"紙に依存する業務がまだまだ多い・・"、"契約書の押印や受信FAX確認のために出社・・"
このような悩みを抱え、ペーパーレス化に取り組んでいる方も多いのでは無いでしょうか？
本記事ではBoxがペーパーレス化に向けてどのように活用できるか？をまとめてみました。
紙のデメリットとは？
まずは紙を取り巻く業務課題を洗い出してみます
| カテゴリー | 内容 |
|---|---|
| 検索性 | 保管場所から探し出す手間が発生 |
| 即時性 | 印刷を要するため迅速な配布が困難 |
| 版数管理 | 最新版の維持や履歴の把握が難しい |
| 品質管理 | 経年劣化や外的要因(災害等)に伴う品質低下 |
| コスト | 印刷費用、保管場所の確保、発送費、複製や廃棄に要する費用が発生 |
| セキュリティ | 閲覧制限、閲覧記録の確認、改ざん、紛失、盗難、漏えい等 |
ペーパーレス化で解決できるポイントがいくつもありそうですね
それでは実際にBoxがどのように課題解決できるか見ていきたいと思います。
①クラウド上での保存と共有
最初にBoxの基本機能で出来るポイントを紹介します。
コンテンツを直接Boxに格納すると、常に最新版を関係者に共有が可能です。紙出力の機会が減少し仕事のスピードアップが期待出来ます。
下記はBoxの活用シーン例です。
- 役員会議の資料準備、議事録作成
- マーケティングのイベント内容摺り合わせ
- 工場内での機器操作手順確認
PCやスマートフォン、タブレット端末からコンテンツにアクセス出来るため、手戻り無く情報共有や意思伝達が可能となります。また、紙に依存しないため、場所や時間を選ばないアクセスで生産性UPが期待出来ます。
Boxの導入をきっかけに紙の手順書を動画ファイルに切り替えた事例も多数。誰にでも分かりやすく手順が伝われば、国籍の異なる従業員や入社後間もない方でも速やかにキャッチアップ出来ますね。クラウド上で最新版を更新するのみで常に全員が同じ内容を閲覧出来るため、メンテナンスも容易です。
また、アクセス権管理と閲覧履歴機能を備えているためセキュリティや監査性も高まります
②物理的な紙媒体をデジタルデータに変換
モバイルデバイス
Boxのモバイルアプリにはドキュメントスキャン機能が含まれており、お手軽にペーパーレス化が実現できます。
iOSやAndroidデバイスで紙を連続撮影し、1つのPDFファイルとしてBoxに保存が可能です。
例えば、イベント会場で受け取った名刺や資料をその場ですぐにスキャンし、コメントを追加して部門のフォルダに格納すれば情報共有がとてもスピーディー。最近のスマホは位置が多少ぶれても補正されるため、撮影もカンタンです
安全なクラウドにデジタルデータで保管すれば、紙を破いてしまうことも無いですし、変色や色褪せ等の劣化も防止。盗難、紛失リスクも低減します。
何よりも溜まっている紙をファイルに整理するとスッキリしますね！
※Boxモバイルアプリでドキュメントスキャンを行った動画イメージ
複合機/スキャナ連携
様々な複合機ベンダーが原稿スキャンや受信FAXをBoxに保存する機能を備えたソリューションを提供しています。仕分けやOCR機能を備えた各ソリューションの詳細は下記URLを参照してください。
・Box Square
・エコシステムソリューション集(複合機/プリンタ/スキャナ)のページを参照
プロジェクターが無い会議室でのプレゼンに備えて、出先のコンビニからBox上のファイルを紙出力するソリューションも提供されています。必要に応じてBox → 紙出力が出来れば柔軟に対応出来ますね。
メールアップロード
メールアップロードはBoxの指定フォルダで専用のメールアドレスを払い出す機能です。
払い出した専用メールアドレス宛に添付メールを送信すると、メールの添付ファイルが該当のBoxフォルダに格納されます。
受信したFAXをメール転送しBox上に保存すれば、FAX確認のための出社から解放されますね。
③回覧や承認、契約業務のデジタル化
タスク機能
"文書にサインして別のメンバーに回覧"、"申請した用紙にハンコを押してもらう"、このような業務もBoxがあれば効率化出来ます。
Boxのタスク機能は担当者にファイルのレビューを依頼したり、責任者に承認を申請することが可能です。コメントや注釈機能を活用すると、指示や指摘が明確に伝わると共に、きちんと記録も残す事が出来ます。
また、Box Relayと呼ばれる機能を使用する事で、依頼や承認等のタスクや、ファイルの移動、コピー等の定型的な業務フローを自動化する事が出来ます。
紙を介さない事で仕事がスピーディーに。不要な出社やそれに伴う移動時間が削減され、紙の管理業務から解放されるため、コスト削減にも繋がります。
電子署名
Box Signは物理的な紙を介さず、クラウド上のBoxコンテンツに対して電子署名を行う事が出来るソリューションです。
印刷、レビュー、押印、郵送、(必要に応じて)印紙貼付、仕分け、保管等の業務が全てクラウドで完結するため、契約等の業務に要する時間とコストの大幅な削減を実現出来ます。
Box Signは標準機能として提供しており、署名の回数に制限が無く、署名の前工程(文書作成やレビュー)から後工程(内容チェック、年限管理)まで含めた書類の管理が出来る点が特徴です。
※Box上のコンテンツ上で署名依頼したファイルは指定のBoxフォルダにPDF保存
民間事業者や行政における電子署名行為でも安心して活用頂けます。
※参考: Box Signグレーゾーン解消制度活用に関するプレスリリース
最後に
前述した、紙の業務課題に対するBoxの解決手段をまとめた表がこちらです。
| 課題名 | 内容 | Boxによる解決手段 |
|---|---|---|
| 検索性 | 保管場所に移動して探し出す手間が発生 | いつでもどこでも探せる |
| 即時性 | 印刷を要するため迅速に配布出来ない | すぐに共有。手段も豊富 |
| 版数管理 | 最新版の維持や履歴の把握が難しい | 常に最新版。過去版の確認や操作履歴も一元化 |
| コスト | 保管場所の確保、発送費、複製や廃棄に要する費用が発生 | 保管場所確保不要。発送や電子署名、複製、廃棄コストもゼロ。効率化され業務時間が短縮 |
| セキュリティ | 閲覧制限、閲覧記録の確認、改ざん、紛失、盗難、漏えい等 | 一元管理によるアクセス制限、履歴管理でセキュリティが大幅に強化 |
| 品質管理 | 経年劣化や外的要因(災害等)に伴う品質低下 | デジタル化で劣化無し。災害に強く確実なコンテンツ保存 |
これまで紙を中心に行なっていた業務をBoxに置き換える事で、業務効率やセキュリティが向上し、コスト削減に繋がります。
Boxはペーパーレス化を推進し、生産性とセキュリティ強化に繋がる便利なサービスが次々にリリースされます。
これからもコンテンツクラウドBoxにご期待下さい！