はじめに
システムアイ Advent Calendar 2022の記事となります。
参画しているプロジェクトで、Teamsを使用し始めてから暫く経つので、
備忘録を兼ねてTeamsの「チャット」について少しばかり。
「チャネルじゃないのか！」という気持ちもありますが、
Teamsで一番使用しているのが「チャット」機能の為に「チャット」のご紹介をさせていただきたく。
まず簡単に説明させていただくと、
TeamsはMicrosoft365アプリケーションの一部で、
チャット・通話・会議・スケジュール管理…などが出来ます。
以下、Teamsの公式HPのリンク先になります。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/
チャットの作成方法
まずは出だしの一歩。
例えば、
「社外の電話を受け取ったけど、
取次先が今どこにいるのか皆目見当もつかない…！」
「〇〇さんとちょ～っとだけ相談したい…」
という時などにチャットをちょちょいと立ち上げて使うと便利だと思います。
チャットの立ち上げ方は以下になります。
- アプリ立ち上げ後に左上の「チャット」を選択。
- 右側にあるアイコンを選択。
- 話かけたい人を選択。 (あるいはお名前を入力して検索！)
手順としてはこれだけです。
複数人と会話したい場合は、3.の手順で複数人を選択すればよいです。
チャットでのメッセ―ジ投下
Teamsの投稿操作に通じるところで、
一目瞭然感はありますが、コードスニペット・リンク引用含めて大体出来ます。
当然文字色・ハイライトも変更出来ますが、
アプリの設定で背景色をダークにしている場合は、
文字色・ハイライト次第で完全に背景と同化してしまう…そんな可能性があります。
他ユーザの発言で「一部が不自然に消えている…」と思ったら、
その部分だけカーソルでなぞってみましょう。
隠されたメッセージが浮き上がってくるかもしれません。
↓↓
˖♬೨̣̥◡̈⋆˖♬೨̣̥◡̈こんな風に！！˖♬೨̣̥◡̈⋆˖♬೨̣̥◡̈
共有ファイル
もちろんTeamsのチャットでもファイルの共有は可能です。
先ずは、ファイルのアクセス権のお話になります。
- Teamsにはチーム・チャットで、メンバーとファイルを共有出来る機能があるのですが、
ファイル共有時点以降に参加したメンバーは見られない模様…。
必要な情報は予めPUして、追加メンバーが現れた際には挨拶とともに
共有ファイルの再掲をしましょう。
(追加メンバーが見られる方法が再掲以外にあれば、是非ご教授ください汗)
次に、普段使いのファイルの明確化になります。
- 共有ファイルの追加が嵩むと当然、良く使用するファイルは見つけづらくなります。
「投稿日でソート…」とかはあんまりしたくないですよね。
そこで使えるのが、「タブ追加」。
重要なExcel資料なんかを追加してしまえば、
チャット名称の隣にわかりやすく表示されるので、探す手間も省けます。
共有したファイルについては、スマホでも閲覧は可能のようです。
(編集は流石にExcelアプリのインストールが必要のようですが…)
TeamsにUPした共有ファイルは、複数ユーザでの同時入力操作が可能です。
BOXのExcel Onlineと同じような操作感ですね。
共有ファイルの開き方は３種類あります。
- デスクトップで開く
- ブラウザで開く(規定値)
- Teamsで開く
何もしなければ規定値で開かれます。(タブに追加したファイルについてはTeamsで開かれます)
なんとな～く普段のExcelより小さい画面サイズになってしまうので、
開く際には「デスクトップで開く」を選択するのが一番良さそうです。
チャットを使う上での注意点
- メッセージの保存
話しかけたい人を選択して、気軽に話せるので、ついつい色んな人と共有しがちなチャット。
(会話を他の人に見られないところもイイ点ですね)
誰とどんな会話したのかも他のコミュニケーションツールよろしく
後続の会話によって流されてしまいます。
私の使用しているチャットは一部で20名超えているチャットがあるので、
チャットに大事な連絡事項を流されてもついつい見落としてしまう…なんてこともあります。
連絡事項のあとに長文チャット連投があると特にあっという間ですね。
大事な連絡事項、後で見ようと思っても流されてしまっては探すのも一苦労です。
そこで、「メッセージの保存」が役に立ちます。
手順は以下になります。
- 残しておきたい投稿に対して右クリック。
- 一覧から【このメッセージを保存する】を選択する。
- 画面右端の自分のアイコンを右クリック。
- アイコンの下にある、【保存済み】を選択する。
これで、自分が保存した、大事な投稿を簡単に確認することができます。
チャネル・チームで発信された大事なメッセージは保存して管理しましょう。
-
メンション
Teamsには、特定の相手に向けて通知を送ることができる機能「メンション」があります。
これはチャネルに限らず、チャットでも使用することが可能です。
メッセージに「@」と入力することで指定する相手の候補が表示されます。
候補が多い場合は、苗字の頭を指定すれば絞り込むことが可能です。
チャットにいないメンバーは指定出来ないので、相手がいるチャットでメッセージを送りましょう。
チーム・チャネル・チャットでメンバー全員に呼びかける方法は以下になります。- チーム
- 「＠team」、「＠〇〇〇(チーム名)」、「＠チーム」
- チャネル
- 「＠channel」、「＠△△△(チャネル名)」、「＠チャネル」
- チャット
- 1人ずつ指定する
＠○○ ＠×× ＠△△…
なぜ、チャットだけ全体通知出来るメンションがないのか？？
4人くらいならイイですが、10人位になるとちょっと面倒ですよね。
そういう時はメッセージの左下にある「！」から「重要」を選択して送信してしまえば
チャット内メンバー全員が通知を受け取るので、気づきやすくなると思います。
いつかチャットにも全体メンションが出来るようになる日が来るでしょうか…。
- 1人ずつ指定する
- チーム
さいごに
いかがだったでしょうか。
Teamsのチャット機能について、一部ご紹介させていただきましたが、
Teamsでは会議・電話含めて沢山の便利機能があります。
ここではご紹介できませんでしたが、
同じMicrosoft365アプリを使用することで
同じ内容のメッセージをチャットに投下したり(Power AutoMate)、
フリーアドレス環境での座席管理などすることが可能です。
Teamsの無限の可能性(？)の末端程度のご紹介になってしまいましたが、
もしも初めてTeamsを使うことになった！と言うときに記憶の片隅でお役に立てたら幸いです。