五十代でデジタルに向き合い始め迷走が続いている「あすとやす」です。
デジタルを活用した業務改善に取り組んでおり、こんなのできたらいいなとか、今の自分のレベルならこれくらいの仕組が作れるだろうとあれこれ夢想しています。
小さいアイデアでもまずは実現させて使ってみる事が大事と考え、RPAツールを活用したメール督促の仕組にトライすることにしました。
１．まずは現状の課題を確認
社内会議体の資料提出について締切を設定しているのですが、英訳対応や事前配布の準備があり、会議開催日より前になるため、提案者からの提出が間に合わないケースも多く、個別に督促をかけるのが手間になっています。
提出状況は議案管理台帳で状況がわかるので、ツールが資料提出済or資料未提出かを判断し、未提出の対象者にメールを送るツールを作成しようと思いました。
２．Power Automate Desktopでチャレンジ
Teamsに収納されている共有Excelファイルを検索してoutlookでメールを送るというMicrosoft社製品オンパレードで連携させた仕様を想定しているので、Power Automate Desktopを採用することにしました。相談相手はいつもChatGPT。
ベースとなるExcelは以下（※機密情報系は塗りつぶしています）
実施したいことは、①資料提出欄が「〇」になっていない行を抽出、②担当者の名前とメールアドレスを抽出したリストを作成、③テンプレートにはめてメールを送るフロー。
ChatGPTに聞きながら進めていたものの、設定がうまくいかずエラー頻発で、そのたびに問い合わせをしているうちについに使用制限になってしまいました。
回復を待つ時間が惜しいのでCopilotに引き継いでもらうことにします。
別の仕組になりますので、もう一度最初からプロンプトを入れ直すのですが、さっきまでの手順と違うことに困惑。
仕方なく、中途再開はなく別のものを作成しようとするも「新しいフロー」が表示されなくなってしまいました。表示されない理由をCopilotに聞くとアカウント認証切れや一時的不具合とあったので、今まで作業したものをセーブしてパソコンを再立ち上げしようにも今度はセーブできず固まってしまい、途方に暮れてしまいました。
３．一度立ち止まって、自分にとっての等身大の対応を
改めて、Power Automate Desktopでの生成手順を整理すると
①エクセル起動、②エクセルファイルの読込、③未提出者の抽出、④リスト作成、⑤テンプレートの作成、⑥メール送信
なので、過去に学習した「Google Apps Scriptで作成したリストを元にメール送信」する機能を思い出し、まずはそれで機能を実現することに方向転換します。
未提出者情報をスプレッドシートにはりつけて拡張機能でメールを配信する。
用途も限定的で明確。対象も絞れていて、未提出者リストはコピー＆ペーストだけ。やるべき処理も具体的です。
準備・加工したリストは以下の通り
作り方も復活したChatGPTにて確認します。頼りになる相棒です。
帰ってきた結果はこちら。当方の曖昧な要望を整理・咀嚼して形にしてくれています。
実行手順も教えてくれるので早速試してみることにします。
挙動はこんな感じですぐに終わります。メールも無事届きました。
動く事が確認できたので、すこし改善をはかることに
・変数を別シートにして今後の編集を楽にする
・差出人がXXX@gmailだと誰かわからないので「経営企画室」に
など。最終ソースはこれで、メールの結果も期待通りの結果に
４．成果物を同僚に見てもらうことに
Power Automate Desktop は苦労し挫折したものの、簡単に作成できたGoogle Apps Script 版を職場の上司・同僚に意見を聞いてみることにします。
まずは事務局運営を担当しているBさん。昨日も資料督促メールを送っていました。
「督促自体の負荷はそれほど多くないがあれば便利」
「督促のような切羽詰まったものより、議事録確認や協議印依頼などで使えそう」
「前に見せてくれた資料チェッカーは良かったので改善してほしい」
と、優しいお言葉をいただく。
また、
「メールだと反応が遅く間に合わない場合が多いのでチャットしている」と
実務者ならではの意見をもらう。ここは是非とも改善してあげたい。
次は上長のAさん。実作業に直接タッチはしていないですが、問題意識と
課題解決能力が高く信頼できる上司です。
「当初案にこだわらず、実力を見極めて代替案を進めたのはGood！」
「督促も必要ですが、期限内に資料をくれた人への感謝を示してあげたい」
「次はBさんが教えてくれたteamsでの連絡に取り組もう」
と、業務改善の取組について、高い視点の建設的な意見を頂きました。
５．今後の取組みについて
今回の取り組みから得られた教訓は、
「ツールを目的にせず業務に寄り添わせる」
「業務全体の改善が難しいのならばキーとなる箇所を選ぶ」
「小さく試して動いたら次を考える」
でした。
teamsでの連絡となるとPower Automate Desktopでの実現がマストになるので、次は勉強してそれに取り組もうと思います。