この記事はMicrosoft 365 Copilotを使えるものの、
普段の仕事のどこで使うかまだ決まっていない方に向けて書いています。
記事中のやり取りとメモは記事用に作ったサンプルです。
その説明、前にもしませんでしたか
同僚からTeamsのチャットで質問が来ます。
〇〇商事さんへの請求書って何か気をつけることありますか？
引継ぎ資料にも手順書にも書いていない話です。
思い出しながら答えているうちに話はあちこちに飛び、気づけば10往復ほどになっていることも。
そして、ふと思います。
この説明、先月も別の人にした気がする！
この記事では、
同じ説明を2回したときに、そのチャットをCopilotで短いメモにして、
チームのチャネルに置いておく方法を紹介します。
やることは3つだけです
- 説明したチャットで、Copilotにメモを作ってもらう
- メモを読み、違うところだけ直す
- チームのチャネルに置く
1. Copilotにメモを作ってもらう
たとえば、こんなやり取りがあったとします。
同僚： 〇〇商事さんへの請求書って何か気をつけることありますか？
自分： あそこは宛名に部署名と担当者名まで入れないと、受付で戻ってくるんです。会社名だけだとダメで。
同僚： え、そうなんですね。
自分： あと、PDFのファイル名も指定があって「請求書_年月_弊社名」の形じゃないと先方のシステムに取り込めないらしいです。
同僚： それはどこかに書いてあります？
自分： たぶんどこにも書いてないです……前に一度戻されて、電話で教えてもらいました。
同僚： ありがとうございます。ちなみに今月中に出せば大丈夫ですか？
自分： いつもは月末でいいんですけど、12月だけは先方の締めが早くて、20日までに着いていないと翌月払いになります。
同僚： 了解です。あ、話変わりますけど、来週の会議室取れました？
自分： 取れました、3階の小会議室です。
同僚： 助かります！ 請求書、宛名から直してみます。
チャットの右上にある［Copilotを開く］を選び、次のように頼みます。
このチャットで私が説明した内容のうち、
次に同じことを聞かれたときに役立つルールや注意点を短いメモにまとめてください。
この件と関係のない話は含めないでください。
チャットに書かれていないことは補わないでください。
2. メモを読み、違うところだけ直す
返ってきたメモのサンプルです。
〇〇商事向け請求書の注意事項
・宛名：会社名だけでなく、部署名・担当者名まで記載する。会社名だけだと受付で戻される。
・PDFファイル名：請求書_年月_弊社名 の形式にする。先方システムへの取り込みのため。
・提出時期：通常は月末。12月のみ20日までに到着していないと翌月払いになる。
これらは、以前請求書を戻された際に電話で教えてもらった内容。チャット上では、文書化されたルールは確認できていない。
自分が説明した内容なので確認に時間はかかりません。
元のチャットと見比べて次の2点だけ確かめます。
- 日付や名前が、自分の説明と合っているか
- チャットで話していないことが書き足されていないか
3. チームのチャネルに置く
Copilotの回答の下にある［コピー］を選び、チームのチャネルに投稿します。
件名を「【共有事項】〇〇商事さんへの請求書」のようにそろえておくとあとで探しやすくなります。
次に同じことを聞かれたら
次に誰かから同じ質問が来たら、「チャネルで『共有事項』と検索してみて」と伝えるか、
その投稿のリンクを送れば済みます。
投稿が少しずつ増えていくとチームでこれまで説明してきたことの一覧になります。
休暇や異動の前に引き継ぎメモを作るときもこれを流用できます。
まとめ
- 同じ説明を2回したら、それを残すきっかけにする
- Copilotでメモにして、元のチャットと見比べてから共有する
- 決まった件名でチャネルに置き、次からはリンクを渡す
立派な手順書を作るところまでは目指しません。また、
複雑なことをCopilotに言う必要もありません。
ちょっとした説明のついでに、一つずつ探せる場所に情報を置いていくだけです。
今後の連載の予定
- 同じ説明を2回したら、メモにして置いておく（本記事）
- 会議の最後に「じゃあ、それで」で決まったことに、理由を1行添えて残す
- チャットで説明した作業の手順を、番号つきの手順にしておく
- 休暇や異動の前に、引き継ぎ資料をすばやく作る
予定は変わることがあります。
補足
TeamsのチャットでCopilotが参照するのは、開いているチャットのやり取りだけです。
特に指定しない場合は直近30日分が対象でチャットで共有された、
画像、ファイル、Loopコンポーネントの中身は要約の対象になりません。
- Copilotの回答は、Copilot Pagesで編集したり、ほかの人と共有する手段もいろいろとあります。ただ、この記事ではチームの誰もが同じ場所から探せる方法で一番簡単な、チャネルに置く方法にしています。
- 表示される名称や使える機能は、ライセンス、組織の設定、提供状況によって異なります。
出典
2026年10月19日に確認したMicrosoftの公式情報に基づきます。
- Teams のチャットとチャネルで Microsoft Copilot を使用する方法（Microsoft Support）
- Microsoft Copilot ページの使用を開始する（Microsoft Support）
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