Googleカレンダーから、名称に特定の文字を含むスケジュールだけをGoogleスプレッドシートに自動転記する

1.目的と課題

• スケジュールの数や人数が多い組織で、
  すべての予定をGoogleカレンダーから取得すると、
  転記先のGoogleスプレッドシートの動作が重くなる

「営業メンバー全員の当日以後30日までの商談スケジュールを、
Googleスプレッドシート（以下スプシ）上で把握したい」
という要望があり、
GASを用いて、Googleカレンダーから
各メンバーのスケジュールを自動取得して、
スプシに転記するようなシステムを作ることになりました。

しかし、筆者の所属先は商談の回数が多く、
またMTGなど商談以外のスケジュールや、スケジュールの取得対象となる人数も多いため、
彼らのすべてのスケジュールを取得・転記した場合、
・GASの実行完了までに時間がかかる
・スプシの動作自体も重くなる
など、業務に支障が出ることが分かりました。

2.改善策

そこで、「スケジュール名が特定の条件を満たした場合のみ（商談のスケジュールのみ）、
自動取得してスプシに転記」というシステムに改良しました。

今回は、取得したスケジュールの先頭1文字が
「◎」の場合のみ取得、という形にしてみました。
（他のスケジュール名と被らなければ、「◎」に限らず任意の文字列で大丈夫です）

3.コード作成

function calendar() {
  const sp = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const startTime = new Date();  //引数省略により現在日付時刻を取得
  const endTime = new Date(Date.parse(startTime) + (30 * 60 * 60 * 24 * 1000));    
　　 // parseで日付を文字列に変換     

  const ash = sp.getSheetByName('スケジュール転記先のシート名');
  const lastRow = ash.getLastRow ();  //シートの最終行取得
  ash.getRange(2,1,lastRow,4).clearContent();  
    //実行前に、A～D列の2行目以降（前回の内容）をクリアして初期化
　　//（1行目は項目名、2行目以降にデータが入っているものと仮定）

  const cal = CalendarApp.getCalendarById('【メールアドレス】'); 
  const event = cal.getEvents(startTime,endTime); 

  let i = 2  //予定転記先シートの行数カウント用の変数
  let j = 0  //カレンダー上のスケジュールの数カウント用の変数
  for (j in event){
    if (event[j].getTitle().substring(0, 1) == "◎"){
      //スケジュール名の先頭1文字が「◎」の場合のみ取得
      ash.getRange(i,1).setValue(event[j].getTitle());         　　　//A列：イベントタイトル
      ash.getRange(i,2).setValue(event[j].getStartTime());     　　　//B列：イベント開始時刻　　
      ash.getRange(i,3).setValue(event[j].getEndTime());       　　　//C列：イベント終了時刻
      ash.getRange(i,4).setValue("=round((rc[-1]-rc[-2])*24)");　　　//D列：所要時間
      i += 1
    }else{  //スケジュール名が条件を満たさない場合、何もせず次の繰り返し処理へ
    }
  }
}

if (event[j].getTitle().substring(0, 1) == "◎"){
substringメソッドを使用して、「一番左から数えて1文字目」を取得し、
「◎」である場合のみ、スケジュールを取得して各要素をA～D列に記載、という内容にしています。

4.ルールの周知徹底

今回はコード作成自体は簡単なものでしたが、
むしろ、多忙な営業メンバーに忘れずにスケジュール名の先頭を「◎」にしてもらう、
ルールを徹底してもらうためにはどうするか、という点の方がポイントになるように思います。

筆者の場合は、
・予定を取得・表示したスプシを営業メンバー自身が閲覧する場合、
　見出しなど目立つ箇所に、Googleカレンダー上でのスケジュール作成の際のルールを記載する
・GASを用いて上記スプシを検索し、1週間（5営業日）以内に「◎」のある予定が一切入っていない
　営業メンバーに対して、Slack等に自動でメッセージを投稿して警告する
等の対策を実践しています。