はじめに
副業でご相談いただいた案件の実績紹介です。
動物病院様から、以下のようなお悩みがありました。
- タイムカードの集計作業が手間
- 勤務時間・残業時間の計算ミスが発生
- Excelへの転記に時間がかかる
- 従業員ごとに勤務体系が異なり管理が複雑
また、
- 市販の勤怠システムはカスタマイズ費用が高い
- 新しいシステム導入に抵抗がある
- PCからではなくスマホから簡単に打刻したい
という背景から、簡単に使えて低コスト運用できる仕組みが求められていました。
解決手段
今回は以下の構成で実現しました。
- Google Formsで打刻
- Google Sheetsで集計・計算
→スマホからワンタップで打刻可能で、アプリ不要（ブラウザでOK）。
またシンプルかつカスタマイズ可能な勤怠管理システム
※スマホから打刻できることで、現場スタッフもストレスなく運用出来ています。
システム概要
■打刻方法
従業員がフォームから送信
↓
「名前」＋「出勤 or 退勤」を選択
↓
自動でスプレッドシートに記録
※Google Formsの画面（サンプル）が以下になります
■管理内容
スプレッドシートで以下を自動管理：
- 日付
- 出勤時間
- 退勤時間
- 残業時間
- 出勤日数（20日締め）
※Google Sheetsの画面（サンプル）は以下でログと従業員Eの実績が以下になります。
■実装内容
①打刻データの蓄積
フォーム送信時に：
- タイムスタンプ
- 名前
- 出勤/退勤
が自動記録されます。
②出勤・退勤の判定
スプレッドシート上で：
- 同一日付・同一人物を紐づけ
- 出勤と退勤をセット化
③勤務時間の計算
勤務時間 = 退勤時間 - 出勤時間
④残業時間の計算
残業時間 = 退勤時間 - 定時時間
⑤イレギュラー対応
動物病院特有のケースにも対応
- 午前のみ出勤
- 午後のみ出勤
- 早退
- 従業員とアルバイトで定時が異なる
導入効果
- 作業時間：月4時間 → ほぼゼロ
- 転記ミス・計算ミスの削減
- 手修正が簡単
→低コストでここまで出来るのかという評価を頂きました。