はじめに
取引をする前に反社チェックすることは重要です。
その企業が実在しているのかなどを確認をしないと取引のリスクが高まる可能性があります。今回はWorkatoを中心として、RPAと各アプリケーションを連携させて反社チェックをする業務フローを紹介します。簡易的な業務フローではありますが、参考にしてみてください。
反社チェックの業務フロー
「担当者がGmailを確認し、GoogleForm経由の資料請求お問い合わせが来ていたら、Googleで簡易的に企業の実在性の確認を行い、Salesforceに登録します。その後、社内コミュニケーションツールのSlackで法務へSalesforceの登録情報を連絡します。」
業務フローを箇条書きにすると以下のようになってきます。
①GoogleFormで資料請求お問い合わせを受付
②Gmailで受付通知
③担当者が受付内容の会社名でGoogle検索
④検索結果一覧から企業の実在性を確認し一次チェック完了
⑤salesforceで取引先登録
⑥法務へSlackで連絡
⑥法務チームが信頼性などの最終チェック
業務フローの中で、担当者による作業が複数発生します。
Gmailの新着メールにGoogleForm経由の問い合わせが来ているか確認し、簡易的にGoogle検索で実在性の確認、salesforceへの登録を行い、最後に法務チームへの報告をしてやっと業務が終了します。
担当者が使用するアプリケーションと、業務上の目的は以下の通りとなります。
(Googleformは問い合わせを受け付けたらGmailに通知が来るため省略)
| apps | 目的 | 人手作業 |
|---|---|---|
| Gmail | お問い合わせの通知を受け取る | 確認する作業 |
| Google(検索) | 企業の実在性を確認する | 検索する作業 |
| Salesforce | 顧客情報に登録する | 登録する作業 |
| Slack | 経理へ連絡する | 連携する作業 |
簡単な業務フローではありますが、担当者による作業に多くの手間がかかります。この業務フローをWorkatoとRPAで自動化すると、担当者に易しい新しい業務フローが設計することができます。
Workatoでアプリの連携
担当者が各アプリで行っていた作業を、全てWorkatoで繋ぐことで新しい業務フローとなります。
人手作業で行っていたところを全て自動化することができ、担当者はSlackを見ていれば完結してしまう業務フローとなりました。
Gmailから法務チームに連絡するまでの一連の流れは全てWorkato内に収めることが出来ました。
| apps | 目的 |
|
|---|---|---|
| Gmail | お問い合わせの通知を受け取る | 確認する作業 |
| Google(検索) | 企業の実在性を確認する | 検索する作業 |
| Salesforce | 顧客情報に登録する | 登録する作業 |
| Slack | 経理へ連絡する | 連携する作業 |
今回、RPAでは「企業名をGoogleで検索して検索一覧の画像を取得」と、とても簡易的な情報を取得しています。
RPAを使用することで、API連携が出来ない反社チェックツールを操作することも可能です。（API連携が出来るのであれば、RPAを使わずにWorkatoのみでも対応できる)
Workatoでは以下のような処理を行います。
WorkatoはGmailの新着メールを監視して、Googleformからの通知があったらRPAに検索指示を与えます。
RPAが検索を終えたらWorkatoは結果をSlackで通知し、担当者による簡易的な確認を待ちます。
担当者がSlack上のボタンを押すことで、Workatoはsalesforceの登録処理を行います。登録処理が済んだら法務チームへ通知します。
簡易的な確認以外は全てWorkatoで行えます。
おわりに
アプリ間をWorkatoで連携することで、業務フローを自動化できることを紹介しました。Google検索で検索する作業は、クラウドベースで起動指示が出せるRPAを用いています。
RPAで簡易的なGoogle検索を行いましたが、既にRPAを業務上に取り入れている方は、自身のRPA処理に置き換えて、Workatoと連携するイメージをして頂ければと思います。
弊社では、クラウドベースで起動指示が出せるRPAとして、UiPathを使用しました。次回はWorkatoとUiPathを連携するための設定方法などを紹介させて頂きます。