はじめに

プロジェクトマネジメントは大変だ！プロマネにはなりたくない！　よくある話ですよね。確かに大変になる要因が山ほどあります。中でも大変なのが「関係者に動いてもらう」お仕事ではないでしょうか。

プロマネは、プロジェクトの状況に応じてお客様を説得する必要があります。またメンバーに想定外の仕事を依頼しなければなりません。場合によっては上司にメンバーの追加を要求しなければなりません。

プロマネはストレスを抱えながらがんばりますが人が相手のお仕事なので思った通りに出来ません。無理やり進めると人間関係が悪くなったりします。そのためプロジェクトマネジメントは大変だ！プロマネにはなりたくない！という人が多いのではないかと思います。

関係者に動いてもらうために

お客様もメンバーも上司も納得しなければ動いてくれません。何らかのお願いをしたときに「なぜ？」と聞かれる場合は納得感が無いためです。納得を得るためには理由が必要です。また理由を裏付けるためのデータが求められます。

データには定量データと定性データがあります。これらのデータを常に最新化し、プロジェクトの開始から関係者全員に周知し続ける事が重要です。なぜなら、ある日突然出てきたデータには信憑性が無いからです。そのため日頃から以下のようなデータを準備しておき、関係者と会話する際、すぐに取り出せるようにしておきます。

データの種類	常に利用するデータの例	補足
定量データ	作業量、進捗率、予実差、残作業量、レビュー密度、バグ発生率など	プロジェクトの計画とメンバーの実績報告に基づく
定性データ	プロジェクトルール、スコープ、WBS、役割分担、計画変更の経緯、リスクなど	プロジェクトの計画と変更の記録、発見したリスクの記録に基づく

データの最新化と関係者への周知

とはいえ、これらをキチンとやろうとすると時間がいくらあっても足りません。関係者が100人を超える規模になると、データの収集、集計、分析だけで疲れてしまいます。特に定量データを扱う作業は機械的でボリュームが多いため、人手で行うとプロマネやメンバーがヘトヘトになってしまいます。

機械的でボリュームの多い作業は自動化するのが定石です。うまくツールを活用すれば、機械的な作業から開放され、人間的な仕事（物事の判断や創造）に集中できるようになります。以下は従来のやり方とツールを活用したやり方の比較です。

No.	作業	従来のやりかた	ツールを活用したやり方
1	データの収集、集計、分析	定例会の前夜にExcel、メール等のデータから管理資料を最新化（徹夜）	データ収集の省力化、集計、分析の自動化
2	データの分析	疲れて出来ない → 問題が顕在化するまで気がつかない	毎日ツールを使って分析を行い問題を早期発見 → No.4へ
3	関係者への周知	週1回（エンドレス定例会、終電逃す）	毎日（10分くらい）
4	関係者に動いてもらう事態発生	No.1から再起動（徹夜）	ツールを使ってデータを示しながら関係者に動いてほしい内容を説明

関係者に動いてもらう頻度を上げる

従来のやり方では、問題が大きくなって誰にも動いてもらえないような事態が発生する恐れがあります。こうなると、どんなにデータを集めても無意味です。

ツールをうまく活用すると関係者に動いてもらう事態が早い段階で見つかります。つまり先手を打つことができるのです。これが出来るようになると関係者に動いてもらいやすい状況を作り出すことが出来ます。

比較項目	従来のやりかた（後手）	ツールを活用したやり方（先手）
契機	問題が大きくなって、誰にも動いてもらえない事態になった後	データから積極的に問題の芽を発見し、問題として顕在化する前
頻度	ある日突然	日々
難易度	今さら無理	簡単

ツールを活用したプロジェクトマネジメントの具体例

ツールの選定や使い方は様々な選択肢がありますので、ここでは私が実践したやり方を記載します。目的は関係者に動いてもらいやすいプロジェクトの状況を作り出すことです。組織的にツールを使いこなすには少し時間がかかりますが、メンバー全員で目的を共有しながら続ける事で徐々に効果が現れます。

以降の説明は「プリザンター」という.NETで動くチケット管理ツールの機能を前提に記載します。プリザンターはプロジェクトマネジメント等「マネジメント業務全般」の快適化を目指した汎用ツールです。元々は自分の仕事を楽にするために開発したツールですが、少しでもマネジメントに携わる方々の役に立てればと思いOSSとして公開しています。

プリザンター GitHub
https://github.com/Implem/Implem.Pleasanter

進捗の見える化

納期が定められたプロジェクトにおいて、進捗は最も注目されるデータです。進捗が悪い場合、メンバーに頑張ってもらうのか、要員を追加するのか、納期やスコープを変更するのか判断しなければなりません。