AIエージェント導入前に業務フロー図をYAMLとGASで点検する

AIエージェントや自動返信を入れる前に、まず業務フローを「人間が確認できる設定」として残すための実装メモです。

ここでは、問い合わせ対応を例にして、YAMLでフロー定義を書き、Googleスプレッドシートで運用し、Google Apps Scriptで不足や危険な自動化範囲を点検します。

作るもの

次の3つを作ります。

作るもの	目的
workflow.yml	業務ステップ、人間確認、AI利用可否を定義する
Workflow シート	現場で確認できる一覧にする
GASチェック	承認者なし、例外条件なし、AI任せにしすぎた行を検出する

この記事で扱うのは、AI APIの呼び出しではありません。

AIに何を任せるかを決める前に、どの業務ステップで止めるか、誰が確認するか、どの情報をAIに渡さないかを固定するための下準備です。

workflow.yml

まず、業務フローをYAMLで定義します。

version: 1
workflow_name: inquiry_reply_before_agent

steps:
  - step_id: intake
    name: 問い合わせ受付
    owner: cs
    ai_allowed: false
    human_review_required: true
    review_owner: cs_lead
    input_data:
      - channel
      - inquiry_summary
      - customer_type
    blocked_data:
      - raw_email_body
      - phone_number
      - contract_file

  - step_id: classify
    name: 問い合わせ分類
    owner: cs
    ai_allowed: true
    human_review_required: true
    review_owner: cs_lead
    allowed_ai_input:
      - masked_summary
      - category_candidates
    exception_when:
      - includes_personal_data
      - includes_price_or_contract
      - complaint_or_legal_risk

  - step_id: draft_reply
    name: 返信下書き
    owner: cs
    ai_allowed: true
    human_review_required: true
    review_owner: business_owner
    allowed_ai_input:
      - masked_summary
      - public_faq
      - service_scope
    exception_when:
      - customer_visible_output
      - claim_about_result
      - refund_or_contract

  - step_id: send
    name: 送信
    owner: cs
    ai_allowed: false
    human_review_required: true
    review_owner: business_owner
    exception_when:
      - always

ポイントは、ai_allowed と human_review_required を別の項目にすることです。

AIを使ってよいステップでも、外部送信や契約に触れる内容は人間確認を残します。

Workflowシート

スプレッドシート側では、次の列を用意します。

step_id
name
owner
ai_allowed
human_review_required
review_owner
allowed_ai_input
blocked_data
exception_when
status
note

YAMLをそのまま読む実装にしてもよいですが、最初は手入力で十分です。

重要なのは、AIエージェントを作る前に、業務ステップごとの確認ルールを1枚の表で見られることです。

GASで危険な行を検出する

次のGASは、Workflow シートを読み、最低限のルール違反を検出します。

const SHEET_NAME = 'Workflow';

function checkWorkflowMap() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(SHEET_NAME);
  if (!sheet) throw new Error(`missing sheet: ${SHEET_NAME}`);

  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values.shift();
  const rows = values.map((row, index) => toRecord(headers, row, index + 2));

  const errors = [];

  for (const row of rows) {
    if (!row.step_id) errors.push(`${row.rowNumber}: step_id is required`);
    if (!row.owner) errors.push(`${row.rowNumber}: owner is required`);

    const aiAllowed = String(row.ai_allowed).toLowerCase() === 'true';
    const reviewRequired = String(row.human_review_required).toLowerCase() === 'true';

    if (aiAllowed && !row.allowed_ai_input) {
      errors.push(`${row.rowNumber}: ai_allowed=true requires allowed_ai_input`);
    }

    if (reviewRequired && !row.review_owner) {
      errors.push(`${row.rowNumber}: human_review_required=true requires review_owner`);
    }

    if (aiAllowed && !row.exception_when) {
      errors.push(`${row.rowNumber}: ai_allowed=true requires exception_when`);
    }

    if (String(row.name).match(/送信|公開|契約|返金/) && aiAllowed) {
      errors.push(`${row.rowNumber}: customer-visible or contract step must not be ai_allowed`);
    }
  }

  const resultSheet = getOrCreateSheet_('WorkflowCheck');
  resultSheet.clear();
  resultSheet.getRange(1, 1, 1, 2).setValues([['status', 'message']]);

  if (errors.length === 0) {
    resultSheet.getRange(2, 1, 1, 2).setValues([['green', 'workflow check passed']]);
    return;
  }

  resultSheet.getRange(2, 1, errors.length, 2).setValues(
    errors.map((message) => ['red', message])
  );
}

function toRecord(headers, row, rowNumber) {
  return headers.reduce((record, header, index) => {
    record[String(header).trim()] = row[index];
    record.rowNumber = rowNumber;
    return record;
  }, {});
}

function getOrCreateSheet_(name) {
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  return ss.getSheetByName(name) || ss.insertSheet(name);
}

このチェックは完璧な監査ではありません。

ただ、AIエージェント導入前の「危ない見落とし」を早めに見つけるには十分です。

検出したい状態

最初に検出したいのは、次の状態です。

状態	なぜ危ないか
ai_allowed=true なのに allowed_ai_input が空	AIへ渡す情報の境界がない
human_review_required=true なのに review_owner が空	誰が止めるか分からない
exception_when が空	例外ケースで止められない
送信、公開、契約、返金ステップが ai_allowed=true	外部影響がある判断までAI任せになる
blocked_data が空	渡してはいけない情報を決めていない

AIエージェントを作る時は、うまく動く通常ケースに目が向きます。

しかし実務で止まりやすいのは、例外ケース、情報不足、人間確認、送信前確認です。

シートにメニューを追加する

運用担当者が実行しやすいよう、メニューを追加します。

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('AI運用チェック')
    .addItem('業務フローを点検', 'checkWorkflowMap')
    .addToUi();
}

これで、スプレッドシートのメニューからチェックを実行できます。

判断ログへつなげる

チェックで赤になった行は、ただ直して終わりにしない方がよいです。

次の列を持つ DecisionLog シートへ残します。

decision_id
checked_at
step_id
issue_type
decision
reason
owner
next_action

例です。

decision_id,checked_at,step_id,issue_type,decision,reason,owner,next_action
DEC-20260704-001,2026-07-04,draft_reply,missing_exception,hold,返金相談を例外に入れていなかった,cs_lead,exception_whenにrefund_or_contractを追加
DEC-20260704-002,2026-07-04,send,ai_allowed_customer_visible,reject,送信は人間確認を必須にする,business_owner,ai_allowedをfalseに変更

AIエージェント導入の準備では、設定ファイルそのものより、なぜそのルールにしたかを残すことが大切です。

後から担当者が変わっても、判断理由を追えるからです。

AIに任せない範囲

この構成では、次の作業はAIに任せません。

• 顧客への最終送信
• 契約、返金、請求、法務に近い判断
• 個人情報を含む原文の扱い
• 公開前の成果保証表現の判断
• 例外ケースの最終承認

AIは、分類候補、要約、FAQ候補、返信下書きのたたき台に使います。

最終判断と外部送信は、人間が確認する前提にします。

まとめ

AIエージェントを作る前に、業務フローを設定として見える化しておくと、実装後の事故を減らせます。

• ステップごとに ai_allowed を決める
• 人間確認が必要なステップに review_owner を置く
• 例外条件を exception_when に固定する
• GASで危険な行を検出する
• 判断ログに「なぜ止めたか」を残す

Miraigentでは、AI導入相談でも、ツール選定より先に業務フロー、人間確認、送ってはいけない情報、判断ログの有無を確認します。