Formsからの質問及び回答をデータとして残す方法

Last updated at 2025-10-09Posted at 2025-10-09

本記事では、 Microsoft Formsで投稿された質問と、その回答内容を SharePointリストに格納する方法をご紹介します。質問と回答をデータセットとして残すメリットとして、例えば社内向けのAIチャットボットの元データとして活用することが可能となります。なお、回答の方法としてメールやTeamsチャット等色々ありますが、今回はPower Appsで回答フォームを用意する形で実装していきます。

1.システムの概要

今回、質問はForms で受け付け、回答はPower Appsから入力し、それらの情報を SharePointに自動で保存するシステムを構築しました。システム全体の流れは下図の通りです。

▼Forms
ユーザーが質問を記入するためのフォームです。

▼Power Apps
回答者が回答を記入するためのフォームです。

▼SharePoint
質問内容と回答内容を保存する役割を持っています。

▼Outlook
回答内容をユーザーに通知するための役割を持っています。

▼Power Automate
Forms、Power Apps、SharePoint、Outlookと連携して図の処理を実行する役割を持っています。
ただし、回答内容をSharePointに保存する処理はPower Appsから行います。

2.事前準備

Power AppsとPower Automateでシステムを構築する前に必要な準備を下記に記載します。

▼Forms
回答の入力フォームをFormsで作成します。例として、今回は下図のような内容で作成しました。

▼SharePointリスト
質問内容及び回答内容を格納するために用意します。

列の設定は下記となります。

列名	列の種類	備考
ID	-	既定列を使用
問合せ者氏名	1行テキスト	-
問合せ者メールアドレス	1行テキスト	-
問合せ内容	複数行テキスト	書式なしテキスト
回答者氏名	1行テキスト	-
回答内容	複数行テキスト	書式なしテキスト
ステータス	数値	-

ステータス列には0か1のいずれかを入力し、それぞれ以下の意味を持たせています。
0：未回答のステータス
1：回答済みのステータス

3.Power Appsアプリの全体像

今回Power Appsで作成するアプリの画面イメージです。計2画面作成します。

・一覧画面
未回答の問合せを一覧表示する画面です。

・回答画面
問合せに対する回答の入力フォームです。

4.Power Appsの設定

Power Appsの設定手順について本章に記載します。

▼Power AppsとSharePointリストのデータ接続
Power AppsとSharePointリストのデータを連携する手順を下記に記載します。

1.画面左側の[データ]タブをクリックし、[データの追加]をクリックします。

2.検索欄に「SharePoint」と入力し、候補に表示されているSharePointのアイコンをクリックします。

3.SharePointのアイコンを再度クリックします。

4.対象のサイトを選択します。

5.事前準備で作成したSharePointリストを選択し、[接続]ボタンをクリックします。

▼一覧画面の作成
1.一覧画面に表示するコントロールを配置します。

No	コントロール名
1	ボタン
2	データテーブル
3	テキストラベル

2.一覧に表示するコントロールの配置場所やサイズを設定します。
配置場所やサイズは任意で設定してください。

3.コントロールの名前を変更します。
※各コントロールの役割が見えやすいようにするために行います。

変更前	変更後
Button1	回答ボタン
DataTable1	問合せ履歴一覧
Label1	タイトルラベル

3の作業が完了後、Power Appsのツリービュー画面は下記のようになっています。

4.配置した各コントロールのプロパティを変更します。

コントロール名	プロパティ	設定値
回答ボタン	Text	"回答"
回答ボタン	OnSelect	Set(FAQnumber,問合せ履歴一覧.Selected);Navigate(回答画面)
問合せ履歴一覧	Items	Filter('ブログ用_問合せ履歴',ステータス = 0)
タイトルラベル	Text	"問合せ回答フォーム"
タイトルラベル	Size	20
タイトルラベル	Fill	RGBA(0, 255, 255, 1)
タイトルラベル	Align	Align.Center

1~4の作業が完了すると下記のような画面イメージとなります。

▼回答画面の作成
1,回答画面に表示するコントロールを配置します。

No	コントロール名
1	ボタン
2	編集フォーム

2,コントロールの名前を変更します。
　※各コントロールの役割が見えやすいようにするために行います。

変更前	変更後
ボタン	送信ボタン
編集フォーム	回答フォーム

2の作業が完了後、Power Appsのツリービュー画面は下記のようになっています。

3,回答フォームに表示するフィールドが以下になるよう、フィールドを追加/削除します。

No	フィールド名
1	問合せ者氏名
2	回答者氏名
3	問合せ者メールアドレス
4	問合せ者内容
5	回答内容

4,画面に表示するコントロールの配置場所やサイズを設定します。
※配置場所やサイズは任意で設定してください。

5.配置した各コントロールのプロパティを変更します。

コントロール名	プロパティ	設定値
送信ボタン	OnSelect	Patch('ブログ用_問合せ履歴',LookUp('ブログ用_問合せ履歴',ID = FAQnumber.ID),{回答者氏名:回答者氏名入力.Text,回答内容:回答入力.Text});Navigate(一覧画面)
送信ボタン	Text	"送信"
回答フォーム	DataSource	'ブログ用_問合せ履歴'
回答フォーム	Item	FAQnumber
問合せ者氏名_DataCard1	DisplayMode	DisplayMode.View
問合せ内容_DataCard1	DisplayMode	DisplayMode.View
問合せ者メールアドレス_DataCard1	DisplayMode	DisplayMode.View

1~5の作業が完了すると下記のような画面イメージとなります。

5.Power Automateの全体像

今回作成するPower Automateフロー(以下フロー)の全体像です。今回フローは2つあり、それぞれ以下の役割を持っています。
フロー1：Formsから送信された質問内容をSharePointに保存する役割
フロー2：Power Appsから送信された回答内容を質問者にメール通知する役割

▼フロー1

フロー1の処理の流れ
1.Formsで質問が送信されたことを検知
2.Formsの記載内容を取得
3.SharePointに1で取得したデータを登録

▼フロー2

フロー2の処理の流れ
1.SharePointでデータが更新されたことを検知
2.質問者にメールを送信
3.SharePointの該当アイテムのステータスを1に更新

6.Power Automateフローの各種設定

フロー1とフロー2の各種設定についてそれぞれ解説します。

▼フロー1
①トリガーの設定
トリガーは[新しい応答が送信されるとき]を選択します。
トリガーを選択するとフォームIDを設定する項目が表示されるのでFormsで作成したフォーム名を指定します。

②応答の詳細を取得する
Formsから送信された内容を取得するために[応答の詳細を取得する]アクションを追加します。
フォームIDの項目には事前準備で作成したフォームを指定し、応答IDの項目には下記画像の赤枠に表示されている[Response Id]を指定します。

③項目の作成
SharePointリストにデータを登録するために[項目の作成]アクションを追加し、以下の設定を行います。

設定値

No	項目	設定値	備考
1	Site Address	リストを作成したサイト
2	List Name	事前準備で作成したリスト
3	問合せ者氏名	<氏名>	動的なコンテンツの「応答の詳細を取得する」から選択
4	問合せ者メールアドレス	<メールアドレス>	動的なコンテンツの「応答の詳細を取得する」から選択
5	問い合わせ内容	<質問内容>	動的なコンテンツの「応答の詳細を取得する
6	ステータス	0

▼フロー2
①トリガーの設定
トリガーは[アイテムが作成または変更されたとき]アクションを選択し、以下の設定を行います。

設定値

No	項目	設定値
1	Site Address	リストを作成したサイト
2	List Name	事前準備で作成したリスト

また、フローの無限ループを回避するために[設定]タブのトリガーの条件に以下の式を記入します。

設定値

No	式	意味	備考
1	@equals(triggerBody()?['Status'],0)	[ステータス]列が0(=未回答)の場合にフローが起動	Statusの部分には[ステータス]列の内部名を記載
2	@not(empty(triggerBody()?['AnsBody']))	[回答内容]列の値が空でない場合にフローが起動	AnsBodyの部分には[回答内容]列の内部名を記載

※今回のような[+追加]ボタンを押して条件式を複数書く場合、条件は「AND」条件となります。
OR条件を行いたい場合、「@or(条件1,条件2)」という形で記述します。

②メールの送信 (V2)
質問者に回答をメールで送信するために[メールの送信 (V2)]アクションを追加し、以下の設定を行います。

設定値

No	項目	設定値	備考
1	To	<問合せ者メールアドレス>
2	Subject	(メール件名を記入)
3	Body	問い合わせ内容<問合せ内容>　回答内容<回答内容>	<問合せ内容>、<回答内容>はどちらも動的なコンテンツの「アイテムが作成または変更されたとき」から選択
4	From(Send as)	(差出人のメールアドレス)	任意のアドレスを記載

③項目の更新
SharePointリストの該当アイテムのステータスを回答済み(=1)に更新するために[項目の更新]アクションを追加し、以下の設定を行います。

設定値

No	項目	設定値	備考
1	サイトのアドレス	リストを作成したサイト
2	リスト名	事前準備で作成したリスト
3	ID	＜ID＞	動的なコンテンツの「アイテムが作成または変更されたとき」から選択
4	ステータス	1