はじめに
皆さん、こんにちは！
日々進化を続けるテクノロジーの中で、私たちは情報伝達手段とも向き合わなければなりません。
特にオンライン会議や組織内SNSは、現代社会において欠かせないツールですが、その一方で、情報が十分に伝わらないという課題を抱えています。
この記事では、誰もが抱える情報伝達の問題点を紐解きながら、未来を見据えた解決策と、さらなる可能性について考えていきます。
🗣️ オンライン会議の課題
オンライン会議は、場所や時間にとらわれずコミュニケーションを図れる便利なツールですが、対面でのコミュニケーションと比べて情報伝達の質に差が生じることがあります。
例えば、
- 表情や声のトーンが伝わりにくい
- 会議中に集中力が途切れてしまい、重要な情報を見逃してしまう
- 議論が白熱して、全員が同じ方向を向いているか確認するのが難しい
など、さまざまな課題が挙げられます。
✨ 解決策✨
これらの課題を克服するために、以下の解決策を考えました。
1. AIで会議内容を自動で文字起こし
会議の自動文字起こしはすでに普及していますが、デフォルトで文字起こしをすることで、参加者は会議に集中することができます。
また、文字起こしデータは議事録として活用できるだけでなく、AIによる自動要約機能によって、会議内容を効率的に理解することも可能になります。
2. 理解度ボタンの設置
会議中の参加者の理解度を把握するために、理解度ボタンを設置。
例えば、
- 理解できました
- よく分かりません
- 補足説明をお願いします
などのボタンをクリックすることで、リアルタイムに理解度の共有ができます。
これにより、参加者の理解度を把握することができ、適切なフォローが行えるようになります。
3. AIで理解度チェック問題を自動生成
会議終了後、AIが自動で理解度チェック問題を生成することで、参加者の理解度を客観的に評価できます。
二択など、簡単なクイズ形式にすることで、参加者は楽しみながら理解度を確認できます。
また、AIは参加者の回答結果に基づいて、必要なフォローアップを行うことも可能です。
💬 組織内SNSの課題
Teams、Slack、Googleチャットなど、組織内SNSは情報共有の効率化に役立ちますが、情報が多すぎて伝わらない、逆に情報が少なすぎて伝わらないなどの課題を抱えています。
✨ 解決策：テンプレート機能による標準化 ✨
組織内SNSにおける情報伝達を効率化するために、テンプレート機能が有効ではないでしょうか。
例えば、
- 作業指示: 担当者、内容、期日、背景や前提条件、成果物の粒度などの項目をあらかじめ設定したテンプレートを使用
- 質問: 知りたいこと、やってみたこと、その結果何に困っているか、回答期限、関連情報などを明確に記載したテンプレートを使用
- 報告: タスク、進捗状況、残タスク、課題、今後の予定などを簡潔にまとめたテンプレートを使用
など、状況に応じたテンプレートを複数用意することで、情報の粒度を統一し、相手に伝わりやすい情報共有を実現できます。
🌐 未来への展望：デジタルとアナログの融合
この記事では、オンライン会議と組織内SNSにおける情報伝達の問題点と、AI技術やテンプレート機能を活用した解決策について解説しました。
今後もどんどん新しいツールが生まれます。
しかし、情報伝達の基礎となる部分は、これからも変わらないのではないでしょうか。
新しい技術と、テンプレートなど、経験に基づく改善。
もっと便利で、もっと伝わる世の中にするため、一緒に歩んで行きましょう！