報連相のコツ
相手に何をしてほしいかを伝えること
説明のコツ ≠ 報連相のコツ
- 結論から話す
- 論理的に話す
- 物事を MECE に分けて話す
- etc.
これが「報連相のコツ」だ、と教えられたかもしれない。
残念、これは「説明のコツ」であり、別物だ。
- 結論から・論理的に・物事をMECEに「説明」をしても
- 「報連相 = 相手に動いてもらう行為」をしているわけではない
説明は上手だが、動いてもらえない
「報連相される側」は 何をしてほしいかを伝えてもらうこと を求めている。
実際に
- 「それで、私は何をすればよいでしょうか」
- 「うーん、では何をどうしたらよいですか」
と言われた経験はないだろうか。これは、裏を返せば
- 今まで のことは分かった、しかし これから どうすべきかが分からない
- 説明だけで終わりなんですか？この後どうすればいいですか
と投げかけられているのだ。ここにイチ早く気付こう
いかに報連相するか
繰り返しになるが 「相手に何をしてほしいかを伝える」ことを一番に考える
MECE・論理・結論、こいつらは二の次だ。
説明上手は人を動かせない
報告
その報告を受けた後、何をすればいい？
あなたに部下・後輩がいるとして、下 3 つの話を聞いたとしよう。
* (1) バグが発生したので、障害レポートを書きました
* (2) 指摘内容を修正しました
* (3) 担当の仕事が遅れています
この後あなたは何をしたらよいか分からないだろう。
同様の報告を日次的にやっているかもしれない。
...
報告するときは、相手に 「この後どうしてほしいか」 を伝えよう
* (1) バグが発生したので障害レポートを書きました。
このバグを優先度高めで修正するかどうか指示をお願いしたいです。
====> [[ バグ修正への指示を仰いで欲しいと、相手に動いてもらう ]]
* (2) 指摘内容を修正しました。
修正が指摘通りか確認をお願いします。
====> [[ 指摘通りの修正なのか再確認してもらうよう、相手に動いてもらう ]]
* (3) 担当の仕事が遅れています。
あと 1 日あれば巻取れるので、猶予を 1 日もらえないでしょうか。
====> [[ 締切の猶予を貰えるように、相手に動いてもらう ]]
連絡
連絡を受けた後、何をすればいい？
3 秒後に忘れられるような連絡は、ただの大きな独り言だ
下のような連絡をうけることはよくあるだろう
* (1) 来週月曜の 17:00 に共通管理している資料の入れ替えをします
* (2) 機能 X に Y という仕様変更をする予定です
* (3) 明後日休みます
「連絡をもらった側は」何をすればよいだろうか。
連絡をもらった側が何をすべきかも含めて、連絡としよう
* (1) 来週月曜の 17:00 に共通管理している資料 X の入れ替えをします。
入替にどうしても問題がある人は教えてください、日程をずらすことは出来ます。
====> [[ 資料入替に問題がある人だけに、動いてもらうようにする ]]
* (2) 機能 Y に Z という仕様変更をする予定です。
独立した機能の認識ですが、影響を受ける開発担当がいらっしゃれば教えてください。
====> [[ 機能変更に影響がある人だけに、動いてもらうようにする ]]
* (3) 明後日休みます。
その日までに打ち合わせが必要な人は Web の予定表にて、空き時間に予定をいれておいてください。
====> [[ 要件がある人だけに、動いてもらうようにする ]]
相談
悩みを打ち明けるのは相談ではない
「助けてもらえなければ」意味がない。
あなたは下のような相談をして「助けてもらったこと」はあっただろうか。
* 担当の仕事は何をすればよいかわかりません
* 今回が初めての出張なので社内手続きの方法が分かりません
* 仕事がつらいです
こういった相談のようなものは大抵
- 相談相手(おそらく上司や先輩、etc.) が色々聞いてきて
- 「挙句の果て」に
- 「じゃあ、どうしようか」と切り出された = 助け舟を貰った
のではなかろうか。
相談では 「自ら助けてもらおうとする」 ことが必要である
* (1) 担当の仕事は何をすればよいかわかりません。
まず何をから始めて行くべきか、足がかりを教えていただけないでしょうか。
====> [[ 担当の仕事の始め方すら分からないので、その「始め方」を尋ねる ]]
* (2) 今回が初めての出張なので社内手続きの方法が分かりません。
手続きを示した資料などの「ありか」があれば教えて欲しいです。
====> [[ 出張手続きを形式化したものがあるかどうか、その「ありか」を訪ねる ]]
* (3) 仕事がつらいです
1ヵ月にこなさなければいけない仕事量が、自分は他の担当者に比べて明らかに多いので、
均等な分担をお願いしたいです
====> [[ 仕事の分担を願い出る(上位者・指揮者に対して) ]]
おさらい
報連相のコツは 相手に何をしてほしいかを伝える事。
脱線話
「相手に何をしてほしいか」を伝えた後
「なぜ動いてほしいか・どういった理由で動いてほしいか」を「説明のコツ」で補うと
筋の通った報連相になる。テンプレにすると下のような体裁になる。
xxx をお願いしたいです(報連相)
まず、yyy が発生しました(結論)
zzz という経緯があるからです。(論理説明 - 経緯説明)
なぜ zzz が起きたかというと (論理説明 - 理由説明)
* 理由1 (MECE)
* 理由2 (MECE)
* 理由3 (MECE)
以上踏まえて xxx をお願いしたいです (報連相の念押し)
これ一つで記事が書けるのでここでは脱線話程度にしておきたい。