【Teams】更新アプリ (Updates) について
2022/06 に Teams に追加された、更新アプリ (Updates) についてまとめました。
機能や操作方法、画面が変更になる可能性があります
概要
直訳すると ”更新” というアプリですが、定期的にユーザー (提出者) から最新の状況を報告してもらい、管理するユーザー (閲覧者) が提出者の入力した更新情報を確認するアプリです。
Teams で従業員の更新情報を簡単に送信、作成、レビューできます
Microsoft Teams の Updates は、仕事の流れの中でユーザーがすべての更新を作成、送信、確認できるようにして、時間とエネルギーを節約するアプリです。再帰的に行われる定期的なプロセスでも、または任意のタイミングで必要になる可能性のある一時的な更新の場合でも、Updates を使用すると、これらすべてを 1 か所で簡単に管理できます。
必要なアクセス許可とライセンス
更新プログラムを展開するには、次の項目のアクセス許可が必要です。
- Microsoft Dataverse データベースを作成する権限。
- Power Automate のアカウント。
- ターゲット環境の管理者ロール。
- Power Automate、Office 365、または Dynamics 365 のライセンス。
- ユーザーが新しいテンプレートを設定するには、Microsoft Forms のライセンスが必要です。
テンプレートの作成
"更新テンプレート" を作成する手順です。
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アプリの右上隅にある [テンプレートの作成と管理] を選択します。
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右上隅にある [+ 新しいテンプレート ] を選択します。
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テンプレート のいずれかを選択するか、Blank から開始 を選択します。 テンプレートを選択した場合は、内容を確認し、[このテンプレートの選択] を選択します。※ここでは『Weekly update』のテンプレートを使用して "更新テンプレート" を作成します。
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基本設定 で "更新テンプレート" の [名前] と [説明] を構成し、[次へ] を選択します。
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フォームデザイン でテンプレートに質問を調整または追加し、[次へ] を選択します。
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更新情報を入力して提出するユーザーを [提出者] として割り当てます。 提出者の入力した更新情報を確認するユーザーを [閲覧者] として割り当てます。 提出者がファイルを添付する必要があるかどうかを決定し、[詳細設定] を選択して、[繰り返し] と [期限日の選択] を設定します。
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[公開] を選択します。
作成した "更新テンプレート" は、提出者 に指定されたユーザーの [送信] タブに表示されます。
- 期限日 を指定して更新を作成すると、[スケジュール済み] に表示されます。
- 期限がなく、いつでも完了できる場合は、[重要] の下に表示されます。
閲覧者 に指定されている場合は、[レビュー] タブに表示されます。
- 期限日 を指定して更新を作成すると、[スケジュール済み] に表示されます。
- 期限がなく、いつでも完了できる場合は、[重要] の下に表示されます。
更新情報を送信する
提出者は、自分に割り当てられた "更新" を入力して送信できます。
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アプリの左上隅にある [送信] タブを選択します。
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[スケジュール済み] または [重要] に割り当てられている "更新" を選択します。
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必須項目を入力し、添付ファイルを追加したら、[送信] を選択 します。
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送信された内容は、[提出内容] に表示されます。
更新情報をレビューする
閲覧者は、進行状況などの統計情報、送信された提出内容の詳細を閲覧できます。
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アプリの左上隅にある [レビュー] タブを選択します。
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詳細を確認したいカードを選択します。
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指定したカードへの送信された提出内容がすべて表示されます。
テンプレートの種類
2023/04/18 追記
Blank から開始する
規制のテンプレート使用せず、設問を自作します。
Daily update (毎日の更新)
Template used to showcase your daily work progress
毎日の作業の進捗状況を示すために使用されるテンプレート
Weekly update (毎週の更新)
Template used to showcase your weekly and upcoming work progress
毎週および今後の作業の進捗状況を示すために使用されるテンプレート
Monthly update (毎月の更新)
Template used to showcase your monthly and upcoming work progress
毎月および今後の作業の進捗状況を示すために使用されるテンプレート
Shift handoff (シフトハンドオフ)
Template used to for relaying information between shifts
シフト間で情報を中継するために使用されるテンプレート
Store opening (開店)
Template for opening the store
開店用テンプレート
Project progress (プロジェクトの進捗状況)
Template for project progress updates
プロジェクトの進捗状況の更新用のテンプレート
Maintenance request (メンテナンス要求)
Template for maintenance or service request
メンテナンスまたはサービスリクエストのテンプレート
Performance review (人事考課)
Template used for evaluating employees work performance
従業員の作業パフォーマンスを評価するために使用されるテンプレート
Incident report (事故報告書)
Template used for capturing facts of workplace incidents
職場の事件の事実をキャプチャするために使用されるテンプレート
Facility inspection (施設検査)
Template used for monitoring equipment, safety measures, and facility inspections
機器の監視、安全対策、施設検査に使用するテンプレート
Waste and sustainability management (廃棄物と持続可能性の管理)
Template used for recording environmental impact and progress
環境への影響と進捗状況を記録するために使用されるテンプレート
管理
2023/10/18 追記
管理タブが増えていました。
新機能
期限切れ
2022/12/16 追記
今までは、送信を忘れるなどして送信していなかった予定が全部表示され、最新の予定を送信する為に最新のものを探さなければならなかったのですが、予定が過ぎたものは『期限切れ』としてまとまるようになりました。地味に便利！
クイック更新を送信する
閲覧者と最新情報を書き込む項目のみのクイック更新が作成出来るように。
送信済の "更新" に対しての反応、編集
2023/10/18 追記
送信済みのした "更新" に対して、『いいね!』やコメントをつけることができるようになっていました。また、送信してしまった後に内容を編集できるようです。
いいね!
コメント
編集
[送信] タブで送信済みの "更新" を選択して『いいね!』の隣りにある [編集] をクリックすると内容を修正して再送信できます。
再送信すると｢(編集済み)｣と表示が更新されています。
チャットの投稿から作成する
2023/10/18 追記
個人、グループのチャットやチームのチャネルへの投稿からも作成できるようになっていました。
手順
メッセージを投稿する入力欄の三点リーダー[…] にある、その他のアプリから更新アプリを選択します。
[フォームの編集] ボタンをクリックすると質問の追加などの変更ができます。
デフォルトでは『週単位の更新情報』のテンプレートが採用されています。
[次の手順] ボタンをクリックすると提出者や周期などの設定画面に遷移します。
[提出者と閲覧者] には既定で『このグループの全員』が指定されており自動でチャット内のメンバーを設定してくれます。
[グループに送信] ボタンをクリックするとフォームが作成され、その内容がチャットに投稿されます。
オプション
- 更新を提出します
- 更新 アプリをもっと使いこなす
- フィードバックの送信
更新を提出します
テンプレートから作成する新しい 更新 や既存のスケジュール済み 更新 を送信できます。
更新 アプリをもっと使いこなす
更新アプリのトップ画面に遷移します。
フィードバックの送信
フィードバック送信画面が表示されます。
参考サイト
- Microsoft Teams でorganizationの更新 アプリを管理する
- 更新プログラムの概要
- Microsoft 365 Teams に更新機能が追加されたようです
- Teams: 更新プログラム アプリ(Updates App) を使うと、チーム内での定期的な情報収集が捗りそう