背景と課題
ある中堅部品メーカーで、営業部から製造部・経理部まで、長年にわたって一つのExcelブック（シート数40枚・マクロ数十本）が“業務の核”になっていました。
マクロで「原価＋販売数→利益率」を算出し、手入力で毎月貼付・更新。改修履歴はメールフォルダに散らばり、担当が休むと処理が止まることも。
主な課題としては：
- 属人化
- 担当者しかロジックを理解していないため、引継ぎが困難。
- バージョン混在・ファイル複製
- Final\_v2.xlsx Final\_v3修正済 など複数存在。どれが最新か判断不能。
- 手作業の時間負荷
- 月次報告作成に4〜5時間かかっていた。ミス起因で修正も頻発。
この状態を放置して DX化して！ と指示されても、現場としては どこから手をつければいいか分からない… というのが実感でした。
# 解決策・実施内容
この企業では、以下のステップでExcel業務のDX化を進めました。
ステップ１：現状フローの可視化
Excelファイルの処理ステップを 入力→貼付／マクロ実行→出力報告 に分解。時間と担当を記録。
ステップ２：Excelの役割を再定義
Excelを 出力・報告書作成用ツール に絞り、 貼付・転記・データ集計 は別ツール（RPA／クラウドDB）へ。
ステップ３：マクロ整理と削減
マクロ構造をドキュメント化し、特例処理を整理。必要最小限のマクロコードへリファクタリング。
Sub GenerateMonthlyReport()
Sheets("RawData").Range("A1:Z1000").Copy _
Destination:=Sheets("Summary").Range("A1")
Call CalculateKPIs
End Sub
このコードにコメントを付け、誰でも追える形に変更。
ステップ４：教育・運用ルール整備
誰が触っても分かる仕様 ファイル命名ルール 保存場所統一 を全員に共有。
ステップ５：効果測定と改善
報告作成時間、ミス数、ファイル破損件数を毎月追跡。
# 効果と成果
実施から3ヶ月で、次のような成果が出ました：
月次報告作成時間が 約5時間→2時間 に削減。
担当変更時の引継ぎ時間が大幅に短縮。
バージョン不明のファイルが減り、どれが最新版？ の問いがほぼ消滅。
現場から 分析の時間が少し増えた という声が出始めました。
さらに、この成功をきっかけに、他部門（購買・在庫管理）でも同様の手法を横展開する動きが生まれました。
# 教訓と注意点
このケースから得た教訓は以下です：
主張：Excelをすべて捨てる必要はない。むしろ、Excelの役割を見直すことが鍵。
理由：現場にはExcelに蓄積されたノウハウと慣れがあるため。急激な移行は抵抗を生む。
具体例：この企業でも、Excelを完全に廃止するのではなく、報告用に残すことで現場の安心感を維持しながら改善できました。
ただし、次の点には注意が必要：
特例・例外処理の把握を怠ると自動化失敗のリスクあり。
初期マクロをそのまま持ち込むと 動かない 壊れる の危険あり。
チーム全員の理解と運用ルール整備がないと、改善が定着しない。
# まとめ
Excel業務のDX化は、どこを変えるか 何を残すか の見極めが大切です。
このケースでは、Excelを報告用ツール に位置付け直し、入力・集計を別仕組みに移すことで、効率化と安定化の両立を実現できました。
もしあなたの職場にも 神エクセル が眠っていたら、まずは このExcel、どれが最新？誰がどう直してる？ という問いから始めてみることをおすすめします。