Box Signとは
振り返りの前に、Box Signの概要を改めて見ていきたいと思います！
Box Signとは、Boxにネイティブに統合された電子サイン機能の事です。
電子署名をする際には、契約書などの文書を準備して電子署名ツールを活用するパターンが一般的かと思いますが、
Box Signを活用することで、書面をBoxに保持しながら、電子署名を可能とする。
しかもBox Signの場合は、標準機能で利用の場合は追加コストがかかりません！
そんなツールです。
※一括送信や署名リンクなど一部の機能は上位ライセンスが必要です。
※APIを活用してBox Signを実施する場合などは追加コストが必要です。
2023年でリリースされた機能を振り返ろう
2021年にリリースされたBox Signですが、2023年においては大小合わせて15以上の機能がリリースされてきました！
今回は、注目の機能を中心にPick upしながら振り返っていこうと思います。
複数ドキュメントを1パッケージとして送信する
署名をする際には、同時に複数の署名を必要とする場合もありますよね。
注文書と契約書みたいな形で発生するときに、1つのリクエストで送信できるようになりました！
具体的に使ってみましょう！まずはBox Signを作成する画面です。
一度、こちらのように契約書をセットした後、画面左側を見ると”+”ボタンが表示されています。
Boxからドキュメントを追加できるようになり
2つ目のドキュメントをセットすることができます！
このような形で、ドキュメントを複数セットし、
それぞれに署名の項目を追加することで、1つの署名でありながら複数の書面に署名いただくことが可能です。
署名者向けの添付機能
こちらは先程とは、逆となり署名者が添付できるような機能がリリースされました！
署名をする側が、署名時に資料を添付したい場合に活用できる機能です。
イメージしやすいケースだと、人事で雇用契約書のSignをもらう際に合わせて履歴書や卒業証明書を受領したいといったときに活用できそうです。
使い方としては、署名作成画面の右側に”添付ファイル”という項目が見えると思います。
この項目を任意の場所に設定することで、添付ファイルを受け取ることが可能です。
【署名者の画面】署名者はこのフォームから添付が可能です。
このような形で、添付したいコンテンツを選ぶことができます。
書面を添付した上で、署名を完了すると、署名を送付した側の画面ではこの画像のように
添付ファイルが送られてきます。（今回でいうと、Kinniku.pngがそのファイルです）
このような形で、メールで受領するのではなく、署名プロセスの中でセキュアに追加の資料を受け取ることが可能となりました！
※この機能はEnterprise もしくは Enterprise Plusのライセンスが必要です。
署名用ドキュメントの準備ページでキーボードショートカットを利用
Signの画面で署名リクエストを作っていくことができるようになると、もう少しクイックに勧めていきたいと思う場面があったかもしれません。そこで、そこを効率的にできるようショートカットが実装されました。地味ではあるものの、使い始めると必要になってくる機能です。
代表的な
・切り取り：Ctrl / Command + X
・コピー：Ctrl / Command + C
・貼り付け：Ctrl / Command + V
だけではなく
・複製：Ctrl / Command + D
なども実装されています。それ以外にも以下のリリースで続々とショートカットがリリースされていますのでぜひぜひ覚えていただければと思います。
署名リクエストのカスタマイズ可能な有効期限
すこし地味な機能ではありますが、重要な機能リリースです。
これまで、署名リクエストの有効期限については予めセットされた有効期限しか選択できませんでした。（期限なし/7日/14日/30日/90日）
署名という行為は日付感が重要でありながら、かつ秘匿性を保ちながら行われる行為でもあるので、ここのリクエストの有効期限をカスタマイズ可能とする機能がリリースされました！
具体的にはこのような形で、日数を入力できるように設定が可能となりました。
グレーゾーン解消制度で確認
ここまで、Box Signの機能リリースについて2023年を振り返ってきましたが、
一番大きなポイントはこのグレーゾーン解消制度での確認です！
グレーゾーンとは？というところもあるかと思うのですが、ざっくりいくと、今回こちらの確認を得たことで民間事業者との契約のみならず、国や地方自治体との契約も含め、法令遵守の観点から安心してBox Signを利用できるようになった形となります。
・自社で使うには、なかなかお墨付きがないと、、
・法令的に大丈夫なのか..??
といった不安を持たれていたお客様も、こちらで安心してご活用いただけるようになります。
ぜひ、こちらの内容も詳細ご確認ください！
Box Signをユースケースで振り返る
ではそんなBox Sign。2023年でどのように活用されるようになったの？というポイントを見ていきたいと思います。
全社的な署名ツールとして活用する。
こちらは去年のケースでもございますが、Box Customer Award Japanで発表された事例の一つです。
Box Signを活用して全社の契約業務を紙から移行していくという事例となっております。
こちらは詳細の記載があるので、ぜひ以下もご確認ください！
社内や協力会社の合意書でBox Signを活用
これまで、紙を運用していた署名プロセスをBox Sign に置き換えた事例です。
電子署名ツール自体は、会社にあったのだが、どうしてもコストが掛かってしまうことで
社内プロセスは電子化されていない部分があったようなのですが、Box Signを知り
コストも無しで活用できることから、紙→Box Signへの置き換えを実現した事例です。
■Before
・プロセスを紙で実施
・処理が完了するまで、一定の時間が必要で非効率
・ビジネスを進める上での署名作業に時間がかかる
■After
・Box Signを活用することで、どこで働いていても署名が可能に
・コストをかけず効率化を実現
社内端末の貸与の際にBox Signを活用
これも前述の事例に近い事例ですね！
リモートでの環境も継続しているところは多くあると思いますが、その状況で社内処理の署名を紙で回していると、担当者の出社を待つことになるかもしれません。
そこをBox Signを活用することで、効率化を実現した事例です。
■Before
・プロセスを紙で実施
・処理が完了するまで、一定の時間が必要で非効率
・社内の簡易なプロセスでも出社が必要
■After
・Box Signを活用することで、どこで働いていても署名が可能に
・コストをかけず効率化を実現
外部コラボレーション時のNDA サイン
Boxを運用の観点で、外部コラボレーションをする前にNDAをSignして貰うプロセスとしている企業がいらっしゃいました。Boxでコラボレーションする前ということもあり紙や別ツールで署名をしていたところが、Box Signを活用することで、簡略化できかつ、効率的になった事例です。コラボレーションの事前段階で工数が掛かっていたところが、全てBoxで完結するようになったというシンプルかつお手本のような事例です！
■Before
・紙での実施の場合は、効率が悪くコラボレーションまで時間が必要になる
・他ツールの場合は、コストがかかる
・コラボレーションをする前に、一定の工数がかかり非効率
■After
・コストをかけることなく電子での処理を実現
・すべてBoxで完結することが可能
・場合によってはRelay連携をし、コラボレーション招待まで自動化可能
代表的なユースケースをPick Upさせていただきました！
まとめ
いかがでしたでしょうか？ユースケースも段々と増えてきている中、
今年においては、グレーゾーン解消制度の確認により、より多くのお客様、多くのシーンで
Box Signが活用できる状態になりました。
機能としても、引き続きUpdate予定となっているので、ぜひぜひ一度触ってみましょう！