AI導入の変更を社内へ知らせる前に確認する6項目をGASで管理する

AI導入の対象業務や確認ルールを変えた後、チャットだけで社内へ知らせていないでしょうか。

変更の影響範囲、正本、確認者、例外、手動の戻し先、更新日が揃わないまま案内すると、古い手順と新しい手順が同時に使われます。この記事では、GoogleスプレッドシートとGASで、変更を社内へ配る前の確認を記録する最小構成を作ります。

扱うのは通知の準備と記録です。GASからメールやチャットを自動送信したり、AIに承認させたりはしません。

作るもの

AI_CHANGE_NOTICES シートに、変更一件を次の6項目で登録します。

change_id,summary,scope,source_of_truth,reviewer,exception_route,rollback,updated_at,status

• scope: 対象業務・対象者・対象外
• source_of_truth: 最新の手順やFAQのURL・文書名
• reviewer: 通知前に確認する担当者
• exception_route: 境界・停止時に戻す先
• rollback: 旧手順へ戻す条件と方法
• updated_at: 正本を更新した日時

status は DRAFT、REVIEW、READY、HOLD の4値だけにします。READY は通知を送ってよいという意味ではなく、6項目を確認できた状態です。

変更通知で先に揃える6項目

項目	確認すること	未確定なら
影響範囲	誰の、どの業務が変わるか	HOLD
入力情報	変更後に扱ってよい情報は何か	HOLD
正本	どの手順・FAQを最新版とするか	HOLD
確認者	通常・境界・停止を誰が見るか	REVIEW
例外	情報不足、権限不足、苦情などの戻し先	HOLD
戻し先	不具合時にどの手動手順へ戻すか	HOLD

入力情報は「AIへ送ってよい情報」だけでなく、変更後に送らない情報も書きます。顧客固有の本文、認証情報、契約や料金に関わる判断を通知文へ貼り付けないでください。

GASで許可値と必須項目を固定する

const CHANGE_NOTICE_CONFIG = Object.freeze({
  sheetName: 'AI_CHANGE_NOTICES',
  statuses: ['DRAFT', 'REVIEW', 'READY', 'HOLD'],
  required: [
    'change_id', 'summary', 'scope', 'source_of_truth',
    'reviewer', 'exception_route', 'rollback', 'updated_at',
  ],
});

function readChangeNotices_() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
    .getSheetByName(CHANGE_NOTICE_CONFIG.sheetName);
  if (!sheet) throw new Error('AI_CHANGE_NOTICES sheet is missing');

  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  if (values.length < 2) return [];
  const headers = values[0].map(String);
  return values.slice(1).map((row, index) => {
    const item = { rowNumber: index + 2 };
    headers.forEach((header, column) => { item[header] = row[column]; });
    return item;
  });
}

function validateChangeNotice_(item) {
  CHANGE_NOTICE_CONFIG.required.forEach((key) => {
    if (!String(item[key] || '').trim()) {
      throw new Error(`${key} is required: ${item.change_id || 'unknown'}`);
    }
  });

  const status = String(item.status || 'DRAFT').toUpperCase();
  if (!CHANGE_NOTICE_CONFIG.statuses.includes(status)) {
    throw new Error(`unsupported status: ${item.change_id}`);
  }
  if (status === 'READY' && !String(item.input_boundary || '').trim()) {
    throw new Error(`input_boundary is required for READY: ${item.change_id}`);
  }
  return { ...item, status };
}

input_boundary はヘッダーへ追加する任意の列です。例として「顧客の個別情報は入力しない」「料金・返金は人間確認へ戻す」といった境界を記録します。正規表現や必須チェックは入力漏れを減らす補助であり、機密性や権限を証明するものではありません。

通知前に3状態を判定する

function classifyNotice_(item) {
  const text = [item.scope, item.source_of_truth, item.reviewer,
    item.exception_route, item.rollback, item.input_boundary]
    .map((value) => String(value || '').trim());

  if (text.some((value) => value === '')) return 'HOLD';
  if (String(item.status).toUpperCase() === 'READY') return 'READY';
  return 'REVIEW';
}

function validateAllChangeNotices() {
  const items = readChangeNotices_();
  const result = items.map((item) => {
    try {
      const valid = validateChangeNotice_(item);
      return [valid.change_id, classifyNotice_(valid), 'OK'];
    } catch (error) {
      return [item.change_id || '', 'HOLD', error.message];
    }
  });
  Logger.log(JSON.stringify(result));
  return result;
}

通常の変更でも、通知文の配信自体は別の人間確認にします。境界や停止の変更を READY として扱う場合は、承認者と戻し先を正本側にも残してください。

通知文に入れる情報を分ける

社内通知は、次の順番にすると古い案内との混在を減らせます。

1. 何が変わったか（変更前・変更後）
2. いつから、誰に影響するか
3. 最新の正本はどこか
4. 通常時の進め方
5. 例外・停止時に誰へ戻すか
6. 旧手順を使ってよい期間と、使ってはいけない条件

通知へ貼るのは判断に必要な要約だけにし、顧客本文や内部の認証情報を転記しません。正本が更新されていない場合は通知を保留します。

公開・反映前チェックリスト

• 影響範囲と対象外が一文で分かる
• 送ってよい情報と送らない情報が分かれている
• 最新の正本と更新日がある
• 通常・境界・停止の確認者が決まっている
• 例外時の戻し先と手動復旧がある
• 旧手順を無効にする条件を決めた
• 通知文に顧客固有情報、認証情報、未確認の約束がない
• READY 判定後も人間が通知内容を確認する

まとめ

AI導入の変更を知らせるときは、通知の文章を先に磨くより、次の6項目を正本へ揃えます。

1. 影響範囲
2. 入力情報の境界
3. 正本
4. 確認者
5. 例外時の戻し先
6. 手動復旧と更新日

GASは入力漏れや許可値の揺れを検出する補助に使い、公開・通知・顧客への約束を自動承認させないことが重要です。Miraigentでは、AIを導入する前後に「何を変えたか」だけでなく、「古い判断へ戻らないための場所」を一緒に記録します。