Excel で文章を書く際に注意すること
Excel で仕様書をあちこちの会社で書いてきましたがどこの会社でもあまりメンテ性に考慮した使い方をしているところが少ないのが現状です。
Excel で文章および仕様書を書く際になるべく、あとあとメンテ性が失われないようにしたいものです。
文章を長くかかない
Excel方眼紙反対派がよく言うことの１つに「改行がめんどう」というのがあります。
そもそも長い文章を書いていることに問題がある可能性があります。
簡潔に書くために、箇条書きなどを用いるのをお勧めです。AND条件やOR条件などで文章が長くなる場合には表を用いて表現しましょう。
セルの連結はなるべく使わない
ヘッダ等では仕方がない部分はありますが、文章を記述する部分でセルの連結をすると著しくメンテ性が失われます。セルの連結はするべきではありません。
値の代入などは表を多用する
代入の記述などは文章を書くより、表を使ったほうがわかりやすいです。
ダメな例
- 名前に"田中一郎"を設定する
- 生年月日に18を設定する
良い例
| No. | 設定先 | 値 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 名前 | "田中一郎" | |
| 2 | 生年月日 | 18 | 文字列に変換後設定 |
この場合でもセルを連結しないようにしましょう。
章番号を使う際にはポイントシステムを使うこと
通常の文章を作成する場合に章立てをキチンと作成できる場合、(1)とか(a)とか(i)とか使うのはいいかと思うのですが、設計書やプログラム仕様書を記述する場合にネストが深くなりやすく、番号が足りなくなる場合があります。
この場合、最初からポイントシステムで、
-
ああああああ
1.1. いいいいいいいい
1.1.1. うううううううう 1.1.1.1. ええええええええ
という風に番号を続けていくほうが便利で楽です。
文章を書く列を固定すること
次章の「インデントをセルでおこなわないこと」にもかかってきますが、文章を記述する列を固定するべきです。
Ａ列、Ｂ列などに固定することにより、エディタなどからのコピーやエディタへのコピーが楽になります。
インデントをセルで行わないこと
方眼紙は否定しませんが、インデントのために安易に方眼紙＋セルによるインデントを使用するとネストが簡単に変えられなくなり、メンテ性が著しく低下します。セルの配置のインデントを使用しましょう。
文章を書く列を固定してインデントを使う利点は以下の通り
- 複数の行のネストを一気に変えることが可能
- セルのどこに文章が書かれているかすぐわかる
- 文章の流用が簡単
RelaxTools Addin の機能を使う
RelaxTools Addin では以下の文書作成機能がありドキュメントの標準化に役立ちます。
- 段落番号を振ったり番号の更新とインデントを同時に行うことができます。 →添付の「section_no.key」を取り込むと F3(発番), F4(削除), F5(更新), TAB(インデント), SHIFT+TAB(逆インデント) にそれぞれ割り当てられます。
- セルを連結しない前提で使用する「方眼紙用かんたん表」で簡単に表が作れます。 →事前に列の文字(No,設定先等)を記述して、表の範囲を指定して実行という手順になります。
- ドキュメントを書く際に重宝する、縦中線、横中線を引く、消去がボタン１つでできます。
- 行の挿入、行の複写、行の削除がボタン１つでできます。任意のショートカットキーに割り当てることも可能です。 →添付の「section_no.key」を取り込むと F6(挿入), F7(複写), F8(削除) にそれぞれ割り当てられます。
仕様書の作成例
リンク先はエクセルファイルです。
https://github.com/RelaxTools/RelaxTools-Addin/blob/master/Section_No_Manual.xlsx?raw=true
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