ITエンジニア向けMicrosoft Planner構成案
1. 概要と目的
本レポートは、ITエンジニアの業務フローと上司への週初めの管理共有に特化したMicrosoft Plannerの構成案をまとめたものです。この構成は、「今週何をやるか」を明確にするとともに、「今、何がボトルネックになっているか」（上司の助けが必要な箇所）を瞬時に可視化することを重視しています。Plannerのバケット（列）を活用し、計画立案、進捗管理、上司へのアクション依頼を効率化します。
この案は、ITエンジニアの日常業務（バグ報告、機能要望、技術的負債解消など）を考慮し、上司との共有をスムーズにするためのものです。バケット構成、タスクの詳細設定、運用手順を組み合わせることで、管理共有の効果を最大化します。
2. おすすめのバケット構成
Plannerのバケットを以下の5つに構成します。各バケットの目的、ITエンジニア業務での使い方、週初めの運用ポイントを表にまとめます。この構成により、上司は一目でエンジニアの計画、進行状況、支援が必要な箇所を把握できます。
| バケット名 | 目的とITエンジニア業務での使い方 | 週初めの運用ポイント |
|---|---|---|
| 1. Backlog (インプット) | 未着手・アイデア・将来のタスク置き場。バグ報告、新しい機能の要望、技術的負債解消案など、発生した全てのタスクをまずここに入れます。 | 週初めにここから「今週のTODO」にタスクを移動させます。このバケットのタスクは、基本的に上司の確認不要です。 |
| 2. 今週のTODO (計画) | 今週、あなたが着手すると計画しているタスク。週次レビューの最重要項目です。上司はここを見るだけで、あなたの今週の計画を把握できます。 | 週初めの報告対象。「今週はこのバケットのタスクを進めます」と共有します。 |
| 3. 進行中 (In Progress) | 現在、あなたが作業中のタスク。手を動かし始めたら「今週のTODO」からここに移動させます。 | 原則として、このバケットには1〜2個のタスクに絞ることで、あなたの現在の集中対象と負荷状況を上司に明確に伝えます。 |
| 4. 承認/レビュー待ち | 上司の確認やレビューが必要で、あなたの手が止まっているタスク。コードレビュー依頼、設計承認依頼、仕様の最終決定待ちなど。 | 上司へのアクションリクエストが集中するバケット。週初めにこのバケットのタスクを指差し、「確認をお願いします」と依頼します。 |
| 5. 完了 (Done) | 開発・テストが完了し、デプロイ済み、または上司への報告が済んだタスク。 | 週初めの報告で、このバケットにある前週のタスクを上司に報告し、その後、タスクをアーカイブします。 |
3. 運用のための追加設定
バケット構成を効果的に活用するため、タスクカードの詳細設定を必須とします。これにより、週初めの共有がスムーズになり、上司がタスクの優先度や進捗を即座に把握できます。以下の設定項目を表にまとめます。
| 設定項目 | 目的 |
|---|---|
| 期限 | 最も重要。タスクの優先度に関わらず、いつまでに終わらせる予定かを示します。 |
| 優先度 | タグ機能を使って「高」「中」「低」を設定。上司はフィルタリングで緊急性の高いタスクを即座に把握できます。 |
| チェックリスト | タスクを構成する小さなステップ（例：設計→コーディング→テスト→デプロイ）を記載。進捗率が上司に見えやすくなります。 |
| コメント | 作業中に発生した問題点やブロック要因を記載し、上司への質問を投げかけます。 |
4. 週初めの運用手順
この構成を活かすための具体的な運用手順を以下に示します。週の準備と共有をルーチン化することで、管理共有の効率を高めます。
週の準備（金曜日の終業時 or 月曜日の始業時）
- 「完了」バケットの前週のタスクを上司に報告後、すべてアーカイブする。
- 「Backlog」から今週できそうなタスクを数個選び、「今週のTODO」に移動させる。
週初めの共有
- 上司に対し、「今週は『今週のTODO』にあるタスクをメインで進めます」と伝える。
- 「承認/レビュー待ち」バケットにあるタスクについて、「このタスクのレビューをお願いします」と上司の具体的なアクションを依頼する。
日々の運用
- タスクのステータスが変更されるたびに、手動でバケットを移動させる。
5. 結論と効果
この構成案は、上司に「私の計画」「現在の作業」「あなた（上司）の助けが必要なところ」の3点を明確に伝えることができます。これにより、ITエンジニアの業務フローが効率化され、上司とのコミュニケーションが強化されます。導入により、ボトルネックの早期発見と解決が促進され、チーム全体の生産性が向上するでしょう。実際の運用では、チームの規模や業務特性に合わせて微調整をおすすめします。