はじめに
皆さんの所属組織では、どのチャットツールを使っていますか？
この記事では、私の組織でチャットツールが2回変わった経験についてお話しします。(導入当時の話なので、現在では変更なっているありますがご了承ください。)
チャットツール導入の背景
コロナ禍でオンライン商談のために様々なツールが増えたことをきっかけに、組織内でチャットツールの導入が検討されました。
当初は、「内線電話とメールがあるし、困っていないのでは？」という声が大半。しかし、検討会が開かれ、各部門から異なる意見が出ました。
| 部門 | 推しツール | 理由 |
|---|---|---|
| エンジニア | Slack | 連携機能が豊富！ |
| 事務 | Teams | Microsoft製で安心 |
| 偉い人 | LINE WORKS | 誰でも簡単に使えそう |
最終的に偉い人の「 年配者でも使いやすい LINE WORKSが良い」という意見で、まずは LINE WORKS の導入が決まりました。
LINE WORKSからTeamsへ
LINE WORKS を小規模のグループで試験的に導入したところ、すぐに問題が発生しました。
- グループ内で共有できるファイル合計が小さすぎる
現在ではどんな仕様になっているか分かりませんが、当時はエンジニアから不満が上がり、次に Microsoft Teams を試すことに。
Teamsは全社的に導入され、当初は安定して使われていました。
Teamsの限界と移行の決断
Microsoft Teamsは多機能で便利なツールでしたが、次第に以下の問題が浮かび上がりました。
- ノートの情報が検索しづらい
- 大型アップデートや有料化の波が到来
経営判断で __チャットツールを再度変更することに。しかし、ここで問題が発生します：
- Teamsに蓄積された重要な情報の移行が大変
- 誰でも自由にノートを書ける状況だったため、情報の整理が難しかった
結局、最終的にはすべての情報を一括で移行してからチャットツールを変更することになりました。
slackへ
最終的に選ばれたのは Slack でした。
- アプリ連携が豊富で、エンジニアを中心に高評価
- Teamsでの情報管理の反省から、 長期保存が必要な情報は別のツールに保存する ルールを徹底
導入当初は「UIが独特で使いづらい」という声もありましたが、意外にも年配者の順応が早く、すぐに組織全体が使いこなすようになりました。
まとめ
チャットツールに限らず、どんな導入や移行でも、変更前の不安は大きくても、いざ変更してみると意外と すんなり受け入れられる ことが多いですよね。
余談: 悪口、どうする？
チャットツールの管理者は、全てのチャット内容を閲覧できることが多いです。このことを知らずに他の人の 悪口 を書き込む社員も少なくありません。
注意喚起をするかどうかは悩ましい問題ですが、全社員に向けて注意喚起をした結果、「チャットが監視されている」 恐怖感 が広がり、チャットツールが全く使われなくなった事例もあります。
注意する際は慎重に対応することが大切です。