結果は失敗、だけど学びがあった
社内のみんなでつかえる便利ツールを、Microsoft 365とCopilot Studioを駆使して、Copilotと相談しながら作ろうとしました。結果的には失敗だったのですが、いろいろと学びがあったので、そのプロセスを記録します。
解決したかった課題
SharePointのクラシックカレンダーで作られた会議室の予約ページ。会議室ごとにページが分かれているので、「9日の14:00~に会議室を押さえたい！」というときに、全ページの9日14:00の枠を目視で探さなくてはなりません。
そこで、会議室予約エージェントにこのページを学習させて、空いている会議室の候補をリストで返却してもらおうと思いました。
構成
試行錯誤の結果、以下のような構成を作りました。
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Copilot Studio フロー
問い合わせのあった日時のデータを抽出し、予約状況をエージェントに戻す -
Copilot Studio エージェント
ユーザーからの問い合わせをフローに渡し、戻ってきた予約状況のデータを解析して整形し、空き枠リストにしてユーザーに返却する
問題点
Copilot Studioのフローが正しく設定され、Share Pointへの接続も問題ありませんでした。ただし、問い合わせの日付の予約状況のデータが抽出できません。原因は、SharePointのクラシックカレンダーの制約で、APIが繰り返し予定のデータを展開していないこと。情報を調べると、古いもので6-7年前の記録がありました。このカレンダー予約システム自体、かなりバージョンが古いようです。
この会議室予約を便利にするなら、まずは予約カレンダー自体を最新の仕様にアップデートしたほうがよさそうです。
今回の取り組みのまとめ
３日間、Copilotに手伝ってもらいながらツールをつくってみました。Copilotエージェント仕組みやの作り方が少しわかってきました。今回の"会議室オサエル君"エージェントのアイデアは悪くなかったです。しかし、古い仕様のカレンダーの制約に阻まれてしまいました。
自分の管轄外のカレンダーページをAIでサクッと分析させよう思ったのですが、データの構造上の問題で人間が見ているカレンダーの繰り返しの予定は、AIには見えていませんでした。「AIは画像解析もできるのだから、表示情報から情報を取って来られる」と思ったのですが、現段階でCopilot Studioの仕組みではそこまでできませんでした。参照元のページのデータ構造が整理されていなければ、どんなツールをつかってもあまりいい解析ができません。
逆に言えば、業務効率化のはじめの一歩は、社内にあるデータ資産を"AIが読める形"にしておくこと、ということがわかりました。これは、今後のDX改革を進める上で、よい学びとなりました。
追記 2026/08/02
今回は、総務部が管理している会議室予約カレンダーをCopilot Studioでハックして便利ツールを作ろうとしました。問題は、作成から約10年ほどが経過している会議室予約カレンダーの古い仕様の制約です。
「Copilot、もっと色々できるんじゃないかなぁ」と色々調べてみたら、"Record with Copilot"という新機能が米国限定でプレビューされているのを発見しました。今回人間が見ているカレンダーの繰り返しの予定は、AIには見えていないことがもう一つのボトルネックでしたが、この新機能があればカレンダーが古くても解決できそうです。
もう一つの解決のシナリオは、総務部が会議室予約カレンダーをアップデートしてくれること。そろそろ、リニューアルのタイミングなのではないでしょうか...会議室予約カレンダーは自分の部署の管轄ではないので、この取り組みは一旦ペンディングにしようと思います。
次のターゲット
この取り組みを通して、Copilot Studioを触って内容を理解する、という個人的ミッションをクリアしました。この次は、自分の部署のプロジェクトに関連する便利ツールを作って、DX革命を目論みたいと思います。
To be Continued...