OutlookのCopilot機能が2023年11月に公開され、様々な機能が追加されました。
Outlookは利用する機会が多いアプリケーションのため、本記事はどのような機能が追加されているのかを紹介します。
※本機能を利用するためには「Microsoft 365 Copilotのライセンス プラン」が必要です。
※本記事の内容は、2025年4月13日時点の仕様です。
OutlookのCopilot
Outlookで利用可能なCoplilotの機能は以下の通りです。
・メールスレッドの要約
・メール下書き作成
・メール文作成のコーチング
それぞれの機能の詳細を紹介します。
メールスレッドの要約
Outlookの右上に表示されるCopilotのアイコン横にある下矢印をクリックし、要約するをクリックすることで、表示されているメールの要約が作成されます。
テストメールを作成し、実際に要約した結果が以下の通りです。
テストメールのため、いくつか不自然な日本語表現が含まれていますが、全体として矛盾のない要約が作成されました。
実務においては、やり取りが続くとスレッドが非常に長くなる傾向があるため、要点をまとめてキャッチアップする際に役立つ機能だと感じました。
個人的には、一度要約された文章を読むことで概要を把握してから、実際のスレッドから情報を得ることで、内容を理解する時間を短縮できると考えます。
実際に使用したテストメールの本文は以下の通りです。
〇〇 ×× 様
お世話になっております。テンダ太郎です。
プロジェクトの進捗状況と次のステップについての詳細な報告、ありがとうございます。以下に私のフィードバックを記載いたします。
1.開発チームの進捗
新機能の開発が順調に進んでいるとのこと、安心しました。テストフェーズにおけるバグの修正について、具体的な問題点を共有いただけると助かります。これにより、デザインチームとの連携がスムーズになると考えています。
2.デザインチームの提案
ユーザーインターフェースの改善点についての提案を確認しました。いくつかの提案は非常に有益であり、早急に実装を進めるべきだと感じています。具体的な改善点について、詳細な説明をお願いできますでしょうか。
3.マーケティング戦略
マーケティング戦略の策定が進んでいるとのこと、非常に心強いです。ターゲット市場の分析結果について、もう少し具体的なデータを共有いただけると、広告キャンペーンの準備がより効果的になると考えています。
次回の会議についても、出席の確認をいたします。どうぞよろしくお願いいたします。
テンダ太郎
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件名:プロジェクト進捗報告と次のステップについて
テンダ太郎 様
お世話になっております。〇〇 ××です。
フィードバックありがとうございます。以下にご質問への回答を記載いたします。
1.開発チームの進捗
テストフェーズにおける具体的な問題点については、以下の通りです。
バグ1:ユーザーインターフェースの一部が正しく表示されない
バグ2:データベースへのアクセスが遅延する これらの問題点について、現在修正を進めております。
2.デザインチームの提案
ユーザーインターフェースの改善点についての詳細な説明は以下の通りです。
改善点1:ナビゲーションメニューの配置変更
改善点2:カラースキームの調整 これらの改善点について、デザインチームと連携して実装を進めます。
3.マーケティング戦略
ターゲット市場の分析結果について、以下のデータを共有いたします。
市場1:若年層（18-25歳）
市場2:中年層（26-40歳） これらのデータを基に、広告キャンペーンの準備を進めます。
次回の会議についても、出席の確認をいたします。どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇 ××
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件名:プロジェクト進捗報告と次のステップについて
〇〇 ×× 様
お世話になっております。テンダ太郎です。
詳細な回答ありがとうございます。以下に追加のフィードバックを記載いたします。
1.開発チームの進捗
バグの修正について、進捗状況を随時共有いただけると助かります。特にデータベースへのアクセス遅延については、マーケティング戦略にも影響を及ぼす可能性があるため、優先的に対応をお願いしたいです。
2.デザインチームの提案
ナビゲーションメニューの配置変更とカラースキームの調整について、非常に良い提案だと感じています。これらの改善点がユーザーエクスペリエンスに与える影響について、具体的なシミュレーション結果を共有いただけると助かります。
3.マーケティング戦略
ターゲット市場の分析結果について、非常に有益なデータをありがとうございます。広告キャンペーンの準備が進む中で、追加のデータが必要となる場合がありますので、随時ご協力をお願いしたいです。
次回の会議についても、出席の確認をいたします。どうぞよろしくお願いいたします。
テンダ太郎
メール下書き作成
メールを編集している画面でOutlookの右上に表示されるCopilotのアイコン横にある下矢印をクリックし、下書きをクリックします。その後、プロンプトを入力すると返信の下書きが作成されます。
上記のテストメールスレッド内の最新のメールへ返答を作成した結果が以下の通りです。
下書きを生成する際に利用した指示文は以下の通りです。
[文章 #]を元に[指示 #]に従って、メールの返答文章を作成してください。
#指示
・差出人は〇〇です。
・フォーマルな文章にしてください。
[文章 #]
以下の内容のメールをフォーマルな表現で作成して
1. 開発チームの進捗
バグ1: ユーザーインターフェースの一部が正しく表示されない
バグ2: データベースへのアクセスが遅延する
修正状況: バグ1は修正済み、バグ2は現在対応中
2. デザインチームの提案
改善点1: ナビゲーションメニューの配置変更
改善点2: カラースキームの調整
実装状況: 改善点1は完了、改善点2は進行中
3. マーケティング戦略
市場1: 若年層（18-25歳）
市場2: 中年層（26-40歳）
広告キャンペーン: 市場1向けのキャンペーンは開始済み、市場2向けは準備中
会議については4/1 13:00～で調整可能か確認
一部、宛先や差出人の名前の修正や、読みやすさを考慮した改行が必要ですが、メモを基にして細部の修正だけで送ることができる下書きを作成することができました。
下書きを生成後、状況に応じて文体をカジュアルに、反対にフォーマルに変更することも可能です。
生成後の微調整や確認は必要ですが、便利な機能だと思いました。
メール文作成のコーチング
メールを作成した後、Copilotが内容を分析し、修正のアドバイスを行ってくれる機能です。
提示された文章がより良いと思えば、その文章に置き換えることが可能です。
実際にコーチングしてもらった結果が以下の通りです。
閲覧者の感情を分析し、修正案を生成します。
自分で作成したメールを送信する前にCopilotを利用することで、より客観的にチェックすることができます。
まとめ
今回は、Outlookで利用可能なCopilotの機能をご紹介しました。
Copilotの機能が追加されたことにより、毎日の業務であるメール作成が効率化できるようになりました。
多くの方がOutlookを日常的に利用されていると思いますので、ぜひ試してみて下さい。
最後に
テンダでは、「こんなプロジェクトに挑戦したい」「こんなチームで働きたい」「理想のチームを創りたい」と願う仲間を求めています。
カジュアル面談も随時受付中です。ぜひ一度お話ししましょう！