超お手軽！Microsoft Lists Formsをご紹介！

Last updated at 2024-12-28Posted at 2024-12-28

はじめに

Microsoft Lists Forms凄いです！
え！？なんの話かって？
もしかして使っていない？！

Microsoft Lists Formsの詳細はコチラ！
2024年3月20日にNew Microsoft Lists forms experienceがアナウンスされ、今やかなり普及している状態かと思っています。

この機能によってMicrosoft Lists(Sharepoint Lists)から直接フォームを作成できるようになっています。

今回取り上げる機能は、Listsのフォームをクリックすると使える機能です。

設定できる内容がMicrosoft Formsとは異なります

Microsoft Lists FormsはMicrosoft Formsに似た機能ですが、別物です。
何度も似たようなワードを書いて混乱しますが、New Microsoft Lists forms experienceとMicrosoft Formsは、

といったそもそものサービスの違いや機能性も異なっています。

例えばMicrosoft Formsで実現できていた

このような機能はNew Microsoft Lists forms experienceでは実現できません。
Copilot活用や回答の分析といった部分はFormsの優位性として存在します。

しかしMicrosoft Lists(Sharepoint Lists)とシームレスに統合されている魅力があります。

例えば今までこのような効率化の仕組みを設けていたとしましょう。

Formsで入力された情報をPower Automateを使ってSharePoint Listsに転記する

Microsoft Lists Formsの場合は、Power Automate不要です。
データソースであるMicrosoft Lists(Sharepoint Lists)とシームレスに統合されているため、項目の変動に対するメンテナンス工数が軽減されます。

改めてサービスの違いを見てみましょう。

Microsoft Forms
- 独立したMicrosoft 365 アプリケーション
- 収集したデータは、Excelに出力、Power Automate を利用してSharePoint Listsへ共有
Microsoft Lists Forms
- Microsoft Lists(Sharepoint Lists)の機能の一部
  - データは直接Formsの作成元に保存される

観点	Microsoft Forms	Microsoft Lists Forms
製品の位置づけ	独立したアプリケーション	`Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) の機能
データ保存先	Microsoft Forms 内	`Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`)
SharePoint Listsへのデータ共有	Power Automate が必要	不要 (`Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) に直接保存)
フォーム作成	Forms のインターフェースから作成	`Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) から作成
カスタマイズ性	豊富 (分岐、セクション、テーマなど)	`Microsoft Lists` (`SharePoint Lists`) の列設定に依存
Power Appsでのカスタマイズ	可能	不可
Power Automateの必要性	SharePoint Lists へのデータ連携時に必要	不要 ※Power Automateは「項目が作成されたとき」をトリガーに実行可能

■ 参考

Microsoft Lists Formsは、Formsと比べると導線コントロール「 (例)特定の回答による質問の分岐」は現在できません。

しかし

上記のメリットがあります。
サポートされる列も幅広く、参照列や添付ファイルといった情報の指定が可能です。
添付ファイル列を使えることは、かなり面白い機能だなと感じます。
機能のアップデートも早く嬉しい限りです。

2024.12.28時点の機能では、リンクを知っている同じ組織のユーザーが回答できます。

リンクを知っていない場合でも回答することができます。
試しにサイトのアクセス権がない架空のメンバー大久保　絵梨さんで検証してみます。

■ コミュニケーションサイトにアクセス権がない Listsの固有のアクセス権なし

■ アクセスすると大久保　絵梨さんの名前が表示されます

そのまま入力すると

SharePoint Listsにデータが登録されます。
システム列である登録者もしっかりと大久保　絵梨さんです。

登録者である大久保　絵梨さんの名義でSharePoint Listsにアクセスすると、登録者である大久保　絵梨さんは、なんと登録の結果を見ることができません！実質的な投稿のみユーザーです。

ListsがあるSharePoint Siteにアクセスすると「アクセス許可がありません。」と明示的に表示されます。

これは非常に面白い機能だと思います。
過度にアクセス権を付与したくないというニーズにこたえられる機能ではないでしょうか。

先ほどのFormsへの回答は、「添付ファイル」を含めない形で実施しました。
今度は領収書というPDFをつけて回答してみます。

■ Error

なんとエラー！

データの登録があるものの、添付ファイルはありません！

添付ファイル項目は空白です😮

画像の文字通り、「添付ファイルは、フォームの送信後にアップロード」となるため、添付ファイルを付与するにはアクセス権が必要です。
アクセス許可レベルを設けて検証してみました。
下記の三つを設定します。

アイテムの追加 : リストに対するアイテムの追加、およびドキュメントライブラリに対するドキュメントの追加を行います
アイテムの編集 : リストにあるアイテムの編集、ドキュメントライブラリにあるドキュメントの編集、およびドキュメントライブラリにある Web パーツページのカスタマイズを行います
アイテムの表示 : リストにあるアイテム、およびドキュメントライブラリにあるドキュメントを表示します

この権限を大久保　絵梨さんに設定してみましょう。