こんにちは、あるいはこんばんは。
五十代でデジタルに向き合い始め、先日、五十五歳の誕生日を迎えたことで、四捨五入すると六十になってしまった「あすとやす」です。
デジタルを活用した業務改善を模索している中、Glideという簡単にアプリを作れるツールについて学ぶ機会があり、Googleスプレッドシートをベースにしたアプリを作るのが得意とのことで、早速試してみることにしました。
１．まずは現状の課題を確認
部署の業務として、取締役会や経営会議など社内の重要会議体の事務局を担当しており、役員・経営層に加えて幹部層が揃った段階で会議室内とZoom環境双方で齟齬なく会議を開催する事が必須です。
会場内の環境整備から始まり、会場内およびZoom参加者に向けた資料投影・音響機器の準備、外国人役員の出席に合わせた通訳対応などの多数の工程があり、複数人で分担して実施しています。
各工程については決まった順で準備を進めないと連携不十分によるやり直しが発生するため、各担当者間の連携と各工程の実施確認が必要で、部署内の慣れた担当者同士なら阿吽の呼吸で進められるものの、臨時で応援者を頼んだ場合は紙ベースで応援者への指示・進捗確認を行うため限界を感じていました。
２．Glideで作成したアプリでできそうなこと
Glideで作成したアプリに期待するのは以下の機能です。
・作業工程が作業の順番で表示
・簡単な作業詳細は画面内で説明を完了。複雑な作業は外部URLを表示
・実施済でチェックを行い、作業の抜けモレがなくす
・進捗状況を他の担当者が把握でき、必要に応じて応援に入る
これまでも有益なアドバイスを頂いた事務局担当者にも意見を聴くと、是非とも試してみたいと前向きの反応もあり、プロトタイプを作成することになりました。
3．生成AIに教えを乞う
何分デジタル素人につき、構築までの手順はCopilotに任せることにしました。
「Glideとgoogleスプレッドシートを使って、会議の準備準備用のスマホアプリをつくりたい」と子どものような問合せに対し、いきなり手順を説明するのではなく、「アプリの目的は何か」「アプリでできるようにしたいことはこれで合っているか」とできの悪い生徒に優しく付き合ってくれる先生のようです。
そこで会話を続け相互理解を深めていきます。Googleスプレッドシートのサンプル表示からGlideでの画面設計やアクション設計まで説明してくれたのですが、まずは自分の手習い目的で簡易版をつくりはじめました。
４．まずは簡単なデータで実現可能をはかる
Copilotが示してくれた手順に従って、作成してみることに。
①Googleスプレッドシートを準備します。
必要な項目を列にしてデータを入力しておきます。
②Glideにログインして、Newappから新しいアプリを作成します。
Google Sheetを選択して Continueを押します。
③スプレッドシートを読み込ませ、項目が反映しているか確認します
④項目・カテゴリー毎の表示設定を行います
５．まさかの途中挫折
テストデータでの構築ができ、右上の「Publish」ボタンで表示されたＱＲコードを読む事でスマホでも動く事が確認できたので、今度は本番使用を複雑にしたスプレッドシートで最初から構築する事にします。
前回と同じ手順で構築が完了したので公開しようとすると「無料枠の制限に達しました（英語）」の警告表示。
有料プランを登録しようと画面を開けたところ、すべて英語表示で金額も当然ながら米ドルになっており士気喪失状態に。
ならば別アカウントならできるかと他のgoogleアカウントで試してみると、今度は添付のエラー画面になってしまいました。
６．今後の取組みについて
先ほど確認したアプリURLは消してしまい新しいアプリは共有できず。
いつも相談に乗ってくれている担当者は夏休みに入っており、とりあえずいまの段階のパソコン画面での動作を撮影し、これまでの経過とファイルを共有して意見を仰ぐことで一旦断念する事にしました。
今回は時間切れと不測の事態で断念せざるを得ませんでしたが、有料プランの問題を解決すればクリアできるかと思いますので、担当者のFBを聞きつつ、上長に相談の上で申請をあげるなどですすめていきたいと思います。