会議の準備、記録、議事録の共有
規模の大小はあれど複数人での打ち合わせなどを行う場合、そこで決まった事の整理、共有、さらには開催前の議題の整理、提示は不可欠です。
さらには、関連する残タスクの可視化、状況確認、対応検討など集団の規模やプロジェクトの規模が大きくなればなるほど、このような情報整理、共有の必要性は増すと思います。
手法やツールは無数にあり、基本的にはなにを利用しても良いのでしょうが、気を付けたいポイントを挙げてみます。(個人の意見です)
- 利用可能性
- 誰でもアクセス出来るか
- PC、スマホ、ガラケー、等利用端末に制限はないか
- それを参照する為に別途アカウント登録などが必要か
- 可視性
- 適切な範囲に公開出来るか
- 同時編集機能
- 複数人により同時に編集出来るか
- その他
- 印刷出来るか(見やすいか)
特に、シビックテックにおいては年齢、職業など様々な方々と関わることが多いと思いますので、この様な観点は重要だと思います。また、視聴覚障害者などへの配慮といったよりアクセシビリティの高い仕組みを導入出来ればより良いかとは思います。
シビックテック界隈でよく利用されているドキュメント共有ツール
実際によく利用されているものとしては以下のようなものが挙げられると思います。
(LINEグループに箇条書きで投稿、と言った類の手段は対象外としています)
- Google ドキュメント - オンラインでドキュメントを作成、編集できる無料サービス
- Word 2016 - 文書とワード プロセッシングのソフトウェア
- Google スプレッドシート - オンラインでスプレッドシートを作成、編集できる無料サービス
- Excel 2016、新しくなった XLS 表計算ソフトウェアの主な機能と購入
とはいえ、実際には豪華な装飾は必要ないと思いますので、もっとシンプルなツールで良いという場合もあるかと思います。
そこで、まずはお手軽な手段の紹介ということで、今回はHackMDというオンラインツールを紹介します。
HackMD
HackMD - Collaborative markdown notes
まずは使ってみよう
HackMDではMarkdownというすこし特殊な書き方(記法)を利用します。Markdownについては別投稿で紹介していますので参考にして下さい。
まずは、見出しの設定、リスト辺りがあれば十分でしょうし、画像などを挿入すればさらに記録としての価値が高くなるのではないでしょうか。
まぁ、とにかく簡単なのでぜひ使ってみて下さい。
さらに使いこなすために
HackMDでは画像や動画の埋め込みをはじめ様々な装飾を施すことが可能です。
少しずつでも挑戦しみてると楽しいと思いますよ。
スライドモード
HackMDにはスライドモードという便利機能があり、そのままプレゼンテーションに利用出来たりもします。偶然目にとまった投稿がありましたのでリンクを掲載しておきます。
事例紹介
Social Hack Day (Code for Japan)
Code for Japan が 定期的に開催している Social Hack Day というイベントでは以下のように利用されています。
- イベント概要の公開
- 主催者がイベント概要などを記載したノートを公開
- プロジェクト概要の追記
- 参加者は事前にプロジェクトの概要を追記
- イベント開催中の更新
- 参加者は必要に応じてイベント中にも適宜更新
- 参考リンク、決定事項など(適宜)
- 参加者は進捗報告の時間までに当日の進捗を追記
- 参加者は必要に応じてイベント中にも適宜更新
- 進捗報告
- 参加者はノートを参照しつつ進捗報告を行う
上記の通り、ノートはイベント概要からイベント開催中の参考情報付きノート、最終的に議事録として変化します。まさにオンラインコラボレーションツールならではの上手い活用事例です。
尚、11月17日に開催されたSocial Hack Dayのノートはこちらです
Urban Data Meetup (アーバンデータチャレンジ 東東京拠点)
こちらは会場案内から、運営側の対応、さらにはイベント参加者による開催中の自己紹介記入など、より広範囲で利用されています。
過去のイベントも参照しやすく、運営から参加者までここから多くの情報が辿れるように作成されており、非常に上手い活用事例です。
ということで
HackMD、個人的なメモにも便利ですので是非使ってみて下さい