12月16日（金）に社内で行われたテックカンファレンスに今回運営スタッフとして参加させていただきました。
運営スタッフとしてかかわった記録やイベント当日の感想などを書きたいと思います。
私の自己紹介
３年前に未経験からIT業界に転職。インフラエンジニアに興味があり独学で資格を取得。（LPICレベル１、CCNA、AWS SAA）
開発経験なし。現在は、事務業務＋AWS運用のお仕事をメインに担当しております。
テック系じゃない私でもすごく楽しめたイベントでしたし、この経験が少しでも役にたったり参考になればいいなと思い共有させていただきます。
運営スタッフにチャレンジしたきっかけ
直属の上司から「運営スタッフとして手伝ってほしい」と言われたことがきっかけでした。
正直、不安の方が大きかったですが「裏方スタッフってなんか楽しそう、いい機会だしチャレンジしてみよう！」と思い引き受けました。
役割
私の役割は登壇者の募集、管理と前日までのサポートがメインでした。
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LT登壇者募集
イベント1ヶ月前に19名の登壇者募集を開始しました。
募集期間が10日間と比較的短かったため週2日程度、リマインド投稿を行い社内で周知されるよう工夫しました。
公開すると、すぐに10名の立候補者が集まりました。
リマインド投稿するたび１人、また1人と立候補者が増えていくのが嬉しかったですしテックカンファレンスへの熱い思いを感じました。
19名の募集で16名までは順調に集まりましたが残り3名というところで立候補者がです、内部で声掛けを行ったりと苦戦しましたが
最終的には19名の枠に22名の応募があり一部お断りするという結果になってしまいました。
本当は立候補者全員に登壇してもらいたかったですが時間の都合上、それができず、、運営の難しさを感じました。 -
登壇者の管理
募集人数に達したら、グループチャットを作りイベント当日までにタイトルと資料の作成をお願いしました。
（タイトルは、当日投影スライドを作成する関係でイベント2日前までに決定と締切を設けました。）
進捗表を作成し、タイトルが決定した方は、タイトル名を赤にしてもらうなど一目見て進捗がわかるよう工夫しました。
タイトル名がすぐに決定する人もいれば、準備が追い付かず締切に間に合わない人もいて心配もありましたが
イベント前日にはすべての登壇者がタイトル確定し、投影スライドの準備も間に合ったので良かったと安心しました。 -
登壇者向けガイド作成
登壇者の方が当日困らないよう事前準備～発表までの流れを記載した登壇者向けガイドを作成しました。
作成期間は約1週間程度、ある程度内容が固まったところで一度全体共有を行い、最終確定版は前日に展開しました。
＜記載した内容＞
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発表前準備
発表資料は当日までに準備していただく
スライドのフォーマット形式記載
無線LANを記載した紙の張り出し場所 -
接続テスト、発表前の待機場所
レイアウト図を用いて記載
接続テスト完了時には、接続テストチェック表に「〇」を記載していただくようにお願い -
タイムテーブル
発表順番を記載したタイムテーブルを記載
イベント当日
イベント当日は、参加者の受付～案内を担当。
その後は、参加者として登壇者の発表を聞いたり、ワークショップに参加しました。
発表慣れしている登壇者は、発表開始そうそうみんなの知ってる話題で興味・関心を惹きつけ、そこから自身が伝えたい事や意見を話していました。
なので5分があっという間で「もっと話を聞いていたのにもう終わり！？。。」と感じやすかったです。
また、短い発表での投影スライドは写真や動画をたくさん使用した方イメージが湧きやすく、聞いている側に伝わりやすいんだなとも感じました。
午後のワークショップでは、「お題」ごとにディスカッションするメンバーが変わり色んな人と意見交換しながら交流できたのが楽しかったです。
最初は意見やアイディアが全然出てこなかったですが、人が発信した情報をもとに出てくる思いがあったり、共感で場が盛り上がったりなどワークショップを通じて対面で人と接することの大切さを実感できました。
まとめ
社内イベントの運営スタッフはいい経験になりました。
私の役割はサポートがメインだったので当日は参加者としてイベントの進行を見守っていましたが
会がスムーズに進行していく様子を見ながら、「頑張って良かったな」としみじみ感じておりました。
また、ワークショップを通じて普段接点がない方との交流がとても楽しかったです。
色んな考え方に触れる事で新たな発見や気づきがあり視野が広がった気がします。
テレワークが普及して、社内で人と接することがかなり減りましたが
直接人とコミュニケーションをとることは改めて大事だなと思いました。
次回もまた社内でこういうイベントがあれば積極的に参加していきたいと思います。
社内関係者の皆様、貴重な体験をさせていただきありがとうございました！
この記事を読んで、社内イベントに興味をもって経験される方が増えてくれると嬉しいです。
皆さんも是非チャレンジしてみて下さいね。