ChatGPTを業務で使い始めたものの、「その場しのぎだな」と感じたことはありませんか。
質問するたびに前提や条件を説明し直し、答えを得る…。
繰り返していると「効率化できていないのでは」と思ってしまうことも少なくありません。ChatGPTを単なる相談相手ではなく、効率的に業務を支える仕組みはないのでしょうか。
本記事では、ChatGPT限定になりますがGPTsに注目し、業務効率化へとつなげる考え方と具体的な使い方を解説します。
GPTsとは何か
ChatGPTを代表とする生成系AIで業務や作業を効率化できていないのではと感じるのは、毎回、AIに求めた回答を出力させるためにプロンプトを考える時間がかかるためです。
これでは「効率化できているのか」と疑問に感じても不思議ではありません。
この疑問を解消するのが、ChatGPTの機能の一つであるGPTsです。
GPTsとは、特定の業務や役割に特化した専用のChatGPTを作成・利用するための仕組みです。あらかじめ役割や目的、前提条件を設定しておくことで、利用のたびに細かな説明を繰り返す必要がなくなります。
同じ種類の業務を日常的に行っている場合ほど、GPTsの効果は分かりやすく現れます。
利用するための条件は？
GPTsを利用するにあたり、無料・有料プランの違いは正しく理解しておく必要があります。
無料プラン
できること
他のユーザーが公開しているGPTsを利用することは可能です。既存のGPTsを使って文章作成や要約などを試すことはできるため、GPTsがどのような仕組みかを体験する用途には十分対応しています。
できないこと
一方で、GPT Builder（GPT作成機能）は利用できないため、無料プランでは自分専用のGPTsを作成・編集することはできません。
メニュー欄に表示される画面も少なく、共有されたGPTsを利用する形になります。そのため作成する事はできません。
有料プラン（Plus以上）
GPT Builderを利用して自分専用のGPTsを作成・編集することが可能になります。メニュー欄にGPTという表示と、作成したGPTsが表示されるようになります。
業務内容に合わせた役割や指示を細かく設計できるので、特化したAIパートナーとして利用することができます。
作り込みも2通りあって、「自分で用意したプロンプトを保存する」方法と、「ChatGPTと対話しながら作り込んでいく」方法です。
「ChatGPTと対話しながら作り込んでいく」方法は、AIを効果的に動かすためのプロンプトがわからなくても、チャットで対話しながら、GPTsを作成できるオススメの方法です。
無料プランは「既存GPTsを試す環境」、有料プランは「GPTsを業務用に作り込む環境」と位置づけるといいかもしれません。
なぜGPTsが業務効率化につながるのか
業務の中では、判断や決定そのものよりも、その前段となる作業に多くの時間が費やされ、積み重なると大きな負担になります。
- 文章の構成を考える
- 言い回しを整える
- 分かりやすさを確認する
そんなときにGPTsを活用すると、こうした前段の作業を専用AIに任せることができます。
毎回ゼロから考える必要がなくなり、出力の品質も一定に保たれるため、作成したドキュメントの内容確認や最終判断といった、本来注力すべき業務に集中することができます。
実務で使いやすいGPTsの活用イメージ
では、どのようにGPTsを業務に使えばいいでしょうか。
メール文章を作成するためのGPTsを作成しておけば、伝えたいことの要点を簡単に入力するだけで、読みやすく整った文章を生成できます。
文章表現に悩む時間が減ることで、対応スピードも自然と向上します。また、資料や手順書の作成においても、GPTsは有効です。
白紙の状態から内容を考えるのではなく、目的や対象を伝えたうえで下書きを作成させることで、修正や調整に集中できます。最初から完成度を求めず、たたき台を作る用途として使うことが、現実的で継続しやすい活用方法です。
GPTsは新しい文章を作成するだけでなく、すでに作成した文章の確認や改善にも利用できます。
文章を入力することで、分かりにくい表現や冗長な箇所を指摘させることができ、第三者視点でのチェックさせて完成度を上げることも可能です。
提出する前の一次確認としてGPTsを使って確認をして、そのあと自分で一通り目を通して確認をする。それだけでも、文章の品質を保ちやすくなるし、特に社内外向けの資料を扱う業務などでは効果を実感しやすいでしょう。
まとめ
GPTsを利用・作成する際、最初から完成されたプロンプトを用意する必要はありません。
簡単な指示で作成し、実際の業務で使いながら少しずつ調整していく、使ってみて違和感があれば設定を修正し、再度利用することで実用性の高いGPTsになります。作り込む過程を楽しみながら、徐々に加速していく効率化で、自由な時間を手にすることもできるでしょう。
「自分の業務に合ったGPTsを業務パートナーとして作成すること」
まずはいろいろ考えるよりも、まずは使い始めてみることが一番重要かもしれませんね。その一歩から業務効率化を極めてみてはいかがでしょうか。