はじめに
「課題が多すぎてどれから手をつければいいか分からない」
「課題を報告するとき、状況を整理してから話せず相手に伝わらない」
「同じような問題が繰り返し発生している。根本原因が分からない」
「課題管理表はあるが、属人化していてチームで共有できていない」
課題整理は、思考の整理と情報の構造化を同時に行う作業です。
頭の中にある課題の断片をAIに渡すだけで、構造化・優先付け・報告書化まで一気に進められます。
配布Excelテンプレートの構成
- 課題管理台帳 — 課題の一覧管理。影響度・緊急度・ステータスを自動色分け
- 課題詳細カード — 課題1件の詳細情報を記録するカード形式のシート
- 優先度マトリクス — 影響度×緊急度のマトリクス＋カテゴリ分類ガイド
- AIプロンプト集 — プロンプト10本をシート内に収録（開きながらコピペできる）
課題整理の全体フロー
[課題の発見・記録]
→ 発生した問題を漏れなく記録する
|
[課題の構造化]
→ 現象・原因・影響・対応方針を整理する
|
[優先度の判定]
→ 影響度×緊急度で対応順序を決める
|
[根本原因の分析]
→ なぜなぜ分析で再発防止につなげる
|
[解決策の検討]
→ 選択肢を出して判断材料を揃える
|
[対応計画の作成]
→ タスク・期限・担当者を決める
|
[報告・共有]
→ ステークホルダーに状況を伝える
|
[ふりかえり・ナレッジ化]
→ 解決後の学びを記録・共有する
課題のカテゴリ分類（AIプロンプトで使う）
課題をこの6カテゴリに分類することで、担当者と対応方針が明確になります。
| カテゴリ | 内容 | 主な担当者 |
|---|---|---|
| 技術 | バグ・性能・セキュリティ・技術的負債 | 開発担当者 |
| 要件 | 要件の曖昧さ・認識齟齬・仕様変更 | PM・業務担当者 |
| 業務 | 業務プロセス上の問題・運用ルール不備 | 業務担当者 |
| 体制 | 担当者不在・スキル不足・コミュニケーション | PM・リーダー |
| 環境 | インフラ・ツール・外部依存の問題 | インフラ担当者 |
| コスト | 予算・工数・スケジュールの問題 | PM |
プロンプト1：課題の構造化整理
走り書きのメモを課題カードに整形します。まず最初に使うプロンプトです。
以下の課題メモを読み、構造化して整理してください。
【課題メモ】
（走り書きでも箇条書きでもそのまま貼り付け）
【出力形式】
■ 課題タイトル（20文字以内）
■ 現象・状況（何が起きているか・3行以内）
■ 原因仮説（なぜ起きているか・分かる範囲で）
■ 影響範囲（誰に・どう影響するか）
■ カテゴリ（技術/要件/業務/体制/環境/コスト）
■ 影響度（High/Med/Low）とその根拠
■ 緊急度（High/Med/Low）とその根拠
■ 推奨する対応方針（3案まで）
【注意事項】
- 現象と原因を混同しない（「何が起きているか」と「なぜ起きたか」を分けて書く）
- 情報が不足している部分は「[要確認]」と記載する
- タイトルは「〇〇が△△になる問題」の形式にする
プロンプト2：課題の優先度判定
複数の課題が積み上がったときに、対応順序を決めるために使います。
以下の課題リストに優先度を付けてください。
【課題リスト】
（課題名・影響度・緊急度などを貼り付け）
【判定基準】
- 影響度：ビジネス・ユーザー・システムへのダメージの大きさ
- 緊急度：放置すると悪化する速さ・対応期限の近さ
- 優先度 = 影響度 × 緊急度 のマトリクスで判定
優先度マトリクス：
| | 緊急度：High | 緊急度：Med | 緊急度：Low |
|--|------------|------------|------------|
| 影響度：High | 即対応（最優先） | 計画対応（今週中） | 計画対応（今月中） |
| 影響度：Med | 即対応（今日中） | 通常対応（今週〜来週） | 低優先 |
| 影響度：Low | 通常対応（来週まで） | 低優先 | 保留検討 |
【出力形式】
■ 優先度ランキング
| 優先順位 | 課題名 | 影響度 | 緊急度 | 優先度 | 判定理由 |
|---------|------|------|------|------|------|
■ 今週中に対応すべき課題 Top3（理由つきで）
■ 対応しなくてよい（保留でよい）課題と理由
■ 優先度判定で追加確認が必要な情報
プロンプト3：根本原因分析（なぜなぜ5回）
「対応したのにまた同じ問題が出た」を防ぐために使います。
以下の課題について、なぜなぜ分析（5 Whys）で根本原因を特定してください。
【課題・症状】
（現象を1〜3文で記載）
【出力形式】
■ 症状（表面上の問題）
■ なぜなぜ分析
Why1: なぜ〇〇が起きたか？
→
Why2: なぜ△△になったか？
→
Why3: なぜ□□だったか？
→
Why4: なぜ××だったか？
→
Why5: なぜ〜〜だったか？
→
■ 根本原因（Root Cause）
■ 再発防止策（根本原因に対する対策）
■ 暫定対応（今すぐできる応急処置）
【注意事項】
- 分析が1本線にならない場合は複数の原因チェーンに分岐して記述する
- 「〇〇がなかったから」という「不在」を答えにしない。なぜ不在だったかをさらに掘る
- 人を原因にしない。プロセス・仕組みを原因にする
プロンプト4：課題の影響範囲の洗い出し
「この課題をほうっておくとどうなるか」を多角的に把握します。
以下の課題について、影響範囲を網羅的に洗い出してください。
【課題内容】
（課題の概要を貼り付け）
【出力形式】
■ 直接影響（この課題が直接引き起こす問題）
■ 間接影響（直接影響が連鎖して引き起こす二次的な問題）
■ 影響を受けるステークホルダー
| ステークホルダー | 影響内容 | 影響度 |
|--------------|--------|------|
■ 放置した場合のシナリオ
- 1ヶ月後：
- 3ヶ月後：
- 6ヶ月後：
■ 今すぐ対応すれば防げること
■ 見落としがちな影響観点のチェック
- [ ] セキュリティリスク
- [ ] コンプライアンス・法的リスク
- [ ] 評判・信頼へのリスク
- [ ] 他システムへの波及
- [ ] データの整合性への影響
プロンプト5：解決策の選択肢を出す
「どう対応するか」の判断材料を整理します。意思決定の前に使います。
以下の課題に対して、解決策の選択肢を提案してください。
【課題内容・背景】
（貼り付け）
【制約条件】
- 対応期限：
- 使えるリソース（人・予算・時間）：
- 使用できない手段があれば：
【出力形式】
各選択肢について以下の形式で出力：
選択肢A：（タイトル）
- 概要：
- メリット：
- デメリット・リスク：
- 想定工数・コスト：
- 実現可能性：High/Med/Low
選択肢B：（タイトル）
（同様に）
選択肢C：（タイトル）
（同様に）
■ 推奨案と選定理由（200字以内）
■ 推奨案を採用しない場合のリスク
【注意事項】
- 「何もしない」という選択肢も必ず含める
- 短期対応と長期対応を分けて提案する
- 制約条件の中で現実的に実行できるものに絞る
プロンプト6：対応計画（アクションプラン）を作る
解決方針が決まったら、具体的なタスクと期限に落とし込みます。
以下の課題について、対応計画（アクションプラン）を作成してください。
【課題内容・解決方針】
（貼り付け）
【利用可能なリソース・期限】
（貼り付け）
【出力形式】
■ ゴール（何が達成されたら解決か・完了条件を具体的に）
■ マイルストーン
| # | マイルストーン | 期限 | 担当者 | 完了条件 |
|---|------------|-----|------|------|
■ タスク一覧
| # | [ ] | タスク | 担当者 | 期限 | 依存タスク |
|---|-----|------|------|-----|---------|
■ リスクと対策
| リスク | 発生確率 | 影響度 | 対策 |
|------|--------|------|-----|
■ 進捗確認の方法・頻度
【注意事項】
- タスクは「動詞で始まる・完了が確認できる」形式で書く
- 依存関係を明記して、詰まったときにすぐ分かるようにする
- 完了条件は「〇〇が△△になった状態」と具体的に書く
プロンプト7：複数課題の関連性を整理する
課題が10件以上積み上がったとき、全体構造を把握するために使います。
以下の課題リストを読み、課題間の関連性・依存関係を整理してください。
【課題リスト】
（課題IDと課題名の一覧を貼り付け）
【出力形式】
■ 課題クラスタリング（根本的に同じ問題群でまとめられるもの）
| クラスター名 | 含まれる課題ID | 共通の根本原因 |
|-----------|------------|------------|
■ 依存関係・因果関係
（課題Aが解決しないと課題Bが解決できない、課題Aが課題Bを引き起こしている、など）
■ 解決の優先順序の提案
（どれを先に解決すると他の課題解決に波及効果があるか）
■ まとめて対応できるセット
（同時に解決すると効率的なグループ）
■ 全体サマリー
（この課題群の「本当の問題」は何か・3行で）
【注意事項】
- 個別の課題対応ではなく、全体構造を俯瞰する
- 「この課題さえ解決すれば他の課題も連鎖解決する」キーストーン課題を特定する
プロンプト8：ステークホルダーへの報告書を作る
経営層・顧客・プロジェクトオーナーへの報告に使います。
以下の課題情報をもとに、ステークホルダーへの報告書を作成してください。
【課題情報（管理台帳・詳細カードの内容）】
（貼り付け）
【報告対象】
（例：プロジェクトオーナー・顧客・経営層）
【出力形式（Markdown）】
# 課題報告書
## エグゼクティブサマリー（200字以内）
## 課題の概要
（何が起きているか・技術用語なしで説明）
## 現状分析
（原因・影響範囲・現在の対応状況）
## 対応方針
（どのように解決するか・選択した理由）
## スケジュール
（主要マイルストーンと期限）
## リスクと軽減策
## 要請・判断いただきたいこと
（意思決定が必要な事項を箇条書きで）
【注意事項】
- 非技術者が読んでも状況と判断材料が分かる文体
- 技術用語は使わず、業務影響の言葉で表現する
- 「何を決めてほしいか」を最後に明確に書く
プロンプト9：再発防止策を設計する
解決後に同じ問題を繰り返さないための仕組みを作ります。
以下の課題の根本原因をもとに、再発防止策を設計してください。
【課題・根本原因】
（貼り付け）
【出力形式】
■ 再発防止策一覧
| 対策 | 種別（プロセス/技術/体制/ルール） | 担当者 | 期限 | 効果の見込み |
|-----|--------------------------|------|-----|----------|
■ 早期検知の仕組み
（同じ問題が再発したとき、早期に気づける仕組み）
■ 対策の優先順位と実施ロードマップ
■ 有効性を測る指標（KPI）
（この対策が効いているかどうか、何で測るか）
【注意事項】
- 対策は「再発防止」と「早期検知」の2軸で分けて考える
- 「注意する」「確認を徹底する」はルールにならない。仕組みで防ぐ
- 対策コストと効果のバランスを考える
プロンプト10：解決後のふりかえりレポートを作る
課題が解決したあと、学びをナレッジ化します。次のプロジェクトへの資産になります。
以下の解決済み課題について、ふりかえりレポートを作成してください。
【課題情報・対応履歴】
（発生から解決までの記録を貼り付け）
【出力形式】
■ 基本情報
（課題タイトル・発生日・解決日・対応期間・担当者）
■ タイムライン
（課題発見〜解決までの主要ステップを時系列で）
■ 対応の評価
- よかった点：
- 改善できた点：
- 判断として正しかったこと：
- 判断が遅れた・判断を誤ったこと：
■ 学んだこと（次に活かせること）
■ ナレッジ化すべき内容
（社内Wiki・手順書・チェックリストに残すべき内容）
■ 次回同様の課題が発生したときの対処フロー
（このレポートを読んだ人がすぐ動けるレベルの手順）
【注意事項】
- 失敗の原因を人に帰属させない。プロセスの問題として記録する
- 「うまくいったこと」も必ず記録する（再現できるようにするため）
- 30分で読める分量に収める
使い方のポイント
走り書きをそのまま渡してよい
プロンプト1は、箇条書きや断片的なメモをそのまま貼り付けて使えます。
整形してからAIに渡す必要はありません。
プロンプトは順番に使う必要はない
緊急度判定だけしたい場合はプロンプト2だけ、報告書だけ作りたい場合はプロンプト8だけ使う、という使い方で問題ありません。
出力の精度はメモの質に比例する
「何が起きているか」「いつから起きているか」「誰が困っているか」の3点が入ったメモであれば、精度の高い出力が得られます。
Excelとセットで使う
管理台帳に記録した課題を詳細カードシートにコピーし、AIプロンプト集シートからプロンプトをコピーして使うと、Excelを閉じずに整理作業が完結します。
課題整理のチェックリスト
■ 記録の確認
- [ ] 課題のタイトルが「現象を動詞で終わる形」で書かれているか
- [ ] 現象と原因が混在していないか
- [ ] 影響度・緊急度の根拠が書かれているか
- [ ] 担当者が「チームで」ではなく個人名で記載されているか
- [ ] 期限が「なるべく早く」ではなく日付で書かれているか
■ 優先度の確認
- [ ] 今週中に対応すべき課題が3件以内に絞られているか
- [ ] 「対応しない」と決めた課題が明示されているか
- [ ] 課題の依存関係が整理されているか
■ 対応計画の確認
- [ ] 完了条件が「何が達成されたら解決か」で書かれているか
- [ ] タスクが動詞で始まっているか
- [ ] リスクと対策が書かれているか
■ 報告の確認
- [ ] 非技術者が読んでも判断できる内容か
- [ ] 意思決定が必要な事項が明確か
- [ ] 次のアクションと期限が書かれているか
おわりに
課題整理で時間がかかるのは「書くこと」ではなく「どう整理するか考えること」です。
AIに渡す前の「考える部分」を減らすために、このプロンプト集は「走り書きをそのまま渡せる」形式にしています。
まず整理してからAIに渡すのではなく、整理するためにAIを使う。
その切り替えが、課題整理の時短につながります。
おまけ
issue_management_template
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1B9fG2jDyFWO3fEY-H_KAMaXnbKM_FZJk/edit?usp=sharing&ouid=103016396105075124649&rtpof=true&sd=true