できるかを確認し、残る問題に応じて自動化やシステム化を選びます。
| 判断の段階 | 取り組むこと | 受注管理表での例 |
|---|---|---|
| 1. 運用ルール | 入力場所と担当を決める | 請求済みの更新担当を固定する |
| 2. 既存機能 | 今ある機能でミスを減らす | 入力規則、履歴、集計機能を使う |
| 3. 部分的な自動化 | 繰り返す作業を減らす | 請求用データへの転記を自動化する |
| 4. 専用システム | 複数業務のデータを管理する | 受注、請求、出荷を関連付ける |
これは4段階すべてを実施する工程表ではありません。必要以上に大きな仕組みを作らないための判断順序です。
入力元が曖昧なまま転記を自動化すると、間違ったデータも流れます。更新担当が決まっていなければ、システムを作る際にも操作権限を決められません。
受注金額は共通管理する。ただし請求確定時の金額は残す
受注、請求、出荷を一つの仕組みで管理するなら、受注番号を共通の識別子にします。受注情報を一か所で管理し、請求と出荷は同じ受注番号を使って必要な情報を参照します。
例えば、次のようなデータの持ち方です。
受注情報
受注番号：A001
顧客：〇〇商店
受注金額：50000
請求情報
受注番号：A001
請求確定金額：50000
請求状態：請求済み
出荷情報
受注番号：A001
出荷状態：未出荷
受注金額は受注情報で管理するため、請求用と出荷用のファイルへ何度も転記する必要がありません。請求と出荷の担当者は、それぞれの処理状況を更新します。
一方、請求確定金額は受注金額とは別に保持しています。
例えば、受注時の金額が50,000円で、請求を確定した後に受注内容の変更があったとします。受注情報の金額を変更しただけで、確定済みの請求金額まで書き換わる設計では、当時いくら請求したのか分からなくなります。
同じ情報を一か所にまとめればよいとは限りません。業務上、いつの値を残す必要があるかも決めます。
受注金額は現在の受注内容を表し、請求確定金額は請求を確定した時点の値を表します。似た数字でも役割が違います。
Excelの画面をそのままWeb画面に置き換えても、この区別は生まれません。どの情報を共通管理し、どの時点の値を記録として残すかを決めることが、業務システムの設計につながります。
最初の改善を一つだけ選ぶチェックシート
改善へ着手するときは、管理表の問題を書き出し、最初に直すものを一つ選びます。
次の5つの質問は、すべて「はい」が改善候補を示す形にしています。そのままコピーして使えます。
対象の管理表：
利用する業務：
1. 同じ情報を複数回入力しているか
2. 更新担当やタイミングが決まっていないか
3. 変更前の内容や変更者を確認できないか
4. 特定の人しか集計できないか
5. 誤操作したときに復旧できないか
最も困っている作業：
その作業が起きる頻度：
間違えた場合の影響：
現在の回避方法：
最初に試す改善：
改善後に確認すること：
例えば、請求済みの更新漏れを改善するなら、次のように記入します。
対象の管理表：受注管理表
利用する業務：受注・請求・出荷
最も困っている作業：
請求済みの更新漏れ
その作業が起きる頻度：
請求処理のたびに確認が必要
間違えた場合の影響：
請求状況を正しく把握できない
現在の回避方法：
担当者が請求書と管理表を照合する
最初に試す改善：
事務担当が請求完了時に更新する
改善後に確認すること：
未更新件数を変更前と比較する
改善対象は、次の順番で一つに絞ります。
- 業務への影響が大きい問題を優先する。 請求漏れや出荷ミスにつながる問題を先に選ぶ。
- 影響が同程度なら、発生頻度が高い問題を選ぶ。
- 頻度も同程度なら、開発せずに試せる改善から着手する。
例えば、請求済みの更新漏れが後続の処理に影響するなら、集計画面の作り直しより優先します。更新担当とタイミングを決めるだけなら、開発せずに試せます。
改善後は、変更前と同じ条件で結果を確認します。更新漏れなら未更新件数、重複入力なら転記回数、集計なら別の担当者でも同じ結果を出せるかを見ます。
別の確認作業が増えていないかも確認します。転記を減らしても、転記結果を毎回手作業で照合しているなら、業務全体の負担は十分に減っていません。
Excelを使い続ける条件を決める
更新担当と入力元が明確で、必要な変更履歴を確認でき、誤操作から復旧できる。さらに、小さな改善を試した後も業務上の問題が残っていなければ、Excelを使い続ける判断で十分です。
まずは管理表を一つ選び、5つの兆候から業務への影響が最も大きい問題を決めてください。運用ルールや既存機能で改善を試し、変更前後の結果を確認したうえで、残った問題だけを自動化やシステム化の対象にします。
この記事を書いた人
業務効率化 × AI のフリーランスエンジニアです。紙やExcelでくり返している作業を、AIとスマホアプリで仕組みに変える仕事をしています。