はじめ

去年から弊社の社員数名で社外勉強会を定期的に運営しておりました
イベント・勉強会に参加することはあっても自分達が企画、運営することが初めてだったため色々苦戦したことも。。。
今回はそれを踏まえて開催に至るあれこれにてついて書いていこうと思います。今後イベントを開催しようとしている方の参考いただけたらと思います

開催前の準備

主に開催する上で検討することを洗い出すと下記は最低限決めなければなりません。

イベントの内容
- 後述します
開催日時(定期的にやるかetc...)
- 参加者を集めるのであれば平日の夜・土日などがメジャーです。自分が立ち上げるイベントと同じようなイベントがないか確認して参加者が集まりそうな状況をしてみることが良いかもしれません
- 定期的に開催する場合、軌道に乗る前でしたら一旦開催してみて時間を動かしてみるのも手かと思います
- その他思ったことについては後述します
開催場所
- イベントの定員によるかと思いますが、オフラインで集めるには場所を確保するのは大変という場合はオンラインで開催するのも良いと思います
- zoom, Google Meet, Discord などはメジャーかと思います
募集プラットフォーム
- connpass など有名かと思います。　募集から参加者の取りまとめなどこちらで管理できるのは楽です
- その他個人的にSNSなどで呼びかけることをしても良いかとは思いますが、参加者の管理は難しいと思うので上で募集ページを作成しつつSNSで呼びかけるなど組み合わせた方が効率的かと思います

イベント運営してみて具体的にここが良かった・こうした方が良かったと思うことを挙げていきます

1. イベント趣旨を決める

立ち上げるイベント内容の本筋は決めましょう。とは言いつつも立ち上げようとした段階である程度決めているかと思います。
募集プラットフォームや参加を促す上で参加者に対して分かりやすく参加してもらえるような内容で用意しましょう

ちなみにこれは私の主観ですが、もくもく会は少し内容を捻らないと参加者は集まりづらいと思います

私たちが立ち上げたイベントは各々持ち寄った勉強道具などを各自勉強するいわゆるもくもく会でした。どの言語、どこの畑のエンジニアの人でも参加することはできると考えました。

しかし万人が参加できるイベントにした上で内容を各自持ちよる場合

「今日はタイミングが悪そうだな」
「今回は見送っても次があるしな」
「ここでしなくても最悪自分で勉強できるしな」

など
参加する理由 < 参加しない理由 = 不参加　の方はいたと思います

参加者を集める・毎回参加してもらうためのイベントを目指すなら万人受けするイベントより
特定の技術を学ぶイベントやここでできない内容のイベント、参加者が全員同じことを学ぶ場の方が参加してもらえるのかなと思いました

2. 早めにイベント日を決める

こちらは早い段階で確定させておいた方が良いでしょう。　
理由は募集期間があるから

特に定期的に開催するイベントでも2回目以降は最悪そのイベント中に「次もありますので参加お願いします」と案内ができます。
特に参加していただいた人ならイベントの雰囲気などで次回もあるから来ようと思たらきていただけますが、初回のイベントはそうもいきません。

ですので極力開催日を決めて早い段階で募集をかけましょう！