タスクに追われがちなあなたへ
持っているタスクが多すぎて何から手を付けていいかわからない。タスクの締切が短くて毎日忙しい。こんな経験をしている方はいらっしゃいませんか？もしかするとそれ、タスクの管理方法を見直せば解決できるかもしれませんよ？
重要度と緊急度、意識してますか？
お仕事を整理する上で最初に意識するのはたったの2つ、それは仕事の「重要度」と「緊急度」です。誰しも一度は聞いたことがある単語かとは思いますが改めておさらいしてみましょう。まず「重要度」から。これは会社やチーム、クライアントに対してどれだけ価値のあるタスクかを示したものです。「重要度」の高いタスクほど価値のあるタスクと考えることができます。
次に「緊急度」です。これはタスクの締め切りや納期を表すものです。「緊急度」の高いタスクほど締切が迫っていると考えることができます。
ではこれらの情報をもとに実際に仕事を分類してみましょう。
持っているタスクを分類しよう
「重要度」と「緊急度」を意識することで業務を4ついずれかに分類することができます。それぞれの高い、低いについてはひとまずあなたの主観で構いません。まずは今お持ちのタスクをそれぞれのグループに当てはめてみましょう。  そして、図をわかりやすく説明するため、それぞれのカテゴリーをA～Dのグループに区分します。- 重要度が「高」、緊急度が「高」をAグループ
- 重要度が「高」、緊急度が「低」をBグループ
- 重要度が「低」、緊急度が「高」をCグループ
- 重要度が「低」、緊急度が「低」をDグループ
如何でしょう？ あくまでも私の経験上ではございますが、タスク量で悩んでいる人の多くは整理してみると「Cグループ」のタスク数が多いことをよく目にします。
もしこれに該当する方は、「Cグループ」の作業に対してあまり質を重視しすぎず、ある程度時間を決めて取り組むことで時間を確保したり、場合によってはタスク納期の再検討を提案してみてもいいかもしれません。
大事にするグループを意識しよう
タスクの整理ができたら最後に大事なグループのタスクを意識してみましょう。 毎日の業務に追われていると、どうしても「Aグループ」と「Cグループ」のタスクに目が行きがちになり、大事なタスクの一つである「Bグループ」が疎かになりがちです。業務を効率的にすすめるため、CやDグループに割くタスクの時間を減らしつつ、「Bグループ」のタスクに時間を割けるようにすることで今まで以上の成果を出せるかもしれません。
最後に
今回はタスク管理における、基本的だけど大切な「分類」についてをまとめてみました。 何だ簡単そうじゃん。と思われるかもしれませんが、毎日増えていくタスクをこまめにグルーピングし管理するのは意外と大変です。 知らなかった方はもちろんですが、既にこの手法をご存知の方でもし実践していらっしゃらないのであればこれを機会に試してみては如何でしょうか。ちなみに余談ではありますが、筆者はタスクを付箋書いた後ホワイトボードに貼り付けた位置でA～Dのグループ分けをしていたことがあります。もし今日からやってみようという方がいらっしゃれば是非お試しください。