こんにちは。某小売業で冷凍バイヤーをしています、デジタル奮闘中の「k-ji」です。
「めんどくさいけど、使わないと支障をきたすから使っているツール」ってないですか？
今回は職場で聞いた困りごとをPowerAutomate Desktop(以下PAD)で改善できた話です。
お困りごと 💦 A2ネットが使いにくい。
社内にはコミュニケーションツールとして、情報のやり取りの方法が２つあります。
具体的には①「メール」と ②A2ネットワーク株式会社（A2network）の
「モバイルWiFiサービス『スカイベリーⓇ』」の両方で情報を扱っています。
(以下A2ネット)
バイヤーから店舗への連絡はA2ネットで、緊急時や重要連絡のみメールを使っています。
メールはデスクトップから直接開けますが、A2ネットは社内認証の入力と選択など
使用するまでに手数がかかるので、連絡事項のチェックに手間がかかります。
▼情報確認するだけ。どんだけ手間やね～ん！ ※手間ひま フロー図
実施したこと🚀
PADを活用し、ログインまでに時間のかかる作業を自動化しました。
A２ネットの弱点＝ログインまでに手数が多い8工程＝40秒を
ボタン一つの1工程で画面までたどり着く＝12秒 に大きく簡便時短作業にできた😀
🔑取り組んだ背景
店舗とバイヤーの間をフォローするスーパーバイザー(以後SV) からの依頼です。
SVは社内外との連絡も多くあるのでメールもA2ネットも両方を確認する必要があるので
操作性の悪さを何とかできないか、とのご依頼を受けて取り組みをしました。
今回の取組にあたっては店舗担当者からの不満も多かった内容でした。
業務の連絡ツールがメール主体からA2ネット主体に切り替わり、
操作性が良くないとの意見が前々からありました。
面倒な作業が多いので私自身もメールを使いたいと思う事の方が多かったです。
🔧使用したツール
PowerAutomate Desktop (PAD)
🚗実走内容
実にシンプルですが、使用頻度の高い業務なので効果は非常に高いと思います。
①実施したフロー(PAD画面)
②使用したアクション (フロー番号記載)
③使用感と感想
お題をいただいたSVとその他2人のバイヤーにも使ってもらいました。
🙆♂️評価できる点：
①ログイン以降も部署名の選択画面まで終えているのですぐに使える。
②短縮した時間以上に工程数が減ったことが心理的に楽になっている。
③発信する側も発信時以外開けることが無かったが、簡単に開くので他のバイヤーの
連絡事項も確認しやすくなった。(発信時以外も見る)
■毎日誰かしら必ず使用するツールなので、全体での時間短縮効果は大きいと思える。
また、操作手数が減れば見る回数を増やせるので、連絡事項の確認漏れが減らせる。
🙋♂️今後の依頼点：
①PADをインストールしていないのでデスクトップで使用できるアプリにしてほしい。
②バイヤーがA2ネットに配信したタイミングを知らせてほしい。
③A2ネットを携帯電話でも見れるようにしてほしい。
🌈最後に
今後の課題として
今回はごくシンプルな内容の取組しかできませんでした。
ですが、単純で誰でも使え、多くの方が毎日何度も使うツールの時短改善ができました。
ボタン一つで働きやすくなると感じてもらえることができたので、効果は高かったです。
その為 否定的な意見はなく今後の発展依頼を受けることもできました。
複雑なモノづくりが全てではなく、ちょっとした事の改善や工夫で
多くの人が高い効果を受けることが出来ることもあるものだ、と改めて気づきました。
今後は周りの困りごとや意見にも目を配りちょっとしたことにも取り組んでいきたいです。