普段のタスク管理にNotionを使ってみた

Last updated at 2020-12-20Posted at 2020-12-20

はじめに

チーム運営を効率化し、自然とノウハウが貯まる構造を作るためにNotionを利用し始め、
成果が出始めてきましたので、どういう風に普段Notionを使っているのか、
どういう点で良いのかを伝えられたらと思います。

Notionについての詳細はあちこちに転がっているので特に言及しませんが、私達のチームでは下記に利点を感じて使用を開始しました。

特に個人的には5が大切で、会社全体で利用しないとノウハウが会社に貯まらず成果が限定的になってしまいます。

チーム関連のタスクをこなす時はたいていタスクを作っています。

タスクリストは下記のようなイメージです

テンプレートも用意していて下記はなるべく書くようにしています。

ページを作る際はタスクに限らず何を書くのかを必ず書くようにしています。
1,2行でまとめることで、何をかけば良いのか頭が整理されるのでオススメです。

上記の概要をさらに具体化し要件として洗い出します。

タスクの内容にもよるのですが、実装タスクの場合はどこをどう実装するのかを事前に文字で書き起こしておきます。
テーブル作成やマスタ作成も含む、実際に作業する内容を全部書き出します。
ここで書き出すことで、抜け漏れや考慮漏れを洗い出すことができます。

このタスクに関係するチケットのURLや仕様書のURL、このタスク関連の話をしたslackのリンクなど、関係するリンクを貼って、悩んだらすぐに参照できる状態にしておきます。

（実装タスクではないですが、サンプルを添付しておきます）

現時点では使い始めて一ヶ月くらいなのでタスクリストも20件くらいなのですが、将来的にはDB化して、他プロジェクトで同様な実装の時に参考にできるようなノウハウの溜まり場になればと思っています。

私のプロジェクトでは毎朝、朝会を実施してお互いのタスクについて共有しています。
Notionはカレンダービューがあるので毎日の定例MTGの管理には最適です。

（実際の使用例はこちら）

下記のようなテンプレートを作っておけば、簡単にフォーマットが作成できて便利です。

朝会のテンプレートは毎日苦もなく書けるようにできるだけシンプルにしておき、
「ふりかえり」と「今日やること」が人数分並び、最後に「全体共有」という構成になります。

前の営業日に何をやっていたのかを書きます。
毎朝書くのも手間なので、前日にやったことを翌日の朝会のページに書いておきます。
（ですので毎朝翌日のテンプレートを作る運用になっています）

基本的に毎朝この今日やることを書きます。
前日に書いた「ふりかえり」があるのでスムーズにその日やることを書き出せます。
また、明日やりたいことの備忘録として書くこともできます。

最後にチーム全体に共有したいことを書きます。
普段の勤怠連絡からメンバーへのメッセージ、備忘録等自由に使っています。

こんな感じで朝会開催時にはすべて書き込んだ状態なので、パッと見でお互いが何をやっているのかがわかり、気になる点にすぐにツッコミをいれて共通の認識を抱けるのでだいぶ重宝しています。

毎朝メンバーがやっていることを話し、それを聞いてリーダーがメモをするだけの朝会（以前そういう時代もありました）をやっているような人には是非オススメです。

今回は紹介していませんが、MTG議事録としても重宝していますし、他にもアイデア次第で普段の業務を効率化することができると思いますので、いろいろ試していきたいです。

将来的には普段の業務を行うだけで自然とノウハウが貯まり、会社全体としてもメンバーの誰でも他のメンバーのノウハウを利用できる状態を作れればいいなと思っています。

明日は@ohbashunsukeさんの記事です。お楽しみに！！