はじめに
社内でナレッジ管理ツールを運用していると、こんなことありませんか？
- この情報、全社員に公開していいの？
- 部署内限定の資料なのに、他部門の人も見えてる…
- 編集できるのは一部の人だけでいいのに、全員が編集可能な状態になってる…
ナレッジって「見せること」も大事ですが、「誰に、どこまで見せるか」も超重要。
こそで役立つのが ONES Wiki の権限設定機能です。
ONES Wikiには大きく「スペース権限」と「ページ制限」の２つの権限制御がありますが、この記事では、「スペース権限」 について紹介します。
そもそも「スペース」って？
ONES Wikiでは、情報を「スペース」という単位で管理します（パソコンのフォルダのイメージ）。
- 部署ごと（例：人事部スペース／営業部スペースなど）
- プロジェクトごと（例：プロジェクトA／プロジェクトB）
- 全社共通ナレッジ用（例：全社マニュアル／FAQ）
スペースはそれ自体が情報の集合体として独立しています。また、スペースごとに情報の構造を分けられるから、整理もしやすいし、チームごとの運用にも向いてます。
スペース権限って何ができるの？
スペース権限を使うと、以下のような細かなアクセス制御ができます。
主な権限レベル
- 閲覧のみ：中身は見れるけど編集NG（例：マニュアル閲覧向け）
- 編集可能：文章や構成を編集OK（例：プロジェクトメンバー向け）
- 管理者 ：設定変更やメンバー管理もできる
権限の割り当て単位
- 個人ユーザー単位（個別に設定）
- グループ単位（部署やプロジェクトチームごとに設定）
- ロール単位（管理者／編集者／閲覧者など）
これにより、「Aさんはこのスペースは編集可」、「Bチームは閲覧だけ」といった精密な管理が可能になります。
UIもシンプルで直感的、チェックボックスで設定できます。
具体的にどんな権限があるの？
- 編集と共有：ページの新規作成・編集・削除・共有、スペーステンプレートの管理ができる
- ファイルのダウンロード：ページ内の添付ファイルをダウンロードできる
- ページのエクスポート：ページ、ページツリーを書き出しができる
- ページ暗号化：スペース内の全てのページを暗号化できる
- スペース アナリティクスの参照：ページとスペースの閲覧ログを参照、書き出しができる（利用状況の分析ができる）
スペース権限の具体的な活用例
ケース①：人事部の給与関連マニュアル
- スペース名：人事部
- 閲覧：人事部メンバーのみ
- 編集：人事部長・担当者のみ
→ 社外秘の情報も限定メンバーだけで安全に管理！
ケース②：プロジェクトAで外部協力会社と連携
- スペース名：プロジェクトA
- 閲覧：社内メンバー + 外部パートナー
- 編集：社内メンバーのみ
→ 安全にナレッジを共有しつつ、責任ある編集体制を構築
ケース③：全社向けマニュアル
- スペース名：社内ナレッジ
- 閲覧：全社員
- 編集：情報システム部・広報部など一部グループ
→ 情報の信頼性を保ちつつ、誰でも参照できる環境を実現
うまく運用するためのコツ
スペース権限を最大限に活かすには、運用ルールの明確化が鍵です。
- スペース設計はシンプルに： 組織構造やプロジェクト単位で分けると管理しやすい
- 権限設計はグループベースで： メンバー変更にも柔軟に対応できます
- 定期的な棚卸し： 年1回はスペースと権限のチェックをすると安心
- 「誰が見ても安心」な状態をデフォルトに： 誤閲覧や誤編集を防止してトラブル回避に
まとめ
ONES Wikiのスペース権限機能を使えば、「見せたい情報を、必要な人に、適切に届ける」 という社内ナレッジ管理がカンタンにできます。
ナレッジ共有とセキュリティのバランス、どっちも大事にしたいなら、まずはスペース権限の活用から始めてみてください！
「安心して共有できるWiki」へ、情報を守りながらナレッジを最大限に活用する。それがONES Wikiの強みです。
スペース権限を活用し、効率的な社内Wiki管理を実現し、ONES Wikiで社内ナレッジ管理を体感してはいかがでしょうか。