何がしたいのか、何ならできるのか
各部署の営業数値を取りまとめているのですが、「どのフォームにいつまでに入力すれば良いのか」の問い合わせ対応が不毛で、各部署が自部門の予実績入力フォームへ入力し、さらには進捗報告を促す仕組みを簡単に構築できないかと思っていました。システム構築の経験のないながらも、まずはプログラムがどのように動いているかを学ぶ事が初めの第一歩になるかと思い、Makeを利用したLINEBotの構築事例をもとに小さな仕組みから試行していくことにしました。
「学ぶ」の語源は「真似る」なのだから
Google Sheetsへのデータ入力について、LINEとGoole Sheetsモジュールを連携させる事で、LINEで入力した語句と一致した結果を返す仕組がWeb上で公開されていたのでさっそく真似ることに。
まずはMakeを立ち上げ、LINEのオウム返しシナリオを作成。LINEモジュールの間にGoole sheetsモジュールを差し込むと、Googleアカウントと連携させるメッセージが表示されます。スプレッドシート内での選択方法などの各種設定を行った後、右側のLINEモジュール内を設定して、部門項目を入力すると、メッセージが帰ってきました。現在のMakeシナリオはこれ
URLをクリックするとスプレッドシートへのアクセス権限が求められ、許可することで編集も可能に。
単にURLが表示されているのは味気ないので、体裁を整えることに。入力してみると実用的なツールに見えてきました。
部門名を間違えずに入力するのは難しいかと思い、入力誤りに対して回答する分岐ルーターを追加。現在のところでのMakeのシナリオ全体像はこんな感じ。
現在のシナリオでは、LINEで自分の部署を入力すると、自部門の管理シートのURLが返信されるので、該当箇所に数値を入力して報告完了という流れになっています。一連の操作を動画でみると
「営業課」と入力・送信すると、５月度の確定実績を入力する指示と入力シートのリンクが表示され、リンクをタップすると入力・編集が可能になります。
今度は「総務課」と入力・送信。５月度の確定実績を入力する指示と総務課用の入力シートのリンクが表示され、リンクをタップすると入力・編集可能になります。入力フォームのタイトルだけでは字が小さく、セルの色を変えることで間違いにくくしています。
部署名の入力誤りには「入力部署名に誤りがあります」のメッセージも返すようになっています。
LINE以外での活用の余地は
まずは小さくても結果を出すことが重要かと思い作り上げてみたところ、まだまだ活用できるモジュールがあると思いつつ力尽きました。実業務でLINEを使う事はほとんどないものの、今回のプロトタイプでスプレッドシートへの入力を促す仕組みが理解できたので、さらに勉強し、TeamsやOutlookメールを介した仕組みもあるはずなので、ここまでの経験が生きてくるかと思っています。