はじめに
Workatoって一体何なのか、
またiPaaSにどんな特徴があるのか、
そして最近よく聞くAIエージェントやMCPとWorkatoがどう関係するのか、
非エンジニアの方にもわかりやすくご説明していきます。
業務自動化、SaaS連携、AI活用に興味がある方は参考にしてみてください。
Workatoとは？
Workatoとは ビジネスフローを自動化できるiPaaS製品です。
iPaaSとは 「Integration Platform as a Service」の略語でクラウド統合プラットフォームとも呼ばれています。
クラウドサービス を簡単につなぎ合わせ、
データを自動的にやり取りできるようにするためのツール です。
ここでいうクラウドサービスというのはSaaS製品となります。
SaaSとは 「Software as a Service」の略語です。
アプリケーションをPCにインストールせず、
インターネットを通じて使うことができるサービスのことを指します。
SaaS製品とは以下のような製品が挙げられます。
- Google Workspace(Gmail,GoogleSheetsなど)
- Slack
- Salesforce
- kintone
- Sansan
など
つまり、企業で、ばらばらに使っているSaaSを
iPaaSによって連携させて、まるで1つになっているかのように、使うことができます。
【Workato】【iPaaS】【SaaS】の説明を以下の画像でまとめてみました。
iPaaSは複数のSaaSを組み合わせて業務を自動化するのに役立つツールです。
例えば
● Gmailにメールが届いたらSlackに通知する
● Salesforceに登録された情報をGoogleスプレッドシートに反映する
● kintoneに登録された情報をもとに、別システムへデータを連携する
● 請求書データを読み取り、会計システムへ登録する
● 問い合わせ内容をもとに、担当者へ自動で通知する
などです。
人が手作業で行っていた転記作業や確認作業を、システム同士の連携によって自動化できます。
Workatoは、難しいプログラミングの知識がなくても、比較的わかりやすい画面操作でワークフローを作成できる点が特徴です。
また、クラウドサービスだけでなく、追加オプションを利用することで、オンプレミス環境や社内システムとの接続も可能になります。
Workatoのワークフロー作成は、基本的に以下のステップで行います。
- アプリケーションを選定
- 処理開始のトリガーを設定
- 処理内容を設定
Workatoは簡単な設定を行うだけで業務の自動化を構築できるツールです。
Workatoは、マウス操作だけで、簡単にシステム連携が出来てしまうツールです。
実際に作成してみた記事もあるので、参考にしてみてください。
Workatoの概要を中心に紹介しています。
具体的な活用例や業種別の事例、関連資料について確認したい場合は、
以下よりお知らせください。
なぜiPaaSが必要なのか
近年、SaaSなどのクラウドサービスの利用が増えています。
営業管理、顧客管理、勤怠管理、経費精算、チャット、ファイル共有など、業務ごとに便利なツールを使うことが一般的になりました。
しかし、便利なツールが増える一方で、新たな問題も出てきます。
それが、
同じ情報を複数のシステムに入力しなければならない
データがあちこちに分散してしまう
どの情報が正しいのかわからなくなる
という問題です。
例えば、新入社員の情報を登録する場合、
- 人事システム
- 経費精算システム
- チャットツール
- 勤怠システム
- ファイル共有サービス
など、複数のシステムに同じような情報を登録しなければならないケースがあります。
このような作業を手作業で行うと、時間がかかります。
また、入力ミスや登録漏れも起こりやすくなります。
そこで、iPaaSを使うことで、1つのシステムに登録された情報を他のシステムにも自動で反映できます。
人事システムに新入社員情報が登録されたら、チャットツールにアカウントを作成し、経費精算システムにも情報を連携する。
このような業務フローを自動化できます。
上記のような状況では、データ登録の手間 がかかり、且つ データの分散保管 が避けられません。
そのため、アプリケーションの連携によるiPaaSの重要性が浮き彫りになってきます。
iPaaSは、異なるアプリケーションを効果的に連携させ、データの一元管理を実現する役割 を果たします。
先の例をiPaaS導入した場合に置き換えてみましょう。
新入社員の情報が人事システムに入力されると iPaaSを介して他の関連するアプリケーションにも自動的にデータが反映 されます。
経費精算システムやチャットツールに再度同じ情報を入力する手間が省かれヒューマンエラーも回避できます。
WorkatoはiPaaSだけではない
ここまで見ると、Workatoは「SaaS同士をつなぐツール」と理解できます。
もちろん、それは正しいです。
ただし、最近のWorkatoは、従来のiPaaSの役割に加えて、AI活用の基盤としても注目されています。
特に重要なのが、
AIエージェントが社内システムと安全につながり、実際の業務を実行できるようにすること
です。
生成AIは、文章を作ったり、情報を要約したりすることが得意です。
しかし、実際の業務では、それだけでは足りないことが多いです。
例えば、
● 顧客情報を確認する
● 商談情報を更新する
● 見積書を作成する
● 承認依頼を出す
● チャットで関係者に通知する
● 請求情報を確認する
といった業務では、AIが社内システムの情報を参照したり、実際に処理を実行したりする必要があります。
しかし、AIに何でも自由に操作させるのは危険です。
間違った情報を登録してしまうかもしれません。
本来見てはいけない情報にアクセスしてしまうかもしれません。
誰が、いつ、何を実行したのかがわからない状態になるかもしれません。
そこで、Workatoのような基盤が重要になります。
Workato ONEとは？
Workato ONEとは、Workatoが提供するAI時代の業務自動化・連携基盤です。
従来のように、単にSaaS同士をつなぐだけではなく、
● AI
● 社内システム
● 業務プロセス
● 人による承認
● セキュリティ
● ガバナンス
をまとめて扱うための考え方です。
ざっくりいうと、 AIに業務を任せるための土台 です。
AIがただ回答するだけでなく、社内のシステムや業務フローとつながり、必要な処理を安全に実行できるようにするための仕組みです。
Enterprise MCPとは？
Enterprise MCPとは、AIエージェントが業務システムと安全につながるための仕組みです。
MCPは「Model Context Protocol」の略です。
かなり簡単にいうと、
AIが外部のシステムやデータと連携するための共通ルール
のようなものです。
ただし、企業で利用する場合は、単にAIとシステムをつなげばよいわけではありません。
企業では、
● 誰が実行したのか
● どの権限で実行したのか
● どの情報にアクセスしたのか
● 実行内容を後から確認できるか
● 個人情報や機密情報を守れるか
が重要になります。
WorkatoのEnterprise MCPでは、AIエージェントが社内システムを利用する際に、ユーザーの権限や監査ログ、ポリシーなどを踏まえて、安全に実行できるようにします。
つまり、
AIに自由に社内システムを触らせるのではなく、ルールを守ったうえで業務を実行させるための仕組み
と考えるとわかりやすいです。
AIエージェントとは？
AIエージェントとは、人からの指示を受けて、自分で必要な情報を確認し、判断し、業務を進めるAIのことです。
通常の生成AIは、
「文章を作って」
「要約して」
「アイデアを出して」
といった依頼に回答することが中心です。
一方でAIエージェントは、
「この顧客の状況を確認して、必要なら担当者に通知して」
「商談情報を確認して、見積作成の準備をして」
「問い合わせ内容を見て、必要な情報を集めて返信案を作って」
といったように、複数の手順をまたいで業務を進めることを目指します。
ただし、AIエージェントが業務を進めるには、社内のシステムやデータとつながる必要があります。
そこで、WorkatoのようなiPaaS・オーケストレーション基盤が重要になります。
WorkatoとAI活用の関係
Workatoは、もともとSaaSや社内システムを連携させることに強い製品です。
そのため、AI活用においても、
AIと業務システムをつなぐ役割
を担うことができます。
例えば、
AIが問い合わせ内容を確認する
↓
Workatoが顧客情報や過去の対応履歴を取得する
↓
AIが返信案を作成する
↓
必要に応じてWorkatoが担当者へ通知する
↓
承認後にメール送信やCRM更新を行う
といった業務フローが考えられます。
この場合、AIだけで完結しているわけではありません。
AIが考える部分を担当し、Workatoがシステム連携や実行部分を担当します。
このように役割分担することで、AIを業務の中で使いやすくなります。
WorkatoでできるAI活用の例
Workatoを使ったAI活用としては、以下のような例が考えられます。
営業活動の支援
商談情報や顧客情報をもとに、次に行うべきアクションをAIが提案します。
例えば、
商談内容の要約
次回アクションの整理
見積作成の準備
上司への承認依頼
CRMの更新
などを自動化できます。
カスタマーサクセスの支援
顧客の利用状況や問い合わせ履歴をもとに、顧客の状態を確認します。
例えば、
__顧客のアカウントヘルス確認
利用状況の要約
解約リスクの検知
フォロー対象の抽出
担当者への通知
などが考えられます。
ITヘルプデスクの支援
社内からの問い合わせ内容をAIが確認し、必要な情報を集めて回答案を作成します。
例えば、
よくある問い合わせへの回答
アカウント申請の受付
権限変更の申請
チケット起票
対応履歴の記録
などを効率化できます。
経理・管理部門の支援
請求書や申請情報をもとに、確認や登録作業を支援します。
例えば、
請求書データの確認
支払情報の照合
承認依頼
会計システムへの連携
関係者への通知
などです。
Workatoを使うメリット
Workatoを使うメリットは、単に作業を自動化できることだけではありません。
大きく分けると、以下のようなメリットがあります。
1. 複数システムを連携できる
企業では、部門ごとにさまざまなシステムを使っています。
Workatoを使うことで、これらのシステムをまたいだ業務フローを作ることができます。
2. 手作業を削減できる
転記作業、確認作業、通知作業などを自動化することで、業務時間を削減できます。
また、手作業による入力ミスや対応漏れも減らすことができます。
3. 業務プロセスを標準化できる
人によって対応方法が違う業務も、Workato上でワークフロー化することで、一定のルールに沿って処理できます。
4. AIと業務システムをつなげられる
生成AIを導入しても、社内システムとつながっていなければ、実際の業務改善にはつながりにくいです。
Workatoを使うことで、AIが必要なデータを参照したり、承認を挟んだうえで業務を実行したりできるようになります。
5. セキュリティやガバナンスを考慮しやすい
企業でAIや自動化を利用する場合、権限管理や監査ログは重要です。
Workatoは、誰がどの処理を実行したのか、どのシステムにアクセスしたのかを管理しやすい仕組みを持っています。v
Workatoはどのような企業に向いているか
Workatoは、以下のような企業に向いています。
複数のSaaSを利用している
システム間の転記作業が多い
部門ごとにデータが分散している
業務の属人化を減らしたい
RPAだけでは対応しにくいシステム連携がある
生成AIを業務で活用したい
AIと社内システムを安全につなげたい
承認や権限管理を含めた自動化を行いたい
逆に、単純な通知だけを少し自動化したい場合や、個人利用に近い小規模な自動化であれば、より軽量なツールの方が合う場合もあります。
Workatoは、複数部門や複数システムをまたぐ業務自動化に強みがあります。
おわりに
Workatoは、もともとiPaaSとして、複数のSaaSやシステムを連携させるためのツールです。
しかし、最近ではそれだけではなく、AIエージェントが業務システムと安全につながり、実際の業務を実行するための基盤としても注目されています。
これからの業務改善では、
システム同士をつなぐこと
データを正しく連携すること
AIを業務プロセスに組み込むこと
権限や監査ログを含めて安全に運用すること
が重要になります。
つまり、Workatoは単なる連携ツールではなく、
業務自動化とAI活用をつなぐためのプラットフォーム
と考えるとわかりやすいです。
生成AIを導入しても、実際の業務が変わらない。
そんな課題がある場合は、AIそのものだけでなく、AIと業務システムをつなぐ仕組みを考えることが重要です。
Workatoは、そのための選択肢の一つになります。
関連