こんにちは。私は小売業の本社スタッフとして勤務しています。
当社では業務のコミュニケーションツールとして、主にOutlookやTeamsを使用していますが、
特にOutlookは1日100通以上メールがあり、どれを必須で対応すべきものかわからなくなります。
TOに自分が入るものを優先させているのですが、情報共有の意味合いでCCに色んな人を入れる
文化？があります。そこで自分が宛先に入っているメールのみLINEにも送信して、
メールの見落としを防ごうと考えました。
IFTTTを使用すると簡単に作成出来ますので気になる方は是非参考にして下さい。
使用したツール
- Outlook
- IFTTT
- LINENotify(LINEアカウント必要）
作成の流れ
Outlookメールに自分が宛先（To）に入ったメールを受信するとIFTTTに転送→LINEに送信という手順で作成しました。
1.Outlookの設定
IFTTTに転送するためにOutlookの転送設定を行います。
Outlook右上の設定ボタンを押し、出てきた設定メニューのOutlookの全ての設定を表示をクリック
メールのルールから新しいルールを追加をクリック
ルール詳細画面で名称を任意に決め、条件は「自分がTo行にある」を選択。
アクションを追加に「指定のアドレスにリダイレクト」を選択し、
右枠にtrigger@applet.ifttt.comを入力します。（このアドレスがIFTTTのアドレスです）
入力したら保存をクリックしてOutlookの設定は終了です。
2.IFTTTでアプレット作成
IFTTT.comから入りアカウントを作成します。アカウント作成時はGoogleアカウントやTwitterアカウントでログイン出来ますが、アカウントのアドレスに引きずられますので、Outlookを転送する場合はOutlookのメールアドレスでアカウントを作成した方が良いです。
ログイン後に右上の「Create」をクリックします。
If Thisとかかれた箇所をクリックします。こういうアクションが起きればという設定です。
ここでは登録されているメールアドレスからメールを受信すればという設定になります。
検索枠にemailと入力して出てきたEmailをクリックします。
Send IFTTT any email をクリックします。
画面が戻るのでThen Thatをクリックします。メールを受信したらどうするかの設定です。
ここからLINEへの送信設定です。
検索枠にlineと入力します。出てきたLINEをクリックします。
Send messageをクリックします。
詳細画面が開きタイトルなど任意に変更出来ます。Create actionをクリックします。
メールとLINEの設定が完了したのでContinueをクリックします。
Finishをクリックします。
Connectedをクリックして接続したら完了です。
実際に試してみました。
自分宛にテストメールを送信した結果がこちら。
ちゃんと自分宛のメールがLINEに送信されていました。
この後、自分がTOになっていないメールはLINEに送信されない事を確認しました。
【追記】
LINEにメッセージが多数来たので一度接続を切りました。
再度接続し直すとLINEにメッセージが来なくなりました。
Outlookの設定も見直しましたが問題無し。
何度か接続を切る→接続を試しましたがメッセージが連携されなくなりました・・・
まだまだ課題がある様です。
自分の部署の上司に試してもらった感想
良い面
- メールの中に埋もれてしまう自分宛のメールがLINEで届くので見落としを防げると思う。
（別のツールに送信されているので埋もれにくい）
悪い面
- 業務時間外でもLINEで受信してしまうのでオフ・オンの切り分けが難しい。
- TOのメールに絞ってもメールが多いので煩わしい。
- 社内の情報をLINEで簡単に持ち出して良いか判断が難しい。
感想
自分のアカウントで作成してしまうと、休みの日でも業務外の時間でも仕事のLINEを見てしまうので、
オフオンの切替が難しいと感じました。また、情報セキュリティにも課題が残ると思いました。
そもそもメールの件数が多い事が見落としにも繋がるので、メール文化自体を変えないと根本解決にならないと感じました。
最後まで読んでいただきありがとうございました。