Gmailアカウントに届いたメールを複数ユーザに転送する

あるGmailのアカウントに届いたメールを1人の人に転送するのは比較的簡単にできます。しかし、複数の人に転送することは、Gmailの通常の使い方では想定されていないようです。今回は、Gmailに届いたメールを、フィルタの機能を使って複数の人に転送する方法をご紹介します。

たとえば、こんなとき

・会社内で、お問い合わせ専用のメールアカウントを設定しているが、そこにメールが届いたときに複数の担当者に転送したい。
・少人数のグループでメールアカウントを共有しているが、たまにしかメールが来ないので頻繁にメールチェックはしていない。そのため、なにかメールが届いたら携帯やスマホのメールに転送して気がつくようにしたい。

サンプルケース

一般のお客様から info@xyz.xxx.jpに届いたメールを複数の担当者aaa@xyz.xxx.jpとbbb@xyz.xxx.jpに転送する。

　設定方法

操作はパソコンの画面から行うことをおすすめします。スマホやタブレットから操作する場合は、機能が制限されていたり、表示が簡略化されていたり、操作方法が異なっている場合があります。

info@xyz.xxx.jpのGmailアカウントにログインする。
メールの一覧ウィンドウが表示される。
画面右上にある歯車マーク(設定ボタン)をクリックする。
メニューから「設定」を選択する。
設定画面が表示される。「設定」と書かれているすぐ下の行から、「メール転送とPOP/IMAP」のリンクをクリックする。

1人の人に転送するとき

「転送先アドレスを追加」ボタンを押す。画面の指示にしたがってメールアドレスの確認を行う。(例)aaa@xyz.xxx.jp
メールアドレスの確認が済んだら「転送:」のエリアにある「受信メールを____に転送して・・・」の項目のラジオボタンをONにする。
「受信メールを・・・」のプルダウンリストから、いま登録したメールアドレスを選択する。(例)aaa@xyz.xxx.jp
画面の一番下にある「変更を保存」ボタンをクリックする。

複数の人に転送するとき

複数の人に転送する場合も、送りたい相手を上に示した方法(1人の人に転送するときの方法)でメールアドレスを登録・確認をしておきます。(例)bbb@xyz.xxx.jp

設定画面の「設定」と書かれているすぐ下の行から、「フィルタとブロック中のアドレス」のリンクをクリックする。

2.　画面に表示されている「新しいフィルタを作成」のリンクをクリックする。

3.　フィルタの設定画面が表示される。Toのところに、転送元となるアドレスを入力する。(今回の例では、info@xyz.xxx.jp) 「フィルタを作成」ボタンをクリックする。
※少し分かりにくいかもしれませんが、外部からTo:info@xyz.xxx.jpと指定されて届いたメール(つまり自分のところに届いたメール)が転送元のメールになります。

4.「この検索条件に一致するメールが届いたとき」という画面が表示される。「次のアドレスに転送する」のチェックボックスをONにする。

5.「次のアドレスに転送する」のところにある「アドレスを選択」のリンクをクリックする。転送したいアドレスを1つ選択する。(例)bbb@xyz.xxx.jp
すでに登録済みであればbbb@xyz.xxx.jpが選択できるようになっている。登録がまだの場合は「転送先アドレスを追加」のリンクをクリックして登録を行う。

6.　画面の一番下にある「フィルタを作成」ボタンをクリックする。

7.　設定画面に戻り、今作成したフィルタが表示されていれば完了

8.　転送先メールアドレスをさらに増やしたい場合は、フィルタの作成を繰り返す。

補足

　メールの検索条件としてfromの欄に「@」を書き、すべてのメールを対象にする方法もあるようです。メールボックスを単純に検索する場合は、このやり方でうまく検索ができました。
　しかし、フィルタの検索条件としてfrom欄に「@」を書いた場合は条件に引っかからず、転送がうまくできませんでした。(検索条件がゆるすぎる、検索ワードが短か過ぎる、一般的すぎる等)
検索条件の書き方によって、思ったとおりにフィルタが反応しない場合もあるようですので、いろいろと試してみてください。

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