こんにちは！
最近デジタルツールを学んでいる者です。
前回はシフト表を変換してくれるローカルアプリを作りました。
このアプリは、今まで手書きでちまちま紙にシフトの「苗字」「勤務時間」を書き出していた作業をまとめてExcelの表にしてくれる、というものです。
限定的で簡単なツールではありますが、職場では結構時短につながり、空いた時間で他の仕事ができるようになりました。
他の業務も効率化すべく、今回はずっとアナログで書いていた紙の連絡帳を、連絡アプリにしてみました！
普段から連絡帳を使っているのは、私たちの職場がシフト制で、全員が同じ時間に勤務しているわけではないからです。
それでも、トラブルや共有すべき連絡事項はいつ発生してもおかしくないため、情報を確実に伝達する手段が必要でした。
📌 なぜ自作したのか？
既存のアプリでもよさそうに見えるかもしれませんが、
今回あえて自作した理由は、“現場の実情に即したカスタマイズ”をしたかったからです。そして、現場では各人員分のPCは設置されていないため、どこでも確認することができる社用のスマートフォンを使用する体で作成しています。
【既存のアプリの課題】
・入力項目の柔軟な変更ができない
・現場で必要な「色分け」や「優先度」が表現できない
・使える機能が多いのはうれしいが、人によっては難しい など……
🌟完成したもの
そこで作成したものが、こちらです↓
💡アプリの機能
このアプリには以下の6つの入力欄があります
- 書いた日
- 書いた人
- 内容
- 対応した日
- 対応内容
- 対応者
【流れの一例】
◇ A さんが記入
1.「書いた日」2.「書いた人」3.「内容」に入力すると、"未対応"ページに表示されます。
➡ 色分けによる優先度設定や内容の分類もできます
私の職場では、色ごとに分類することを事前に決めて使用しました。
➡ スマートフォンでの音声入力もできます（キーボードの機能を使用）
時間がない時は音声入力でサッと書きます。
◇ 次に、B さんが対応
4.「対応した日」5.「対応内容」6.「対応者」を記入すると、自動で"対応済み"ページへ移動します。
➡複数名が対応することもあるため、「対応者」欄は自由記入にしています
➡一覧に表示されるときは、新しい連絡事項が上に来るよう設定しています
チーフ（上司）が確認
確認ボタンをONにすると、"チーフ確認済"ページに移動します。
🔧作り方
今回は「Glide」というノーコードツールを使用し、 ChatGPT に教えてもらいつつ、作成しました！
Glide のアカウントを作成してまずは「Basic App」という基本の状態から作っていきます。
Google スプレッドシート連携も検討しましたが、無料で完結したかったため、今回はアプリ内部のデータベースを使用しています。
最初はデフォルトのダミーデータが入っているので、自分のデータに置き換えて（私のもアプリ作成用にダミーで作ってみたものですが）いきます。
🧪まずは使ってもらいました
最初に考えていた機能をつけた試作品➡「チーフ確認ページ」や「色で優先度をつける機能」はまだなかった時のものを、同じ部署にいる同僚と上司、3人の方々に「現場用にカスタマイズした連絡帳アプリです」と伝え、使用していただき、感想を聞きました。
良い点
・やっぱり端末で見ると一目でどこでも確認できるから、いいね
・紙で書くのは時間もかかるし大変だったから楽になった
・端末さえあればコピーしたりファイルに挟めたりしなくていいのが助かる
改善点
・どの系統の内容なのか、一目でわかるといいな
・紙の方だと、チーフの確認印の欄があるから、その機能はあった方がいいかも
✅完成しました
使ってくれた人たちの声を受け、改良しました！
① 4色から選んで項目の頭につけることができるようにした点
②「チーフ確認済」ページを作ることで、責任者の目を通すことができるようにした点
を大きく訂正しました。
もう一度、同じ方々に使用していただき、「これなら今使用している連絡帳と同じように使えるね」との感想をいただくことができました。
また一つ、現場でも使えるようなものが作れてうれしいです。
改めて、動画での紹介です！
📝まだまだ改善していきたい課題はたくさん
このアプリを使うことで、
「紙の記録が探しにくい」「共有漏れがある」「責任の所在が不明」
といった問題の解決に少しでも近づけたのではと感じています。
今後、このような仕組みを活用することで、
同じようなトラブルやヒューマンエラーを未然に防ぐ仕組みが作れるといいなと思っています！
このアプリの情報をつかって今後に役立てることができれば（もちろん内容にもよりますが）、同じようなトラブル等が起こった際、事前に対策を立てることができるかもしれません。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！