SaaSって、実はもう使ってるかも？

SaaS（サース、Software as a Service） と聞くと少し難しそうに聞こえるかもしれませんが、実は日常的に使っているサービスがたくさんあります。

たとえば…

Gmail や Yahoo!メール などのWebメール
Google ドキュメント や Microsoft 365 などのオフィスソフト
Dropbox や Google Drive のようなファイル共有サービス
Slack や Chatwork といったビジネスチャット
Zoom や Google Meet などのオンライン会議

これらはすべて、インターネットにつなぐだけで使える SaaS です。

では、こういった SaaS には、どんな「すごいところ」があるのでしょうか？

SaaSのなにがすごい？？

SaaSのすごいところは、「すぐ使えて、めちゃくちゃラク！」 という点に尽きます。

昔なら...

パッケージを買ってCD-ROMでインストールして...（数万円することも）

バージョンアップのたびに更新作業して…

パソコンが壊れたら、また最初から…😭

といった手間がかかっていました。

でもSaaSなら、そのすべてが不要になります。

✅ すぐに使える・インストール不要

SaaSは、ソフトをパソコンにインストールする必要がありません。アカウントを作るだけで、すぐに利用を始められます。

新しいパソコンに替えても、ログインすれば元通り。
アップデートも自動だから、面倒な手間がありません。

たとえば、Gmailならアプリを入れなくてもブラウザでメールが確認できるので、場所も端末も選びません。

✅ 初期費用が抑えられて、コストも柔軟に

従来のソフトウェアは「買い切り型」が主流で、1本あたり数万円することもありました。でも、SaaSなら月額制(サブスクリプション) が基本なので、

必要な人数分だけ契約できる
使わない月は解約も可能
初期導入コストを大幅に削減できる

たとえば「Microsoft 365 Business」は、1ユーザーあたり月額1,360円（税込）。10人で導入しても月1万3千円ほどで済みます。

✅ チームでの共同作業がスムーズに

SaaSはクラウド上で動くので、複数人で同時に作業できるのも魅力です。

Google ドキュメントなら、リアルタイムで共同編集が可能
DropboxやDriveで、ファイルのやり取りもスムーズ
Zoomで離れた場所からでもすぐに会議

テレワークやハイブリッドワークでも、自然に連携がとれるのが嬉しいポイントですね。

✅ セキュリティやメンテナンスをおまかせできる

SaaSはサービス提供側がサーバーやデータを管理してくれるので、自社でIT管理者を置く必要もなし。

自動バックアップ
最新のセキュリティ対策
障害対応も24時間体制（多くのサービスで）

中小企業や個人事業主でも、安心して使える環境が整っています。

実際にどう変わった？企業での導入例

1. パナソニックエイジフリー株式会社：予実管理業務の効率化

導入前の課題：

パナソニックエイジフリー株式会社では、予算と実績の管理業務において、Excelやマクロを使用したデータ収集・集計作業に年間約1,000時間を費やしていました。これにより、他の重要な業務へのリソース配分が難しくなっていました。

導入したSaaS：

経営管理システム「fusion_place」

導入後の効果：

年間1,000時間の業務時間削減：データ集計作業が自動化され、手作業による確認作業が不要に。
さらなる効率化で2,500時間の削減を目指す：業務プロセス全体の見直しとシステム活用により、さらなる時間削減を計画中。

（出典：さくら情報システム - ケーススタディ)

2. 株式会社ハイレックスコーポレーション：データ抽出業務の効率化

導入前の課題：

情報システム部門には、各部署からのデータ抽出・検索依頼が毎日多数寄せられ、1件あたり約30分の対応時間が必要でした。これにより、本来のIT業務に支障をきたしていました。

導入したSaaS：

BIツール「軽技Web」

導入後の効果：

全社員1,000名が利用するデータ検索基盤を構築：社員自身が必要なデータを直接取得できるようになり、情報システム部門の負担が軽減。
業務効率の向上：データ検索や帳票作成作業が迅速化され、全社的な業務効率が向上。

（出典：軽技Web - 導入事例)

3. 花王株式会社：AI経費精算ソリューションの導入

導入前の課題：

花王グループでは、従来の経費精算業務において、手作業による入力や確認作業が多く、申請者や管理者の負担が大きいという課題がありました。

導入したSaaS：

AI経費精算ソリューション「SAPPHIRE」

導入後の効果：

年間約32,000時間の業務時間削減：AIが経費申請を自動作成することで、申請者の業務が大幅に軽減。
月末月初の負荷の平準化：業務のピーク時に偏っていた負荷が分散され、働きやすさも向上。

（出典：Miletos株式会社プレスリリース)

4. 埼玉県庁：オンライン申請システムの導入

導入前の課題：

埼玉県庁では、各種申請手続きが紙ベースで行われており、申請者は窓口への来庁が必要でした。これにより、申請者の負担や職員の業務負荷が高く、手続きの効率化が求められていました。

導入したSaaS：

クラウド型CRMプラットフォーム「Salesforce」

導入後の効果：

オンライン申請の実現：申請者は自宅や外出先からインターネットを通じて手続きが可能となり、来庁の手間が削減されました。

業務効率の向上：職員はデジタル化された申請データを迅速に処理できるようになり、業務負荷が軽減されました。
利用者満足度の向上：アンケート調査では、利用者の約90%が新システムの利便性を高く評価しています。

（出典：ウフル - 埼玉県庁導入事例)

SaaSのちょっと気をつけたいところ

SaaSはとても便利ですが、使い始める前に知っておきたい「ちょっと気をつけたいポイント」もいくつかあります。ここでは、よくあるデメリットと、それに対する代替の考え方もご紹介しますね

⚠️ カスタマイズがしにくいことがある

SaaSは「すぐに使える」のが魅力ですが、自社にピッタリの細かな設定ができない 場合があります。

たとえば…

「うちの会社はちょっと特殊な承認ルートがあるのに、それがシステムでうまく再現できない…」なんてことも。

☘️ こんなときは？
自社専用に作る「オンプレミス型（自社サーバーで動かすタイプ）」や、柔軟にカスタマイズできるSaaSを選ぶと安心です。

⚠️ セキュリティが心配になることも

SaaSはインターネット経由で使うので、データが外部のサーバーに保管されるのが基本です。

たとえば…

「大事な顧客情報を、社外に預けて大丈夫かな…？」という不安を感じる方もいるかもしれません。

☘️ こんなときは？
信頼できるSaaS提供会社（セキュリティ認証があるところ）を選んだり、特に重要なデータは自社で保管するなど、用途に応じて使い分けるのが◎

⚠️ サービスが止まると困る

もしSaaS提供会社に障害があった場合、システムが一時的に使えなくなる可能性もあります。

たとえば…

「今日は請求書を出さないといけないのに、システムに入れない…！」

☘️ こんなときは？
万が一に備えて、データを手元にも保存しておく、代替手段（たとえばPDF保存など）を用意しておくと安心です。

⚠️ 長く使うとコストがかさみやすい

SaaSは月額や年額の“サブスク型”なので、使い続ける限りコストがかかり続けます。

たとえば…

「5年間使ったら、買い切りソフトより高くついてた！」というケースも。

☘️ こんなときは？
利用人数や期間をよく見直したり、必要な機能だけのプランを選ぶことで、コストをコントロールできます。

⚠️ 他のサービスに乗り換えると手間がかかる

SaaSを別のサービスに変えたいと思ったとき、データの移し替えがうまくいかないこともあります。

たとえば…

「前のサービスでは使えてたデータが、新しいところではうまく読み込めない…」ということも。

☘️ こんなときは？
データのエクスポート機能があるか、事前に確認しておくと◎。また、乗り換え支援があるサービスを選ぶのもおすすめです。

まとめ

SaaS（Software as a Service） は、ソフトウェアの利用方法を大きく変えるクラウド型のサービス形態です。

インストール不要で、すぐに使い始められる手軽さ
初期費用を抑えられるサブスクリプション型の価格モデル
チーム間の連携を強化する共有・同時編集機能
セキュリティやアップデートを提供側に任せられる安心感

といった特長が、SaaSを導入する大きなメリットとなっています。

その一方で、

カスタマイズ性
セキュリティ管理
長期利用におけるコスト

といった点については、事前に十分な検討が必要です。

すでに多くの企業や自治体がSaaSを活用し、業務の効率化やコスト削減、生産性向上といった成果を上げています。

今使っている業務ツールが最適な形かどうか、一度立ち止まって見直すことが、より柔軟でスマートな働き方への第一歩になるかもしれませんね。🌱