追加コスト0円で退職手続きの「メール地獄」を終わらせてみた（Outlook→Forms×Power Automate×Lists）
- 2024年の9月頃に、大した知識もない中で「このままだとまずい」と思って勝手に取り組んだものです
- 今振り返ると現行の最適解とはだいぶ異なる部分もあると思いますが、温かい目で見守っていただけると助かります
- 入社して半年ちょっとで、軽くやってみたという感じですので業務に対しての理解度が低い状態に作成したものになります
この記事は「退職情報の取得における業務効率化」の話です。
E-mail（Outlook）で回していた退職連絡〜承認〜発信を、Forms＋Power Automate＋Listsで「定型化＋記録＋回覧」できる形に寄せました。
※画像は社内情報が入っているため、いったんテキストで極力伝えます。後ほど加工した画像（構成図・フロー図など）を差し替える想定です。
（ここに図を入れる予定：図1「全体アーキテクチャ」／図2「承認フロー分岐」）
今年は余力がないため、来年以降に対応します
背景：Before（当時の課題）
1) Outlook運用だと、漏れる・迷う・追えない
- 宛先誤りが頻繁にあった（旧担当者に届いてしまう現象）
- 社内承認メールが煩雑だった
- 進捗状況を可視化できず、対応漏れも起きていた
2) 決裁者が忙しすぎて、メールが埋もれる
- 決裁者が日に100件以上のメールをやり取りしている事情がある
- 複数回見落とし → 早急に対応しないといけない案件が発生した
- 対応遅れによって部門側に迷惑がかかり、部門の信頼性の低下に繋がっていた
3) 情報が不定形で、初回で必要情報が揃わない
- 欲しい粒度の情報が揃わず、一部の情報しか手に入らない状態だった
- 社会保険関連の手続きに必要な情報は、初回の連絡時点でできるだけ揃えたかった
要件（アーキテクチャ選定の前提）
- 主目的：部署側の負担を極力減らしつつ、必要な情報は適切に提供する
- 弊社はM365基盤で動いている
- 追加コスト0円で行えといわれた
- 各種ツールとの連携性を保持していきたい（将来的にPower BI/AIも）
- 承認フローをかませる必要があった
- 監査に対応できる形で、一定の記録（ログ）を残したかった
- 退職・異動を見越して属人性をある程度排除し、引継ぎを簡易にできる形にする
- PowerAppsは利用できない（諸事情：環境構築やライセンス等の問題から難しい）
- 「担当者が何もしなくても」ではなく、少なくとも “申請受付〜回覧〜記録〜通知” を自動化して手作業を最小化したい
結論：今回の構成（やったこと）
Formsで情報を取得する ＞ Power Automateで自動化する ＞ Listsに記録する ＞ Outlookで通知（メール生成）
（ここに図を入れる予定：図1「全体アーキテクチャ」）
ねらい
- 退職情報を「メール本文」ではなく、定型データとして回収する
- 承認を「個人の受信箱」ではなく、フローで回す
- 進捗を「人の記憶」ではなく、**List（台帳）**で追えるようにする
実装のポイント（社内事情込み）
承認分岐（要件）
- 課長が申請された場合は部長に回覧
- 部長以上から申請がされた場合は人事部長に回覧
- 否認した場合でも記録が残る形にする
（ここに図を入れる予定：図2「承認フロー分岐」）
追加の業務ロジック
-
もしも1カ月以内の退職の場合は、退職者に対して住所の確認の連絡をいれる
- 必要書類の送付先を確認するため
なぜFormsにしたか（採用理由）
- 代理申請が可能
- 事前にわかる範囲の情報を入力の上、渡せるようにできる（入力を定型化できる）
- 導入コストが追加でかからない
- 分岐が用意できる（不要な質問を出さない）
- 見慣れたUI
- Excel出力が可能なので、最悪ローカル保持もできる（冗長性の一部）
- 即時性のある情報をグラフで可視化できる
- 一部入力制限が行える
- 回答可能なユーザーを選択できる（社内限定・特定ユーザーなど）
- 共同編集（複数人でフォームをメンテ）に寄せられる
まとめ（狙いの整理）
- メール運用（宛先誤り・承認の煩雑さ・進捗不透明）を、フォーム起点の定型フローに寄せる
- 定型入力＋承認分岐＋記録（Lists）で、監査対応・引継ぎ・可視化の前提を作る
- “担当者ゼロ運用”は盛りすぎなので、現実的には 手作業を最小化して事故（漏れ・遅延）を潰しにいく
今後の展望
- Teamsのチームを作成 ＞ アダプティブカードの実装 ＞ BIの作成
- 例：簡易的に部署ごとの退職者数の確認、月報系の自動化
- AI対応を一部させる（Copilot Studioのライセンスをどうにかして使いたい）
- 手打ち箇所の部署情報などの固定情報の入力工数削減（DB等と紐づけて自動補完したい）