フォトクリエイトカスタマーバリュー開発部デザイングループの@harashima です。
この記事はフォトクリエイト Advent Calendar 2019 の 5日目です。

はじめに

フォトクリエイトではイベントや学校行事で撮影した写真を、インターネットで写真販売しており、私の仕事は主にイベント参加者に配布するチラシや、イベントプログラムに載せる広告のデザインをしています。

デザイングループではタスク管理ツールとしてRedmineを導入していますので、使ってみた感想をまとめました。

メールでの依頼対応の課題

業務で紙媒体のデザイン対応をしていますが、主に営業サイドから依頼をもらい、進行を進めます。
以前はメールのみで依頼を受けていて、何をどのくらいこなしたのかさっぱりわからず、案件数の集計などは過去のメールを検索したりしてかなり大変でした。。。

そこでRedmineだと 「案件の集計もできる！」「ガントチャートでスケジュールの見える化もできる！」 これは良いと聞いてやってみることに。

案件の集計

ガントチャート

導入したメール+Redmine運用時代

その当時、制作・営業サイドにはRedmineの馴染みがなく、メールがRedmineに自動登録される仕組みをエンジニアが開発していました。
メールで依頼することは従来のままそれは維持しつつ、Redmineで裏側処理することで管理できるようになりました。
依頼側はメールだけをみていて、依頼を受けた開発・デザイン側はRedmineのチケットとして進行管理していくスタイルです。

Redmineでは仕事（タスク）をチケットで管理しています。
チケットを作成してもらい、それに返信していくことになりますが、チケットは完了にしないと消えない・・・

営業側から制作依頼（Gmail）
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Redmineでチケット化
　　　　　↓
制作後、営業側に確認連絡（Gmail）
　　　　　↓
営業側から「制作完了」の連絡（Gmail）
　　　　　↓
Redmineでチケット完了

営業側から「制作完了」の連絡（Gmail）をもらわないと、依頼を完了にできないことに今更ながら気が付きました。

結果どうなったか？

制作完了の連絡がいつ来るのかはわからない。
　　　　　↓
そして次の依頼はどんどん来る。
　　　　　↓
実際の作業は完了しているのに、完了連絡がこないので未完了となっているチケットが溜まっていく。
　　　　　↓
月一とかでまとめて消すようになる。
　　　　　↓
チケットを消すのがめんどくさくなる。
　　　　　↓
Redmineを見なくなる。
　　　　　↓
そしてGmailだけの運用に戻る。

Redmineでの運用をやめてGmailだけの運用に戻って暫くしたら、Googleフォームで集計できることを聞き、Googleフォームから依頼をしてもらうようにすることで、案件数の把握は出来るようになりました。

ただ、チケット管理の煩雑さはなくなったものの、依然メールでの運用課題は残ったままでした。

・メールは案件進捗が把握しづらい。
・誰がボールをもっているのか不明になり進行が止まるケースがある。
・案件の履歴が残しにくい。
・メールの宛先に入っていないメンバーは、案件把握ができない。

現在、オンリーRedmine運用開始

その後、紙媒体の制作グループとWEBデザイングループが一緒になりました。
紙媒体とWEBのデザイン連動の動きを強めるためにも、様々なメンバーで案件がみられる状態にする必要性も高まり、デザイングループでもRedmineを使っていたので、そのままRedmineでの運用となります。

以前使ったときは失敗したので、要は自分たちではなく、依頼者（営業側）にチケットを完了にしてもらえばいいってことでRedmine再びとなりました。

うまくいったところ

営業側にもRedmineを導入してもうことでチケット完了の問題は解決でき、Redmineから返信すればよく、案件数の集計などができるようになりました。
なかなかチケットを完了にしてくれない人もいるが、Slackを併用して進捗確認をしてもらっています。

Slackとは？

課題になっているところ

緊急の依頼が多いので、営業側に前もって依頼をチケット化してもらい、ガントチャートとして見える化することで、チーム内MTGで状況確認をおこなうことができるように営業側と調整してみましたが、営業側の繁忙期のためギリギリになってからしか動けず。。。今後の課題です。

最後に

いろいろ運用してみて都度課題はあるが、初めてやるときは失敗することもあります。
何か問題が起きたら自分たちなりに使い方などを考えていけばいいかと。

フォトクリエイトでは自ら考えたり、問題解決に向けて前向きな気持ちで仕事ができる方を採用しております。
少しでもご興味をお持ちいただけたようでしたら、人事部門の担当者 twitter: @tetsunosuke へお知らせください。

明日の記事は @tetsunosukeito さんによる LAPRAS/teratail でレベルアップ！採用担当は候補者に負けないスキルを維持せよです。

Redmineでの運用管理